Com a tecnologia atual da Internet, a realização de reuniões on-line pode ser eficiente e econômica, especialmente se você as planejar previamente e usar ferramentas que economizam tempo. Nos últimos meses, participei de reuniões on-line usando o Google Hangouts.
Embora tenha limitações, a plataforma de voz e vídeo é bastante fácil de usar e inclui recursos extras úteis para a realização de reuniões.
Preparação para os Hangouts do Google
A melhor maneira de envolver os participantes da reunião com o Google Hangouts é enviar instruções de como fazer o download e instalar o plug-in do Hangouts. Faça isso vários dias antes da reunião para garantir que os participantes tenham tempo de configurar.
Informe os participantes de que eles precisarão de uma câmera e um microfone para participar. Um microfone, até mesmo um par de fones de ouvido para iPhone, separa a saída de som da entrada de áudio, evitando que as vozes voltem a ecoar na conversa.
Em seguida, desenvolva com uma agenda para a reunião. Um artigo inteiro poderia ser escrito sobre a agenda. Mas uma questão importante na criação de agendas é, além de listar os itens da agenda, você também deve fornecer uma breve descrição ou propósito para cada item. Por exemplo, se o item for “potluck de empresa” ou “rede social”, diga o que você ou os outros membros desejam realizar com esse item.
Você vai discutir por que você precisa construir uma rede social, ou você quer rever um plano existente para redes sociais? Ou talvez o objetivo seja relatar e avaliar dados sobre redes sociais. Fornecer um propósito para cada item ajudará a decidir quanto tempo cada item precisa e quais recursos são necessários para discutir e discuti-los.
Envie um convite para o Hangout pelo menos 30 minutos antes da reunião ser realizada. Isso dará aos participantes tempo para configurar sua câmera e microfone. Infelizmente, você precisa enviar convites toda vez que realizar uma reunião no Hangouts. Os convites podem ser feitos por e-mail ou na sua página do Hangouts, e apenas nove pessoas podem participar de um Hangout ao mesmo tempo. Além disso, tente iniciar e encerrar as reuniões a tempo.
Apps de reunião
Na área do Hangouts, uma das primeiras ferramentas que os participantes devem conhecer é o recurso Bate-papo, na parte superior esquerda da página. Bate-papos escritos podem ser úteis para itens de debate de ideias, compartilhamento de links e publicação de outras informações escritas.
A caixa de bate-papo é rápida e fácil, mas o Google Hangouts se integra ao Google Docs, que também está na barra de menus do Hangouts. Qualquer participante pode iniciar um documento no Hangouts, mas o documento não será visto por outros participantes até que eles selecionem o Google Docs na barra de menus.
É claro que você pode compartilhar documentos existentes usando essa ferramenta, que é outra maneira eficaz de tornar as reuniões mais produtivas. Se um item da agenda, por exemplo, pede para discutir e revisar um comunicado de imprensa, esse documento pode ser retirado e colaborado durante a reunião.
O aplicativo Screenshare é outra ferramenta útil. Um participante pode clicar no botão Compartilhamento de tela e selecionar compartilhar uma janela aberta ou uma tela inteira em sua área de trabalho. O compartilhamento de tela substituirá a câmera de vídeo e mostrará o que está na tela da sua área de trabalho. Você simplesmente desmarca o botão de compartilhamento de tela para voltar para a câmera.
Tomando atas
Se você estiver realizando reuniões regulares como um grupo, organização ou empresa, provavelmente desejará dedicar alguns minutos para que suas reuniões revisem tarefas, tarefas e resumos das discussões. Existem várias ferramentas para fazer isso. Um útil é simplesmente criar um modelo de minutos no Google Docs.
No entanto, quando você digita no Hangouts do Google, os participantes ouvirão a digitação no teclado, mesmo se você estiver usando fones de ouvido. Então, quem estiver digitando e tirando minutos provavelmente precisará silenciar seu microfone enquanto digita.
No entanto, prefiro usar um aplicativo para iPad chamado MinuteTaker (US $ 7, 99). É muito útil para tirar e gerenciar minutos, e não há ruído de fundo quando você usa o teclado integrado no iPad.
Quando uso o MinuteTaker, posso terminar bastante e enviar os minutos por e-mail logo após a reunião. A maior desvantagem do aplicativo é que você só pode compartilhar minutos em formato PDF; no entanto, você pode copiar e colar o conteúdo em um arquivo de texto normal. O aplicativo on-line, minutes.io, é outra ferramenta para a tomada de minutos também.
As reuniões nunca são perfeitas, mas com um bom planejamento e as ferramentas certas, elas podem ser mais eficientes e menos demoradas.
Já escrevemos anteriormente sobre o Google Hangouts. Confira alguns dos artigos anteriores abaixo:
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