O melhor conselho que tenho ouvido sobre produtividade de e-mail e e-mail é: não responda a e-mails logo de manhã. É um pouco paradoxal, mas é verdade que o email e a produtividade estão em conflito uns com os outros. Se estivermos obcecados demais com isso, nossa caixa de entrada se tornará um enorme aumento de velocidade na estrada da eficiência. Mas não precisa ser. Com os hábitos e métodos corretos, podemos domar a fera que está inocentemente esperando por nós no momento em que acordamos. Mesmo em tempos de listas de amigos sociais e atualizações de 140 caracteres, o e-mail “idoso” continua sendo o meio preferido de comunicação, talvez apenas o pescoço e o pescoço com SMS.
Essas dicas não são destinadas a levá-lo ao Santo Graal da Inbox Zero, mas destinam-se a introduzir pequenas mudanças nos hábitos de e-mail, o que, esperamos, fará com que você envie e-mails com mais eficiência. Abra a caixa de entrada.
Aja agora!
Sua caixa de entrada é uma linha de montagem. Processe o que está à sua frente e envie-o. Ou seja, o seu lema a partir do momento em que você fizer o login deve ser lido - responder - excluir (ou arquivar). Muitos de nós entramos em nossas contas de e-mail e lemos os e-mails sem tomar nenhuma ação. Mais cedo ou mais tarde, temos que voltar a isso, e isso significa dobrar o trabalho e dobrar o tempo perdido. Então, há sempre o risco de perder um email importante na segunda execução. Portanto, é mais eficiente ler e responder imediatamente. Arquive e-mails lidos, para que a caixa de entrada contenha os mais importantes e acionáveis.
E-mails não são do-dos
Os e-mails podem ser transformados em itens acionáveis com rótulos, como no Gmail, ou sinalizadores como no Microsoft Outlook. Mas é fácil perdê-los na desordem da caixa de entrada. É mais eficiente arquivar os importantes pontos acionáveis em um local separado e arquivar o email para qualquer referência futura. Você pode transformar e-mails em itens acionáveis de duas maneiras:
Use Tarefas no Gmail: Abra o painel Tarefas clicando no menu suspenso ao lado de Correio. Tarefas é uma simples lista de tarefas, mas uma ferramenta de gerenciamento de projetos muito eficaz. Basta clicar e digitar para adicionar novas tarefas, definir datas de vencimento ou adicionar notas e marcá-las quando terminar. Você pode aumentar a produtividade com teclas de atalho. Por exemplo, com Shift + T, você pode criar uma tarefa com base na mensagem aberta.
Use um documento do Google: você pode ativar o recurso Criar um documento nos laboratórios do Gmail. Abra um email. Clique em Mais - Criar um documento . O corpo do email é automaticamente copiado para o Google Doc. Se você tiver atalhos de teclado no Gmail, poderá acessar G e W para abrir um Documento do Google em branco enquanto estiver em um e-mail.
Crie sua personalidade em uma assinatura
Veja como é a minha assinatura oficial do Gmail. Isso foi criado com o WiseStamp Como incrementar suas assinaturas de e-mail com o WiseStamp Como incrementar suas assinaturas de e-mail com o WiseStamp O WiseStamp permite criar várias assinaturas de e-mail personalizadas para todas as contas de webmail padrão, incluindo Gmail, Windows Live, Yahoo! Mail e AOL Mail. Além de dados pessoais padrão e perfil de rede social ... Leia mais; A conta gratuita permite que você crie duas assinaturas, então eu tenho uma para e-mails pessoais e outra para o trabalho. Minha assinatura tem links para meus perfis do Twitter, LinkedIn, Facebook e Google+. Com uma assinatura simples, não apenas ofereço meu ID de e-mail como referência de contato, mas também outros, onde posso ser contatado. Uma assinatura baseada em perfil ajuda a criar um e-mail mais profissional e atua como uma ponte para as redes sociais. Você pode até mesmo promover o seu trabalho As 2 maneiras fáceis de promover sua última postagem no blog com uma assinatura de e-mail As 2 maneiras fáceis de promover sua última postagem no blog com uma assinatura de e-mail Leia mais com apenas uma assinatura de e-mail.
Você já ouviu falar sobre modelos?
Alguns e-mails que chegam podem ser manipulados com respostas padronizadas. O Gmail Labs tem um recurso chamado Respostas predefinidas que, como o nome sugere, pode ser usado para fornecer respostas instantâneas e padrão a e-mails comuns.
Ativar Respostas Predefinidas a partir de Configurações - Labs - Respostas Predefinidas . Clique em Salvar alterações . Redigir um novo e-mail ou uma resposta, clique no botão Respostas automáticas que está logo abaixo da linha de assunto. Sua primeira resposta automática está configurada. Você pode configurar várias respostas automáticas que podem ser usadas como modelos para e-mails comuns. Mark entrou no uso de respostas enlatadas em dois artigos de alguns anos atrás, que permanecem válidos hoje:
- Economize tempo com os modelos de e-mail do Gmail usando "Respostas predefinidas" Economize tempo com os modelos de e-mail do Gmail usando "Respostas predefinidas" Economize tempo com os modelos de e-mail do Gmail usando "Respostas predefinidas" Leia mais
- Crie uma resposta automática por e-mail com o novo filtro do Gmail Crie uma resposta automática por e-mail com o novo filtro do Gmail Crie uma resposta automática por e-mail com o novo filtro do Gmail Leia mais
Não perturbe - desligue as notificações
E-mail eficiência é sobre o que você envia e também o que você convidar pol Cada site que você entrar com um e-mail tem notificações habilitadas por padrão. Não há nada que seja tão produtivo quanto o fluxo constante de notificações do Facebook, Twitter, Google+, Pinterest e similares. Desligue-os. Você precisa de notificações quando visita os sites? Perceba que é fácil perder o foco e muito difícil recuperá-lo.
Sente-se um dia ... e cancele a inscrição
Um dos maiores culpados da desorganização de e-mails são boletins informativos, assinaturas profissionais e fontes de notícias. Se você fizer uma auditoria de tudo o que se inscreveu, poderá descobrir que a maioria deles é desnecessária. Mas eles se tornaram a floresta pela qual você está perdendo as árvores. Caixa prioritária do Gmail A Caixa prioritária do Gmail resolve o problema do Bacn A Caixa prioritária do Gmail resolve o problema do Bacn Leia Mais ajuda em certo grau. Mas a melhor maneira é cancelar manualmente a inscrição. É demorado, mas você recebe uma caixa de entrada mais limpa. Você também pode gerenciar suas assinaturas usando serviços como - Unroll.me e Swizzle
Vala os fios
Conversas encadeadas são ótimas. Eles facilitam a leitura do e-mail, mas também têm o hábito de se transformar em uma cadeia longa, às vezes difícil de manejar. Você deve ter notado que a maioria dos e-mails costuma ter toda a conversa no último e-mail enviado / recebido. Assim, você pode manter apenas o último e-mail e excluir o restante que veio antes dele.
Mantenha isso breve
Um dos meus pedidos de estimação é a única palavra respostas que dizem nada mais do que um "OK", ou um "obrigado". Abrindo e lendo-os tira uma fração de um minuto e durante um dia atarefado, poderia somar. Sim, mas mantenha seus e-mails breves. Ela ajuda o remetente, bem como o receptor. Apare seu e-mail para que eles abordem o essencial. Além disso, estruture seu e-mail para melhor legibilidade. Usar pontos com marcadores ou parágrafos bem definidos ajuda a digitalizar um e-mail mais rapidamente. É bom lembrar a regra de cinco frases de Guy Kawasaki -
"Tudo o que você deve fazer é explicar quem você é, o que você quer, porque você deve obtê-lo, e quando você precisa dele."
E então, a próxima dica é sempre sacrossanta.
Assunto… assunto… assunto
Na minha experiência, perdi e-mails importantes. Também abri e-mails que pareciam importantes. Ambos tinham uma coisa em comum - uma linha de assunto mal construída. Demora alguns segundos para pensar em uma linha de assunto inteligente que reflete a mensagem. Novamente, isso ajuda tanto o remetente quanto o destinatário à medida que se torna mais fácil recuperar o e-mail mais tarde, seja com uma pesquisa ou até mesmo manualmente. Lembre-se - "LOL" não é um assunto!
Olha ma, sem mãos!
E-mail eficiência, infelizmente, requer o contrário. Sua eficiência melhorará drasticamente se você aprender atalhos de teclado em vez de confiar no clique do mouse. Os clientes de desktop, como o Outlook e o Thunderbird, oferecem suporte a atalhos de teclado e, com eles, é fácil navegar pelos threads de conversação. E o Gmail? Essas dicas devem cobrir tudo e mais algumas:
- DOWNLOAD de atalhos úteis do Gmail
- Atalhos para o Gmail: uma extensão útil que guia você sobre os atalhos de teclado da sua conta do Gmail [Chrome]
- Aprenda rapidamente os atalhos de teclado do Gmail com o KeyRocket para o Gmail Aprenda rapidamente os atalhos de teclado do Gmail com o KeyRocket para o Gmail Aprenda rapidamente os atalhos de teclado do Gmail com o KeyRocket para o Gmail Aproveite ao máximo todos os atalhos de teclado. Com o Keyrocket for Gmail, você receberá uma notificação toda vez que usar o mouse em vez de um atalho de teclado, ajudando você a ... Saiba Mais
Os e-mails talvez sejam o tipo de parceiro com o qual você não quer viver, mas também não pode viver sem isso. Mas, assim como qualquer parceiro, pode ser uma para sua produtividade também. Precisamos jogar certo. Gerenciamento de e-mail 6 truques simples para reduzir o estresse por e-mail 6 truques simples para reduzir o estresse por e-mail Lidar com e-mail é a melhor parte do meu dia. Ninguém jamais disse. Você precisa de todas as dicas que você pode obter para gerenciar sua caixa de entrada de e-mail? Nós podemos te ajudar! Leia mais tem sido um dos nossos tópicos favoritos aqui no MakeUseOf.com. Você não terá falta de conselhos, mas mais do que isso, estamos ansiosos pelo seu. Duas advertências aqui - baseei a maior parte deste post no Gmail, já que é a escolha mais popular, e também evite mencionar o uso de pastas, marcadores e filtros, além de outras dicas de fluxo de trabalho mais óbvias.
Então, qual é a melhor dica que você pode nos ajudar a enviar e-mails com mais eficiência?
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