O Outlook é um dos clientes de email mais populares, mas você pode não estar usando todo o seu potencial. É repleto de truques úteis que podem ajudar a sua produtividade Transforme o Outlook em uma ferramenta de gerenciamento de projetos com a integração do OneNote Transforme o Outlook em uma ferramenta de gerenciamento de projetos com a integração do OneNote O OneNote pode fazer mais do que você pensa. Mostraremos como transformar sua lista do Outlook em uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos usando o plug-in do OneNote para Outlook. Leia mais e faça uso fácil.
Reunimos algumas das dicas e truques mais desconhecidos que ajudarão você a se tornar um mestre do Outlook. Seja lembrando e-mails, preenchendo automaticamente frases digitadas ou sendo lembrado de anexar arquivos, nós o cobrimos.
Há definitivamente mais para compartilhar, por isso, se você tem sua própria dica do Outlook, por favor, deixe-nos conhecê-lo na seção de comentários abaixo.
1. Adicionar outro fuso horário do calendário
Pode ser útil exibir vários fusos horários no seu calendário se você estiver viajando ou organizando reuniões com alguém no exterior. Para fazer isso, clique na guia Arquivo e selecione Opções na navegação à esquerda. Na nova janela, clique em Calendário e, em seguida, role até a seção Fusos horários .
Você verá o fuso horário padrão exibido, mas você pode alterar isso usando a lista suspensa. Dê um rótulo para que você possa distingui-lo. Então marque Mostrar um segundo fuso horário e faça o mesmo lá. Clique em OK para salvar suas alterações.
Agora navegue até seu calendário . Na faixa de opções, dentro da categoria Organizar, selecione Dia, semana (de trabalho) ou modo de programação . Estas são as exibições que exibirão os dois fusos horários à esquerda ou à parte superior.
2. Visualizar todo o correio em texto simples
Se você tiver dúvidas sobre o recebimento de emails no formato HTML, poderá forçar o Outlook a abrir todos os emails em texto sem formatação por padrão. Isso impedirá que qualquer HTML mal-intencionado seja executado, mas note que ele não protege você contra todas as ameaças de email 8 Dicas de segurança de email que você pode compartilhar com amigos e colegas 8 Dicas de segurança de email que você pode compartilhar com amigos e colegas Leia mais.
Primeiro, clique em Arquivo e selecione Opções . Na nova janela, selecione Centro de Confiabilidade na navegação à esquerda. Em seguida, clique em Configurações da Central de Confiabilidade… . Agora, novamente a partir da esquerda, selecione Segurança de e-mail .
Abaixo do cabeçalho Ler como texto simples, marque Ler todo o correio padrão em texto simples . Você também pode optar por marcar todas as mensagens assinadas digitalmente em texto simples . Um e-mail assinado digitalmente significa que o remetente aprovou o conteúdo e ele não foi adulterado.
Para salvar suas alterações, clique em OK . Se você quiser ler um e-mail específico no formato original, abra esse e-mail, clique na barra de informações e selecione Exibir como HTML ou Exibir como Rich Text .
3. Forçar mensagens de caixa de correio compartilhadas para enviar automaticamente
Antes de um email ser realmente enviado, ele precisa ser processado na sua pasta do Outlook. Esta é a verificação de que o servidor é capaz de retirá-lo sem erros. Se você estiver usando uma caixa de correio compartilhada, poderá descobrir que todos os emails ficam na sua pasta Caixa de saída até que você clique manualmente em Enviar / Receber.
Para superar isso, é necessário editar o registro. Siga estas instruções cuidadosamente e você vai ficar bem, mas o ajuste incorreto do registro pode causar problemas sérios Como não acidentalmente bagunçar o Registro do Windows Como não acidentalmente bagunçar o Registro do Windows Trabalhando com o registro do Windows? Tome nota destas dicas, e você terá menos chances de causar danos permanentes ao seu PC. Leia mais que não somos responsáveis.
Primeiro, feche o Outlook. Em seguida, faça uma busca no sistema por regedit e selecione o resultado. Usando a navegação à esquerda, filtre para a seguinte pasta:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Preferências
Substitua x.0 para sua versão atual do Outlook. 16.0 para o Outlook 2016, 15.0 para o Outlook 2013, 14.0 para o Outlook 2010 e assim por diante.
Clique duas vezes no valor DelegateSentItemsStyle e altere os dados do valor para 0 . Em seguida, clique em OK . Reabra o Outlook e você verá que todos os emails de saída das caixas de correio compartilhadas são enviados automaticamente.
4. Atrasar o envio de um email
Se você não quiser enviar um email imediatamente, poderá especificar quando deseja enviá-lo. Na janela de composição de email, selecione Opções na faixa de opções e clique em Atraso na entrega .
Isso abrirá uma nova janela na qual você poderá usar os campos Não entregar antes para escolher a data e a hora em que seu e-mail será enviado. Observe que, se você não estiver usando um servidor Exchange, o Outlook precisará estar aberto para que essa solicitação funcione.
Você também pode criar uma regra que atrasará o envio de todas as suas mensagens ou aquelas que você especificar. Para isso, navegue até Arquivo e selecione Gerenciar Regras e Alertas . Dentro das Regras de E-mail, clique em Nova Regra e siga o assistente. Você pode definir condições, como atrasar apenas os e-mails enviados para um determinado contato. Basta definir a ação para adiar a entrega por um número de minutos e você será definido.
5. Lembre-se de um email
Se você estiver em um servidor Exchange, poderá se lembrar de um e-mail que já enviou. No entanto, a taxa de sucesso depende de vários fatores, os quais abordamos em nosso guia para recuperar um email Como recuperar um email no Outlook depois de enviado Como recuperar um email no Outlook depois de enviado Você já atingiu enviar e se arrepender momentos depois? Todos nós já estivemos lá, desejando que pudéssemos desfazer o envio. Mostramos a você como recuperar um e-mail no Outlook ou atrasar o envio no Gmail. Consulte Mais informação .
Primeiro, navegue até seus itens enviados e selecione o e-mail que deseja recuperar. No grupo Mover da faixa de opções, clique em Ações e selecione Recuperar esta mensagem… .
Na nova janela, selecione Excluir cópias não lidas desta mensagem para excluir o e-mail da caixa de entrada do destinatário. Como alternativa, selecione Excluir cópias não lidas e substitua por uma nova mensagem para enviar um e-mail alternativo no lugar do original.
Assinale -me se o recall é bem-sucedido ou falha para cada destinatário se você quiser receber o resultado de cada tentativa de recall. Quando estiver pronto, clique em OK para enviar sua solicitação de recall.
6. Sugira coisas comumente digitadas
Se você costuma digitar a mesma coisa, pode fazer com que o Outlook a sugira automaticamente quando começar a escrevê-la. Ao redigir um email, digite sua frase e, em seguida, selecione-a. Agora, selecione Inserir na faixa de opções. Na categoria Texto, clique em Partes rápidas e, em seguida, em Salvar seleção na Galeria de peças rápidas… .
A frase será automaticamente sugerida quando você começar a digitá-la e você pode pressionar Enter para preenchê-la. Como alternativa, você pode usar o menu suspenso Partes rápidas para selecioná-lo. Você também pode clicar com o botão direito do mouse em uma parte deste menu e selecionar Organizar e Excluir… se precisar personalizá-lo ou removê-lo.
7. Torne-se um Assistente de Atalho
O Outlook pode ser uma fera complexa, mas isso é porque é muito poderoso. Mas, em vez de mexer nos menus, você pode usar atalhos para acelerar os processos e se tornar mais produtivo.
Por exemplo, você pode pressionar CTRL + N para criar uma nova mensagem e CTRL + Enter para enviá-la. Da mesma forma, CTRL + R iniciará uma resposta, enquanto CTRL + F a encaminhará.
Você pode pressionar Inserir para sinalizar uma mensagem, F7 para verificar a ortografia do que está escrevendo e F9 para executar o processo de Envio / Recebimento.
Na verdade, existem tantas combinações de teclas que criamos um guia para atalhos de teclado do Outlook 25+ atalhos de teclado do Outlook para torná-lo mais produtivo 25+ atalhos de teclado do Outlook para torná-lo mais produtivo O Outlook é um dos clientes de email de desktop mais populares em uso hoje. Se você é um desses muitos usuários do Outlook, os atalhos de teclado a seguir poupam muito tempo. Leia mais, detalhando como navegar e criar com facilidade.
8. Colar para criar
Minimizar os passos necessários para alcançar algo é sempre benéfico. Você pode criar um novo item que contenha automaticamente o que estiver em sua área de transferência. 5 Dicas para gerenciar sua área de transferência do Windows Como um profissional 5 Dicas para gerenciar sua área de transferência do Windows Como um profissional Mais conhecido como Copy & Paste, uma ferramenta para os alunos levantarem passagens da Wikipedia, a área de transferência pode economizar muito tempo de digitação. Nós vamos mostrar-lhe como usá-lo como um profissional. Consulte Mais informação . Para fazer isso, navegue até a seção para a qual você deseja criar um novo item - para que o Mail seja um email, o Calendário de um evento e assim por diante.
Então tudo que você precisa fazer é pressionar Ctrl + V. O item será criado e já contém o que estava na sua área de transferência. É um truque simples, mas você usará para sempre.
9. Personalizar Marcar como Opções de Leitura
Se você achar que seus e-mails estão sendo marcados como lidos quando você não os visualizou corretamente, é fácil superar essa frustração. Manter um email marcado como não lido pode ajudar a ver rapidamente o que você precisa fazer.
Primeiro, clique em Arquivo e, em seguida, em Opções . Na navegação à esquerda, selecione Mail . Abaixo do cabeçalho dos painéis do Outlook, selecione Painel de leitura ... e uma nova janela será aberta.
Aqui você pode personalizar quantos segundos esperar antes de um item ser marcado como lido e se deve contá-lo como lido ao alterar a seleção. Marque e ajuste suas opções e clique em OK para salvar suas alterações.
10. Ser lembrado para anexar arquivos
Se você costuma descobrir que está enviando e-mails e esquecendo de anexar um arquivo, esta é a dica para você. O Outlook verificará suas mensagens em busca de certas palavras e frases, como "ver anexado" ou "fechado", e verificar se você realmente anexou alguma coisa. Se você não tiver, ele avisará antes de enviar a mensagem.
Para habilitar isso, primeiro navegue até Arquivo e depois Opções . Selecione Correio na navegação à esquerda e, em seguida, role até a seção Enviar mensagens . Agora marque Avisar quando eu enviar uma mensagem que pode estar faltando um anexo . Clique em OK para salvar suas alterações.
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Pode ser fácil usar um programa durante anos e não apreciar completamente todas as suas complexidades, portanto, esperamos que você tenha aprendido algumas dicas que você pode usar em sua vida diária para aumentar a produtividade.
Essas dicas foram focadas na versão para desktop do Outlook, portanto, se você estiver usando a versão da Web e não tiver certeza sobre qual é a melhor para você, confira nossa comparação entre a Web e o Outlook do Outlook Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Qual é o melhor para você? Microsoft Outlook Web vs. Desktop: Qual é o melhor para você? O Outlook.com é um poderoso cliente de e-mail on-line que é fornecido gratuitamente com o Office Online. Mas o Outlook na Web pode competir com sua contraparte de desktop? Nossa comparação do Outlook ajudará você a decidir por si mesmo. Consulte Mais informação .
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