Este é um daqueles momentos em que eu quero que você pule direto para o final da página. O Google Drive estava trabalhando com três autores de três cantos dos EUA. Os três autores tinham uma hora para escrever e colaborar em um conto. Eles conseguiram. Isso é parceria em tempo real no seu melhor.
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Digite seu e-mail Desbloquear Leia nossa política de privacidadeO compartilhamento com plataformas de nuvem colaborativas, como o Google Drive, não é mais um romance. Gigantes do mundo da tecnologia estão lutando contra as empresas e os consumidores. A poeira não vai se resolver tão cedo. É uma boa notícia para nós, consumidores, à medida que melhoramos nosso dia de trabalho com arquivos, pastas e equipes compartilhados.
Então, eu tenho que perguntar - é ainda muito fácil compartilhar arquivos com o Google Drive 7 Dicas realmente simples para gerenciar seus arquivos e pastas no Google Drive 7 Dicas muito simples para gerenciar seus arquivos e pastas no Google Drive Há muito que você pode fazer com 15 GB de armazenamento gratuito. Em última análise, gerenciá-lo bem significa saber como lidar com os arquivos e pastas que você manterá no Google Drive. Essas dicas ajudam. Consulte Mais informação ? Ou você ainda está pegando o jeito? De qualquer maneira, essas dez dicas devem ajudá-lo a gerenciar os arquivos compartilhados um pouco melhor a partir de hoje.
O básico do compartilhamento
É tudo sobre como criar o tipo certo de permissões de compartilhamento e o nível de compartilhamento. Você pode compartilhar qualquer arquivo ou pasta no Google Drive. O vídeo de dois minutos resume o processo.
Como proprietário, você pode dar aos outros a propriedade completa de um arquivo ou algum nível de acesso de visualização e edição.
- Pode editar: a planilha colaborativa em que você está trabalhando com sua equipe.
- Pode comentar: o rascunho do livro que você está escrevendo. Outros podem visualizar e adicionar comentários ao arquivo, mas não podem editá-lo. Pastas não têm comentários.
- Pode ver: O convite da festa de fim de semana que você acabou de fazer com a apresentação.
Aqui está um gráfico que compara o acesso de um espectador, comentarista, editor ou proprietário:
Fonte: suporte do Google
1. Como desabilitar copiar, baixar e imprimir arquivos compartilhados?
Você pode impedir o download, a impressão e a cópia de arquivos compartilhados. O recurso avançado de gerenciamento de direitos de informação remove essas opções do menu do visualizador. Esta é outra camada de controle sobre seus documentos.
Abra o Google Drive. Selecione o arquivo compartilhado e clique no ícone Compartilhar no canto superior direito.
Na caixa de diálogo Compartilhar com outras pessoas, adicione o nome do colaborador e clique na opção Avançado, localizada na parte inferior direita.
Selecione a caixa Desativar opções para baixar, imprimir e copiar para comentaristas e visualizadores . Clique em Salvar alterações.
Os espectadores verão uma notificação “Opções de exportação desativadas” na parte superior dos menus Arquivo e Editar para os documentos, planilhas e apresentações específicos.
Observe que aqueles com permissões de "edição" ainda poderão baixar, imprimir e copiar o arquivo, mesmo que essa configuração esteja ativada.
2. Compartilhar uma pasta com usuários que não são do Google
Seus amigos e colegas não precisam de uma conta do Google para visualizar uma pasta ou documento do Google Drive. Essa é uma das habilidades pouco conhecidas do Google Drive. Você pode enviar um convite para o endereço de e-mail deles. Ou use um link compartilhável.
Escolha entre Pode ver ou Pode editar ou Pode comentar . Clique no botão Salvar.
Você pode acessar as configurações avançadas de compartilhamento e escolher outras opções de compartilhamento. A pessoa que recebe o convite não precisa se registrar e fazer login com uma Conta do Google para visualizar o arquivo. Mas eles precisarão de uma conta do Google para editar um arquivo ou comentar.
Compartilhar por meio de um link é um risco de segurança Qual é a segurança dos seus documentos no Google Drive? Quão seguros são seus documentos no Google Drive? Leia mais para documentos sensíveis porque qualquer pessoa com o link pode acessar o arquivo.
3. Faça o download de uma pasta compartilhada inteira
O Google Drive permite que você faça o download de todo o conteúdo de uma pasta compartilhada como um arquivo ZIP. Isso é útil para salvar cópias locais de documentos compartilhados. A estrutura da pasta com qualquer subpasta é mantida no arquivo.
Ir para Compartilhado comigo no seu Google Drive. Clique com o botão direito na pasta e escolha Download .
Você também pode usar o ícone de pontos triplos na barra de ferramentas para baixar a pasta.
Se você fizer o download de um documento, uma planilha ou um slide do Google, ele será baixado como um documento do Office. Todos os outros arquivos serão baixados em seu formato nativo.
4. Transferir a propriedade de arquivos para outra pessoa
Existem muitas razões para transferir a propriedade de documentos para outra pessoa. Talvez outra pessoa esteja assumindo um projeto. Talvez alguém tenha demitido você. Em uma nota melhor, você está indo de férias e só quer entregar a responsabilidade dos documentos compartilhados. O processo para entregar digitalmente documentos e pastas do Google Drive é fácil.
Abra o Google Drive. Selecione a pasta ou o arquivo compartilhado no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações Google e clique no ícone Compartilhar no canto superior direito. Quando o proprietário presuntivo não tiver acesso ao compartilhamento ... convide digitando o endereço de e-mail no campo "Convidar pessoas". Então salve .
Clique em Avançado no canto inferior direito da caixa de compartilhamento. Clique no menu suspenso ao lado do nome da pessoa que você deseja possuir o arquivo ou pasta. Selecione É proprietário . Clique em Concluído .
Sua função é trocada de um proprietário para um editor depois que você transfere a propriedade.
Nota: não é possível transferir a propriedade de um arquivo sincronizado ou carregado (como um PDF ou um arquivo de imagem).
5. Como solicitar acesso a arquivos compartilhados?
Ao tentar acessar um arquivo por meio de um link compartilhado, você verá uma mensagem dizendo "Você precisa de permissão".
Às vezes, os proprietários compartilham um link antes de definir as permissões. Além disso, você pode querer abrir o arquivo com um ID do Google alternativo. É fácil solicitar acesso com um único clique.
Na área de trabalho:
- Abra um link para o arquivo.
- Clique em Solicitar acesso.
No Android:
Com o aplicativo Drive for Android, você pode solicitar o acesso com um único toque quando a mensagem "Não é possível acessar o documento" aparecer. A solicitação de permissão enviará um e-mail para o proprietário de dentro do aplicativo. Os proprietários dos arquivos recebem imediatamente uma notificação no Android e no iOS. O aplicativo para dispositivos móveis foi atualizado com esse recurso recentemente.
6. Procurar por um colaborador
Compartilhar um documento com 10 membros é fácil. Compartilhando com 50 chamadas para mais planejamento. Gerenciar arquivos compartilhados também significa acompanhar qual colaborador está trabalhando em qual documento.
Vá para Visualizar Detalhes (Clique no ícone “I” na barra de ferramentas). Navegue na guia Atividade para ver rapidamente quais arquivos você compartilhou recentemente.
Clique em Compartilhado comigo no menu à esquerda do Google Drive. Você receberá uma lista de todos os documentos aos quais você compartilha o acesso.
Use o poder dos filtros de pesquisa do Google . Os benefícios de produtividade não serão uma surpresa para os familiarizados com os filtros do Gmail 5 Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entrada Quais filtros cada pessoa deve ter em seu arsenal? A caixa de entrada é tão ordenada quanto a minha? Estou aqui para ajudar você a começar a configurar seus primeiros cinco filtros ou ... Leia mais.
Use a caixa de pesquisa na parte superior do Google Drive. A pesquisa do Google Drive também pesquisa o corpo do documento. Você pode pesquisar as primeiras 100 páginas de todos os documentos de texto ou PDFs com base em texto que você enviou. Você também pode pesquisar por texto encontrado nas primeiras 10 páginas de qualquer PDF de imagem. Em vez de vasculhar pastas, use esse poderoso recurso para acessar rapidamente um arquivo.
No Google Drive, pressione a tecla de barra para posicionar o cursor na caixa de pesquisa. Clique na pequena seta suspensa na caixa de pesquisa para revelar os filtros de pesquisa básicos. Aprender alguns parâmetros manuais pode poupar tempo.
Por exemplo: Para encontrar documentos que você compartilhou com alguém, use : [email protected] .
A Ajuda do Google tem a lista completa.
7. Simplifique o compartilhamento criando grupos de contatos
Com os grupos de contatos de e-mail, você não precisa definir permissões de documentos individuais para os membros de sua equipe.
Faça o login nos Contatos do Google. Na barra lateral esquerda, clique em Novo Grupo .
Dê um nome descritivo de acordo com o projeto da equipe. Ou qualquer outra coisa que os torne fáceis de lembrar. Você pode nomear grupos por permissões para torná-los fáceis de lembrar.
Por exemplo: [email protected] ou [email protected].
Preencha o Novo Grupo com os endereços de e-mail dos membros da equipe.
Use esses grupos de contatos específicos nas configurações de compartilhamento de arquivos ou pastas.
8. Consulte a contagem de exibições de um documento compartilhado
O Google mantém um histórico de versões, mas não há como ver quantas vezes um documento compartilhado foi visualizado. Eu tenho a resposta para essa pergunta em uma discussão do Stack Exchange.
Envie o link do seu documento para o serviço de encurtamento de URL http://goo.gl e compartilhe apenas esse URL. Este serviço fornece informações sobre quantas vezes esse link foi clicado, o que é o mais próximo que você pode saber de quantas vezes seu documento foi acessado.
Isso é útil em casos em que você pode compartilhar um documento publicamente e verificar a resposta. Observe que os documentos e arquivos públicos aparecem nos resultados da pesquisa.
Algumas ideias para compartilhar publicamente:
- Envie e compartilhe um eBook.
- Teste a resposta inicial a um produto criativo.
- Solte uma apresentação do Apresentações para visualização pública (como o SlideShare).
- Encontre conteúdo educacional aberto.
Dica: você pode usar um simples Google Site Search para pesquisar documentos públicos. Por exemplo, site de palavras-chave: drive.google.com
9. Compartilhe com Slack
O Slack é o novo local de trabalho ou o bebedouro digital do escritório. Se você não está trabalhando com o Slack Slack torna a comunicação do grupo mais rápida e fácil O Slack torna a comunicação do grupo mais rápida e fácil Os e-mails do grupo podem realmente prejudicar a produtividade. É hora de colocar os clientes de email para descansar e usar serviços de colaboração como o Slack recém-lançado. Leia Mais ainda, é hora de apresentá-lo à sua equipe. Há muitas maneiras de fazer com que os seus serviços favoritos funcionem com o Slack A melhor maneira de fazer o trabalho frouxo com seus serviços favoritos A melhor maneira de fazer folga com seus serviços favoritos Além da comunicação, há muitas maneiras de levar informações ao Slack, mas Existem poucas integrações que permitem controlar serviços externos de dentro do Slack - até agora. Consulte Mais informação . A integração do Google Drive está entre as mais populares.
O Slack permite importar arquivos do Google Drive e compartilhá-los via Slack. Todos os arquivos importados do Google Drive também são indexados pelo Slack para fácil pesquisa e referência. Os arquivos não são armazenados no Slack - eles continuam em suas pastas do Google Drive. A folga age como um canal.
Um pequeno exemplo: cole um link para um documento do Google na sala de bate-papo do Slack. Slack exibe um trecho do conteúdo do arquivo abaixo do link, uma vez que ele esteja integrado. Isso é mais útil do que apenas compartilhar links cegos.
O Centro de Ajuda do Slack mostra como você pode conectar seu Google Drive ao Slack de duas maneiras fáceis.
10. Compartilhar o Google Docs do Microsoft Office
Google Drive vs Microsoft Word Google Docs vs Microsoft Word: O Death Match para Pesquisa Escrevendo Google Docs vs Microsoft Word: O Death Match para Research Writing Online soluções estão se tornando a norma. Decidimos ver como o Microsoft Word se compara ao Google Docs. Qual deles fará o melhor trabalho de pesquisa? Leia mais pode ser uma sessão diária de duas suítes de escritório, mas as duas casas de força finalmente estão funcionando bem. Agora você pode abrir arquivos do Word, Excel e PowerPoint armazenados no Drive, trabalhá-los no Microsoft Office e compartilhá-los de volta por meio do Google Drive. É tudo graças a um prático plug-in com o mesmo nome - plug-in do Google Drive para o Microsoft Office .
O plug-in funciona com o Microsoft Office 2007, 2010, 2013 e 2016.
Instale o add-on e dê permissão para acessar suas pastas do Google Drive. O complemento aparece como uma guia extra na faixa de opções e como um novo local na tela Salvar.
O documento do Office armazenado no Drive também é controlado por versão. Você pode rastrear versões anteriores de um arquivo do Office ou voltar para uma versão mais antiga. Quando você deseja trabalhar em um documento do Google, ele é aberto no programa apropriado do Google Drive em uma janela do navegador separada.
Não está compartilhando maravilhoso!
Você não pode ir sozinho no século 21. Há uma série de benefícios quando você colabora em tempo real com o trabalho em equipe: 10 dicas para o trabalho em equipe eficaz em tempo real de colaboração online: 10 dicas para uma colaboração on-line em tempo real eficaz Leia mais. Existem desafios também. Mas reduza o número de aros para apenas compartilhar uma informação e coisas boas acontecerão.
O vídeo do projeto de redação demonstra como mais pode ser alcançado com menos quando a sinergia colaborativa acontece.
Passe algum tempo com os recursos colaborativos do Google Drive. A harmonia do trabalho em equipe depende disso. Leve o Google Drive para além de um sistema de armazenamento de arquivos com as muitas dicas e truques que ele oferece em todas as plataformas. Conte-nos sobre o papel do Google Drive no seu mundo conectado.
Você o usa ativamente para reunir um ao outro em torno de um projeto comum? Qual é a dica que você gostaria de compartilhar que torna o gerenciamento do Google Drive um pouco melhor para nós? Ou até mesmo uma reclamação que está te segurando?
Crédito de imagem: Quebra-cabeça por Rido via Shutterstock