A maioria de nós sofre de sobrecarga de informação. Ser sobrecarregado com e-mails privados pode não ser um grande problema e ignorar metade dos e-mails é realmente aceitável até certo ponto. Em uma vida profissional, no entanto, você não apenas espera encontrar maneiras de lidar com todos os canais de entrada, mas também precisa processar as informações, ou seja, encaminhar, responder, discutir, acompanhar e acompanhar.
No MakeUseOf, escrevemos muitos artigos sobre diferentes maneiras de usar o Gmail e como aproveitar ao máximo isso. Mas quais recursos e técnicas as pessoas que recebem centenas de emails por semana realmente usam? Como podemos acompanhar dezenas de tarefas e ainda permanecer no topo da inundação diária de e-mail? Embora eu não possa falar pelos meus colegas, posso falar por mim mesmo. Eu uso o Gmail para lidar com e-mails e a maioria das minhas tarefas e, com este artigo, gostaria de compartilhar meus "truques de mágica" com você.
Filtrando emails de entrada
Para mim, um passo fundamental para lidar com as inundações foi configurar filtros para o recebimento de mensagens. Se você receber mais de três ou quatro e-mails por dia e receber repetidamente e-mails específicos, por exemplo, notificações, boletins informativos ou lembretes, recomendamos que você configure filtros.
Eu configurei mais de 20 filtros, que classificam o e-mail com menos de 15 rótulos (semelhantes a pastas), por exemplo, para cuidar de notificações de comentários, e-mails relacionados ao MakeUseOf Answers, incluindo perguntas novas e publicadas ou e-mails relacionados ao Sound Sunday.
Recebo muitos e-mails que não preciso ler, pelo menos não na minha caixa de entrada, por exemplo, novas perguntas enviadas para o MakeUseOf Answers. No entanto, ainda gosto de ter uma cópia em minha caixa de entrada, por exemplo, para encaminhar uma pergunta a um colega ou para respondê-lo por e-mail. No entanto, como não preciso ler esses e-mails, configurei um filtro para classificar e marcá-los como lidos.
Por isso, sempre que vejo um número em negrito ao lado de um dos meus marcadores, sei que há e-mails que realmente preciso ler. Dependendo do que o rótulo é, eu leio imediatamente (por exemplo, Inbox) ou reservo um tempo para ler todos os emails dessa categoria coletivamente (por exemplo, notificações de comentários).
Se você quiser saber mais sobre a configuração de filtros no Gmail, recomendo o artigo 3 Grandes exemplos de uso de filtros do Gmail para produtividade 3 Grandes exemplos de uso de filtros do Gmail para produtividade 3 Exemplos excelentes de uso de filtros do Gmail para produtividade Leia mais. Ele contém algumas ótimas dicas para configurar listas de tarefas por e-mail, gerenciar lembretes ou filtrar eventos do Google Agenda.
Priorizando
Então você configurou filtros para os e-mails que recebe regularmente, mas sua caixa de entrada ainda tende a ser repleta de coisas menos importantes? O Gmail tem uma solução para isso e é chamado de Caixa prioritária. É fácil configurar em> Configurações > Caixa de entrada . Por padrão, ele mostrará os seguintes marcadores na parte superior da sua caixa de entrada: E-mail importante e não lido, e-mail com estrela e tudo o mais em sua caixa de entrada. Você pode personalizá-lo para incluir outro rótulo importante ou alterar ou remover um dos itens acima mencionados.
Para obter uma introdução completa à Caixa prioritária, consulte o artigo Caixa prioritária do Gmail soluciona o problema do Bacn Caixa prioritária do Gmail soluciona o problema do Bacn Caixa prioritária do Gmail resolve o problema do Bacn Leia mais.
Acompanhando
Você pode acompanhar diferentes e-mails rotulando-os automaticamente ou manualmente. Se você tiver que marcar dezenas de e-mails manualmente todos os dias, a rotulagem pode ser cansativa, pois requer vários cliques do mouse e alguma coordenação. O que funciona muito melhor para mim é estrelar e-mails.
Uma das minhas principais tarefas editoriais é acompanhar os comentários. Isso inclui quaisquer comentários em toda a MakeUseOf que precisem ser tratados, comentários notáveis em geral, melhores comentários da equipe, melhores comentários para o concurso Melhor Resposta da Semana (Respostas de MakeUseOf) e os comentários vencedores desse concurso. Eu costumo ter entre 50 a 100 comentários marcados a qualquer momento e eu uso cinco rótulos diferentes para diferir entre eles. Eu posso acessar todos os e-mails marcados através do rótulo Starred, o que me permite lidar rapidamente com todos eles, e esse rótulo tende a ser muito colorido.
Para prazos ou e-mails que desejo acompanhar, converti e-mails em tarefas, conforme descrito neste ótimo artigo: 4 etapas simples para alcançar e manter a caixa de entrada Zero no Gmail 4 etapas simples para alcançar e manter a caixa de entrada Zero no Gmail 4 etapas simples para Alcançar e manter a Inbox Zero no Gmail Leia mais
Todas as pequenas coisas
Eu configurei uma série de pequenas configurações, que facilitam o contato com e-mails. Escusado será dizer que eu uso a visão de conversa encadeada. A maioria das outras configurações pequenas é fornecida por meio dos recursos do Google Labs e abaixo está uma lista dos meus favoritos.
- Avanço automático …
para mostrar automaticamente a próxima conversa depois de processar o email anterior. - Padrão 'Responder a todos' …
porque a maioria dos meus e-mails enviados destina-se a mais de um destinatário. - Visualização da caixa de entrada ...
porque eu não posso esperar para ver o que está esperando por mim enquanto o Gmail carrega. - Mover a coluna do ícone ...
como eu acho mais fácil digitalizá-los quando eles estão no lado esquerdo. - Enviar e arquivar …
para salvar um clique e deixar essa caixa de entrada vazia mais rapidamente.
Conclusão
Se você ainda está esperando por um truque de mágica, eu tenho que desapontá-lo. Não há mágica envolvida em se manter no topo das coisas! Geralmente, são necessárias apenas algumas estratégias simples e muita disciplina.
Se você está seriamente esperando por um truque legal, tente esta dica incrível do Gmail que você não conhece. 1 Dica incrível do Gmail que você não conhece. A sério. 1 Dica incrível do Gmail que você não conhece. A sério. consulte Mais informação
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