A vida gira em torno da comunicação e, literalmente, nada é realizado sem ela. E-mail é uma ferramenta de comunicação para facilitar a sua vida. Em vez de ter que digitar uma carta ou tentar pegar alguém no telefone ou pessoalmente, você pode digitar rapidamente algumas linhas e passar por cima dela.
Mas o email também pode ser um significante afundamento de tempo. Isso geralmente acontece quando é usado de maneira errada. Muitas pessoas enviam e-mails que você não precisa, com linhas de assunto que não refletem o conteúdo e em mais palavras do que o necessário. Mas também pode ser sua própria culpa, por exemplo, se você não processar os e-mails corretamente ou abusar da caixa de entrada como uma lista de tarefas ou de leitura. O fato é que você pode obter seus e-mails mais rapidamente aprimorando seus hábitos e adotando rigorosamente algumas dicas importantes de eficiência de e-mail.
Programar o horário do email
Se você tem medo de receber seus e-mails ou se gastar regularmente muito tempo limpando sua caixa de entrada, tente se comprometer com um cronograma. Algumas pessoas recomendam fazer e-mails por um tempo definido duas vezes por dia. O tempo de agendamento é inteligente porque cria o tempo e o espaço da mente para se concentrar em realizar a tarefa. Além disso, você descobrirá quanto tempo realmente gasta com e-mails.
Verificar emails apenas duas vezes por dia não funciona para todos. Se você precisa ficar por dentro das coisas e verificar seus e-mails várias vezes ao longo do dia, dedique alguns minutos a cada hora, além de verificar e processar e-mails de manhã e à noite. Esses sprints de e-mail curtos são uma oportunidade de responder a e-mails urgentes ou responder a um e-mail pelo qual você precisou buscar informações primeiro.
A ideia é…
- crie um limite de tempo agendando o tempo de email,
- tem a ambição de ficar dentro desse limite,
- tornar-se mais rápido e
- gradualmente liberar tempo em sua programação.
Essa mentalidade ajuda você a se concentrar e se tornar mais eficiente. Combine isso com todas as outras dicas de eficiência de e-mail contidas neste artigo e você logo acelerará seus e-mails como nunca antes.
Processar cada email que você abrir
Todo e-mail que você abre requer que você aja de uma forma ou de outra. Fazer isso imediatamente economiza tempo porque você não terá que lidar com esse email novamente. Você também limpará sua caixa de entrada pelo menos uma vez por dia, o que é um sentimento libertador.
Para cada e-mail que você abrir, aja imediatamente, se possível, ou agende uma tarefa, se necessário, depois arquive ou exclua o e-mail. Agir imediatamente pode significar que você responde rapidamente, faz uma breve ligação telefônica, transfere datas para sua agenda, adiciona tarefas à sua lista de tarefas, arquivos de e-mails ou qualquer conteúdo para ler mais tarde. Sempre que você não puder responder ou agir imediatamente, redija uma resposta e agende uma tarefa para resolver o que é necessário. De qualquer forma, receba todos os emails da sua caixa de entrada.
No Gmail, cada e-mail tem um URL exclusivo Você sabia que pode marcar mensagens específicas do Gmail? Aqui está como e por que você sabia que pode marcar mensagens específicas do Gmail? Aqui está como e por quê Muitos casos foram feitos para explicar por que o Gmail é um engenhoso cliente de webmail. Agora, apesar de ser quase trivial encontrar e-mails no Gmail, saber que você pode encontrá-los não significa que você ... Leia Mais. Agora não use isso para marcar seus emails! Em vez disso, adicione o link à respectiva tarefa em sua lista de tarefas ou entrada de calendário. É muito melhor do que acompanhar esses e-mails na sua caixa de entrada.
Para aproveitar ao máximo o seu tempo ...
- agir em todos os emails que você abrir,
- transferir tarefas e datas para a sua lista de tarefas ou calendário e
- adicionar URLs de e-mail para referência
- responder imediatamente se possível,
- redigir uma resposta, se necessário,
- arquivar ou excluir todos os e-mails que você abriu e,
- pasta Rascunhos do processo e lista de tarefas uma vez por dia.
E-mails de filtro e etiqueta
Muitas pessoas mantêm e-mails em suas caixas de entrada porque não conhecem uma maneira melhor de rastreá-los. Contribui para a desordem e com o tempo, na verdade, torna mais difícil encontrar coisas. No Gmail, você pode encontrar facilmente qualquer email usando o poderoso recurso de pesquisa 5 Operadores avançados de pesquisa do Gmail que você deve conhecer 5 Operadores avançados de pesquisa do Gmail que você deve conhecer O Gmail é um engenhoso cliente de webmail com muitos recursos impressionantes. Sendo um serviço do Google, um dos seus pontos fortes é obviamente a Pesquisa. E é exatamente assim que o Google revolucionou o email. No Gmail, você realmente não tem ... Leia Mais. Como alternativa, você pode rotular e-mails para encontrá-los rapidamente, se precisar mantê-los na caixa de entrada ou organizá-los em pastas para recuperá-los posteriormente.
Em vez de classificar manualmente os e-mails, você pode configurar filtros para processar automaticamente os e-mails recebidos regularmente 5 Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada que sua caixa de entrada é tão ordenada quanto a minha? Estou aqui para ajudar você a começar a configurar seus primeiros cinco filtros ou ... Leia Mais, incluindo notificações, assinaturas, resumos, mas também e-mails de pessoas específicas. Em vez de criar um novo filtro para cada fonte individual, crie um alias de e-mail Divida e conquiste seu e-mail com o poder dos alias do Gmail Divida e conquiste seu e-mail com o poder dos alias do Gmail Quando se trata de organização de e-mail, a reação imediata é muitas vezes tudo sobre pastas, tags, filtros, marcas de prioridade e coisas desse tipo. Não que algum desses seja ruim - na verdade, a maioria dos ... Leia mais para tipos de e-mails (por exemplo, notificações do fórum ou assinaturas de boletins) e filtre e-mails com base em qual endereço de e-mail eles serão enviados. Ao direcionar esses e-mails para sua própria pasta dedicada, eles nunca entupirão sua caixa de entrada, você não perderá tempo processando-os e ainda poderá lê-los sempre que tiver tempo.
A melhor maneira de gerenciar seus e-mails é…
- aprenda a pesquisar seu email,
- rótulo e
- ordenar emails,
- idealmente com filtros automatizados sempre que possível, e
- faça-os ignorar sua caixa de entrada se você nunca precisar lidar com eles imediatamente.
Reduzir o email recebido
Quando você começa a limpar sua caixa de entrada diariamente, você notará quais e-mails você não precisa. Em vez de configurar filtros para e-mails que você realmente não deseja receber ou nunca terá tempo para ler, aja. Isso pode significar que você cancele a assinatura de um boletim informativo que você nunca leu, diga a um amigo para não encaminhar mais seus caricaturas ou peça a um colega que o envie apenas em e-mails importantes.
Resumindo, envie e-mails desnecessários, cancele a inscrição com rigor e filtre para a lixeira, se necessário.
Defina um exemplo: mantenha seus próprios e-mails claros e breves
Leva tempo para compor um email elaborado. E leva tempo para ler e processar. Economize tempo para você e outras pessoas e aprenda a manter seus e-mails claros e breves.
Isso começa com uma boa linha de assunto. Certifique-se de que reflete claramente o conteúdo do seu email. Isso se torna mais fácil se você se ater a um único assunto por e-mail. Por fim, mantenha seu e-mail breve. Eu não recomendaria uma política de uma frase, mas e-mails de trabalho todos os dias devem ser breves. Faça o pensamento e extraia a essência do que você quer comunicar antes de enviar.
Seus destinatários vão adorar seus e-mails se eles contiverem…
- uma linha de assunto clara,
- um assunto por email,
- ideias-chave expressas claramente em
- não mais que 1-5 sentenças.
Use respostas prontas
Se você receber muitos e-mails que mais ou menos exigem uma e a mesma resposta, crie um modelo e configure uma resposta automática. Isso pode economizar muito tempo e é muito fácil de fazer com o Gmail. Dedicamos um artigo inteiro sobre como enviar e-mails com mais rapidez e melhor com respostas predeterminadas. E-mail mais rápido e melhor com respostas predeterminadas. E-mail mais rápido e melhor com respostas prontas Não tem tempo para preparar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de acampamento que não vai mal? Fácil, pegue um pouco de comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas de e-mail? Tente e-mails em lata! Pense ... Leia mais.
Use atalhos de teclado
A maioria dos programas de e-mail oferece atalhos de teclado. O Gmail, por exemplo, tem atalhos para responder (a), excluir (SHIFT + 3) ou arquivar um email (a). Nós compilamos um resumo em PDF dos úteis Atalhos do Gmail aqui. Observe que você pode ter que ativar atalhos de teclado. Gaste alguns minutos para aprender atalhos de teclado para o seu cliente de e-mail de sua preferência, e você processará seus e-mails com muito mais rapidez todos os dias.
Aqui estão mais algumas dicas de eficiência de e-mail para ajudá-lo a usar e-mail com mais eficiência 10 dicas para ajudar você a enviar e-mails com mais eficiência 10 dicas para ajudar você a enviar e-mails com mais eficiência de manhã. É um pouco paradoxal, mas é verdade que o email e a produtividade estão em desacordo ... Leia Mais.
Conclusão
E-mail é uma ferramenta de comunicação que deve atendê-lo, não controlar sua vida. Seja claro o que você quer alcançar com esta ferramenta de comunicação, como você quer gastar seu tempo, e automatizar ou eliminar qualquer coisa que esteja entre você e processar seu e-mail rapidamente. Se isso for feito corretamente, a limpeza da sua caixa de entrada não precisará levar muito tempo. E uma vez que você tenha uma boa rotina, você não se preocupará em não verificar seus e-mails por algumas horas ou um dia, já que você faz um trabalho mais importante. Você saberá que sua rotina permitirá que você passe por uma caixa de entrada inundada em pouco tempo.
Você tem alguma dica de processamento de e-mail que eu perdi?
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