O Inbox Zero é uma das palavras mais populares da comunidade de produtividade. Aplicativos como, o popular cliente de e-mail do iPhone, Caixa de Correio Leve sua caixa de entrada para zero com caixa de correio para o iPhone Leve sua caixa de entrada para zero com caixa de correio para o iPhone O cliente de e-mail padrão do iPhone tornou-se desatualizado ou certamente não tão avançado quanto o hardware em que reside. O Mail não é divertido de navegar e seus recursos mais recentes ... Leia Mais facilite o tratamento rápido de todos os e-mails na sua caixa de entrada. Se você está realmente sobrecarregado, você pode até mesmo usar um serviço como o Mailstrom Enterrado em e-mails? Encolher sua caixa de entrada maciça para zero com Mailstrom enterrado em e-mails? Encolha sua Caixa de Entrada Maciça para Zero Com Mailstrom Oferecemos várias soluções ao longo dos anos para gerenciar sua conta do Gmail e limpar uma caixa de entrada desordenada. Nada é mais conveniente do que uma solução online central como o Mailstrom. Leia mais para excluir e-mails em massa. A ideia de declarar a falência de e-mails - simplesmente excluindo tudo e recomeçando - está sendo seriamente considerada em alguns círculos.
Todo esse foco na limpeza da sua caixa de entrada, na obtenção da inevitável Inbox Zero, deixa passar dois dos problemas fundamentais com a sobrecarga de email. Para realmente resolver seus problemas de e-mail, você precisa ir além do Inbox Zero e resolver os problemas subjacentes:
- Por que sua caixa de entrada está transbordando em primeiro lugar.
- Como é seu relacionamento com e-mail?
O problema de sobrecarga de email
A maior parte da conversa em torno da sobrecarga de e-mails não faz distinção entre e-mails indesejados e indesejados. Tratar todos os itens da sua caixa de entrada como um alvo a ser limpo ignora a realidade da situação. Um e-mail do seu chefe lhe dando feedback sobre uma apresentação claramente não é o mesmo que um e-mail da Groupon oferecendo ofertas na cidade que você deixou no ano passado. Da mesma forma, um e-mail de um velho amigo provavelmente é bem-vindo, enquanto um e-mail do Facebook dizendo que o mesmo amigo marcou você em uma foto provavelmente não é.
Se você tem cem e-mails na sua caixa de entrada, os quais você deseja receber, mas que ainda não foram tratados, há um problema de gerenciamento de tempo que nenhum aplicativo de e-mail pode resolver. Se você tem dez e-mails indesejados, você tem um problema de e-mail, mas, novamente, nenhum aplicativo de e-mail resolverá isso para você.
A maior parte da conversa em torno da sobrecarga de e-mails não consegue distinguir entre e-mails indesejados e indesejados.
Para a maioria das pessoas, as duas causas mais freqüentes de e-mails indesejados são notificações de mídia social, boletins informativos por e-mail e e-mails de trabalho redundantes. Se você é uma figura pública, você também pode estar sujeito a uma quantidade significativa de mensagens não solicitadas ou solicitações de conselhos.
Spam não é mais o problema que já foi, se você estiver usando um serviço de e-mail moderno como o Gmail, raramente verá spam na sua caixa de entrada.
O e-mail pavloviano
O Inbox Zero, como um conceito, também falha em abordar o relacionamento da maioria das pessoas com o email . Ter uma caixa de entrada vazia, porque você a verifica a cada 20 minutos, ou toda vez que receber uma notificação, e responder a tudo imediatamente, dificilmente é uma coisa boa. Da mesma forma, se você estiver gastando 4 horas por dia em trocas de e-mails de ida e volta, não estará sendo produtivo, mesmo que chegue à caixa de entrada zero no final do dia.
Ivan Pavlov foi um cientista vencedor do Prêmio Nobel da Rússia, famoso por seu trabalho em condicionamento clássico. Tocando um sino toda vez que ele alimentava um cachorro, ele conseguia fazer com que o cachorro salivasse mesmo sem comida. Como formada em psicologia, agora salivro toda vez que falo de Pavlov!
O cerne do condicionamento clássico é que quanto mais vezes um estímulo é seguido por uma resposta, mais difícil é separá-lo. Toda vez que você checa seus e-mails logo de manhã, ou quando uma nova notificação chega, você está se condicionando a continuar fazendo a mesma coisa.
Para ir além da caixa de entrada zero, você precisa ter controle sobre como você recebe e responde aos e-mails - é necessário quebrar o ciclo pavloviano. Uma caixa de entrada vazia é apenas um possível passo no caminho para alcançar isso.
Os cinco princípios
Felizmente, resolver sobrecargas de e-mail indesejadas e o relacionamento pavloviano é fácil. Existem alguns princípios simples que, se você colocar em prática, garantirá que você deseja receber quase todos os e-mails e que você terá controle sobre quando e onde você os verificará.
Princípio Um: Silos Não Sobrepostos
Para resolver o problema de notificação de mídia social, uso a ideia de silos não sobrepostos. Todas as notificações do Facebook devem permanecer no Facebook - fim da história. Eles não devem aparecer na minha caixa de entrada de e-mail, no menu de notificação do meu celular ou em qualquer lugar que não seja o Facebook. Nenhuma notificação no Facebook será tão importante quanto um e-mail do meu editor, então eles não devem receber o mesmo tratamento.
Etapas da ação
Gaste 30 minutos fazendo login em todas as suas contas de mídia social e cancelando a inscrição de todos os e-mails de notificação. Você pode se surpreender com quantas caixas de seleção você precisa desmarcar. Meu colega escritor MakeUseOf Justin escreveu um ótimo artigo sobre como parar e-mails irritantes de mídia social com o NotifyMeNot. NotifyMeNot leva você através das etapas para cancelar a inscrição de todas as principais notificações de e-mail do site de redes sociais.
Princípio Dois: Deal or Delete
O problema do boletim informativo é um pouco mais difícil de lidar. O problema é que, em muitos casos, você se inscreveu ativamente em um boletim informativo porque ele continha informações que você queria receber. Se você é um colecionador digital como eu, você pode tentar se convencer de que você ainda deseja obter esses negócios diários da Groupon. O princípio de acordo ou exclusão ajuda a superar esses instintos de acumulação.
Etapas da ação
Reserve 15 minutos todos os dias para ler todos os boletins informativos por e-mail na sua caixa de entrada. Para cada um, você deve lê-lo por completo ou cancelar a inscrição. Se você não vai lê-lo durante o tempo reservado para fazer exatamente isso, você nunca o fará.
Ao longo de duas semanas, cancelei a inscrição de quase três quartos dos boletins que eu havia assinado. Agora, toda vez que vejo boletins informados não lidos começarem a invadir minha caixa de entrada, eu restabeleço negociar ou excluir.
Princípio Três: Tempo Máximo de E-mail
Para muitas pessoas - incluindo eu quando não tenho cuidado - verificar e-mails é uma ação reflexiva. Se você não estiver fazendo nada ativamente ou se distrair por uma fração de segundo, abra sua caixa de entrada e verifique seus e-mails. Embora possa não parecer grande coisa, isso quebra o seu fluxo e você pode ficar chocado com quanto tempo você está realmente gastando a verificação de e-mail Como vencer o vício por e-mail rastreando os hábitos da caixa de entrada Como vencer o vício por e-mail rastreando os hábitos da caixa de entrada dias, e está sendo sorrateiro sobre isso. Você pode recuperar o controle do seu tempo. Descobrir quanto tempo você dedica ao e-mail agora e roubá-lo de volta. Consulte Mais informação .
Muito melhor, como o meu colega escritor Akshata recomenda, é atribuir horários fixos e apenas verificar o e-mail. Eu iria mais longe e sugeriria que, para resolver tanto a sobrecarga de e-mail quanto o relacionamento pavloviano - definir um tempo máximo de e-mail .
Se você estiver no meio do caminho respondendo a um e-mail quando seu tempo acabar, salve-o em rascunhos e o pegue no dia seguinte.
Etapas da ação
Escolha uma ou duas vezes para verificar e-mails por dia e descobrir quanto tempo você leva para lidar com seus e-mails importantes; Este é o seu tempo máximo de email. Qualquer coisa acima de 45 minutos é provavelmente muito longa. Apenas verifique o email nesses horários e não ultrapasse o tempo máximo de email. Se você estiver no meio do caminho respondendo a um e-mail quando seu tempo acabar, salve-o em rascunhos e o pegue no dia seguinte.
Embora essa seja uma solução extrema, se você definir um tempo máximo razoável de e-mail, poderá lidar com todos os e-mails realmente importantes e ignorar os que são apenas urgentes. Se você não conseguir lidar com o volume de e-mails, precisará usar alguns dos princípios deste artigo para reduzir o valor recebido.
Princípio Quatro: Pergunte a si mesmo "Por quê?"
Algumas pessoas não podem se dar ao luxo de declarar que só checam o e-mail em certos momentos - se você é um deles, ainda é possível lidar com a verificação incessante de e-mails. Durante todo o dia, haverá momentos em que você deve verificar seu e-mail; talvez seu chefe tenha perguntado se John enviou um relatório. Mas também haverá momentos em que você está apenas checando-o sem nenhum motivo real.
Etapas da ação
Se você não conseguir definir horários para checar e-mails, toda vez que você olhar para a sua caixa de entrada, pergunte-se por que você está fazendo isso e escreva a resposta em um arquivo de texto ou em uma folha de papel. Registre todas as boas razões - “o chefe me pediu para”, “longe da mesa por uma hora” - e todas as razões ruins - “procrastinar”, “no telefone e navegou para ele”, “respondendo a uma notificação” - no fim do dia. O objetivo é minimizar o número de razões ruins. Uma vez que você esteja ciente do motivo pelo qual está verificando o e-mail, pode garantir que só o faça quando houver uma razão clara para isso.
Princípio Cinco: Minimizando Entradas
Se você colocou em prática todos os princípios anteriores e ainda está sendo sobrecarregado com e-mails, é necessário abordar as entradas. A principal fonte restante de e-mails indesejados é de colegas de trabalho felizes com gatilhos; Há dois estágios para resolver isso - o primeiro é alterar os e-mails que você envia, o segundo é conversar com seus colegas de trabalho .
Etapas da ação
Considere cada e-mail que você escreve. Se for um email de uma só palavra, como “perfeito” ou “obrigado”, não o envie; Se você agir de acordo com as informações do e-mail que recebeu, ficará claro que você as leu e, portanto, a confirmação não é necessária. Se houver alguma ambigüidade, remova-a; em vez de perguntar se alguém está livre à tarde, pergunte se eles estão livres em um horário definido.
Se houver potencial para ir e voltar, pegue seu telefone e ligue; O que pode levar cinco e-mails para resolver pode levar menos de um minuto no telefone.
Considere cada e-mail que você escreve.
Finalize seus e-mails dizendo o que você espera do destinatário. Informe-os de que você não verificará uma resposta, mas presumirá que eles começarão a trabalhar no que você enviou. Certifique-se de fornecer a eles tudo o que precisarem para que não precisem voltar para você.
Depois de estruturar seus e-mails para que você não responda desnecessariamente e esteja minimizando a necessidade de os outros responderem, é hora de conversar com seus colegas. Começando com os piores criminosos, peça educadamente para não ser enviado para os e-mails, a menos que sejam importantes e relevantes. Da mesma forma, peça que, sempre que possível, as pessoas respondam apenas ao remetente e não respondam a todas.
Uma nota no Fan-mail
Se você for bem conhecido ou for considerado um especialista, receberá e-mails de estranhos pedindo conselhos. A chave para lidar com esses tipos de e-mails é considerar se eles são desejados ou indesejados; Embora possa ser um fardo gastar uma hora por dia respondendo a solicitações não solicitadas de aconselhamento, se essas pessoas forem clientes em potencial ou atuais, é provável que você queira ouvi-las.
Se, por outro lado, você não ganhar nada respondendo, você precisa considerar como eles têm acesso ao seu e-mail em primeiro lugar. Se for postado publicamente em seu site, remova-o. Se não puder, e o volume de e-mails não for gerenciável, você poderá considerar delegar todas as tarefas de e-mail sem importância a um assistente, virtual ou não.
Na maioria dos dias, recebo emails de pessoas que leram tutoriais que escrevi. Ao acordar para um discurso que explica por que o Software X é melhor do que o Software Y e que sou um idiota por escrever sobre Y, é desagradável, no geral, adoro receber feedback de pessoas que leram meu trabalho; Eu tenho ótimas idéias para seguir em tutoriais de suas perguntas.
Conclusão
A Inbox Zero é uma ótima ideia em princípio, mas falha em abordar o ponto crucial do problema de e-mail: garantir que você receba apenas os e-mails que deseja receber e lide com eles de acordo com seus próprios termos. Gastar qualquer quantidade de tempo excluindo notificações de mídia social, boletins informativos não lidos por e-mail e e-mails de trabalho desnecessários apenas para acessar o Inbox Zero é inútil; É muito melhor tomar alguns minutos por dia por um curto período e aplicar alguns dos princípios deste tutorial e abordar seu relacionamento com o e-mail de uma vez por todas.
Créditos da Imagem: Harry Guinness, Cão de Pavlov (Shutterstock), Spam (Shutterstock)