Como se tornar super-produtivo através da terceirização de suas tarefas do dia-a-dia

Faça mais em um dia. Ao aprender o que você pode terceirizar, além de algumas dicas de "melhores práticas" para delegar suas tarefas do dia a dia, você também pode se tornar super produtivo.

Faça mais em um dia.  Ao aprender o que você pode terceirizar, além de algumas dicas de "melhores práticas" para delegar suas tarefas do dia a dia, você também pode se tornar super produtivo.
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Nós todos sabemos que uma pessoa que parece deslizar ao longo da vida fazendo mais em um dia do que a maioria de nós poderia gerenciar em uma semana. Mas aprendendo o que você pode terceirizar, além de algumas dicas de 'melhores práticas' para delegar suas tarefas diárias, você também pode se tornar super produtivo.

Este artigo explicará como escolher tarefas para terceirizar on-line, mostrar alguns exemplos e dar algumas dicas sobre como se tornar um terceirizador on-line eficiente e proficiente.

O que é terceirização?

Terceirização
Em uma palavra, delegação. Desde o lançamento (e subsequente sucesso) de livros e blogs como o Workweek de 4 horas, um grande número de pessoas com conhecimento de tecnologia se voltaram para sites como Elance, Odesk, TaskRabbit e muitas outras maneiras de delegar tarefas. Um assistente virtual Os 5 melhores sites para encontrar um assistente virtual Um assistente virtual é uma pessoa real que suporta você ou sua empresa remotamente a partir de seu escritório em casa. Eles podem praticamente estar em qualquer lugar e os serviços que eles oferecem variam de profissional administrativo, técnico, pessoal ou ... Leia mais, tarefas e até mesmo trabalhos inteiros para freelancers em todo o mundo.

Por ter alguém assumir tarefas que você não pode (ou simplesmente não quer) fazer sozinho, de repente você tem acesso a mais (potencialmente muito mais) do que 24 horas por dia.

Como eu sei o que terceirizar?

Muitas pessoas consideraram a terceirização, mas recuaram no último minuto devido a simplesmente não acreditar que é possível ter outra pessoa assumindo o controle de certos aspectos de sua vida, não importa quão pequena ou grande essa parte possa ser.

Esse é um obstáculo que eu tive que superar há quatro anos, quando terceirizei pela primeira vez, e aprendi que há cinco perguntas a serem feitas sobre cada tarefa para decidir se ela deve ou não ser terceirizada.

  1. Dread: O pensamento de começar essa tarefa me enche de pavor?
  2. Falta de conhecimento: Existe alguém que poderia fazer essa tarefa melhor do que eu poderia?
  3. Repetição: Estou realizando essa tarefa várias vezes, sem acrescentar valor real ao que estou querendo?
  4. Procrastinação: Estou procrastinando, em vez de começar esta tarefa?
  5. Tempo: Poderia meu tempo ser melhor gasto fazendo outra coisa?

Se eu responder sim a qualquer uma das perguntas acima, normalmente escolherei terceirizar a tarefa. A única vez que não vou terceirizar a tarefa nessas situações é se a terceirização será mais difícil ou demorada do que realmente concluir a tarefa sozinho.

Que tipo de tarefas do dia-a-dia posso realisticamente terceirizar?

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Quando comecei a terceirização, comecei pequenos, contratando freelancers para tarefas de entrada de dados e pesquisa básica, mas à medida que aprendia mais e mais sobre como terceirizar efetivamente, logo aprendi que os tipos de tarefas que eu poderia delegar eram limitados apenas pela minha imaginação. .

O email

Você provavelmente estremeceu ao pensar em transferir a responsabilidade da sua caixa de entrada para um cara que acabou de contratar na Internet e que está trabalhando no meio do mundo. Confie em mim, eu entendo. Sua caixa de entrada é seu santuário, certo? Então, comece pequeno, simplesmente encaminhando o e-mail estranho para o seu freelancer para que ele possa lidar com essa única solicitação (inserindo um compromisso em seu diário, por exemplo), e então você pode gradualmente acumular essa confiança tão necessária.

À medida que a confiança em seu freelancer aumenta, você pode transferir outras responsabilidades por e-mail, permitindo que eles filtrem toda a sua caixa de entrada, para que você só precise responder às mensagens mais urgentes e produtivas.

Nomeações e Reservas

Ter um assistente freelancer que possa fazer e gerenciar seus compromissos e reservas não só economiza seu tempo e esforço. Isso também torna suas experiências melhores .

No ano passado, o meu assistente freelance reservado um hotel para a minha namorada e eu para ficar dentro A noite antes da estadia, ele chamou a recepção e se certificou de que tudo estava OK para a reserva (ele também mencionou que era aniversário da minha namorada). Quando chegamos no dia seguinte, presumo que o pessoal do hotel deve ter pensado que eu era um hot-shot (tendo meu próprio assistente, e tudo), e chegamos a um quarto atualizado, com uma garrafa de vinho e uma mão-escrita cartão deixado pela cama.

Se meu assistente não tivesse ligado antes, isso provavelmente nunca teria acontecido. Você pode agendar seu assistente, marcar consultas médicas, reservar voos, comprar ingressos para shows - o que você precisar!

Compras online

Certa vez ouvi Ramit Sethi falar sobre como simplificou suas compras online. No passado, ele se encontrava conversando com um amigo que recomendava um livro, filme ou álbum. Ele, como a maioria de nós, anotaria o nome da recomendação, continuaria a conversa e nunca chegaria a fazer a compra. Então agora, quando ele recebe uma recomendação, ele envia um e-mail super-rápido para seu assistente:

Comprar livro: The Great Gatsby

De instruções anteriores, seu assistente sabe exatamente o que fazer, ou seja, como escolher qual edição comprar, quanto pode gastar, onde o livro deve ser entregue. Este é um método de terceirização que eu recentemente adotei, e eu só queria ter feito isso antes. E pode ser estendido a outras formas de compras, como comida ou roupas (contanto que você tenha ensinado ao seu assistente o que você gosta).

Navegar na internet

Quantas vezes você se viu à toa na web na esperança de que algo desperte seu interesse? Quantas horas por semana você gasta abrindo a aba após a aba enquanto está sentado no trem ou enquanto assiste TV, apenas para fechá-las novamente sem ler uma única palavra na página?

Ao ensinar seu assistente sobre seus interesses, o tipo de coisa sobre o qual você gostaria de ler ou manter-se atualizado, você pode ignorar a etapa sem sentido do surfe e, em vez disso, saber que sempre terá um fluxo constante de conteúdo Isso realmente será de interesse para você.

Para mim, meu assistente encontra conteúdo de que desfrutarei (ou sobre tópicos que preciso aprender) e os salva na minha conta do Instapaper Gerenciar seus favoritos e sua lista de leitura com o Instapaper Gerenciar seus favoritos e sua lista de leitura com o Instapaper Leia mais, Eu posso acessá-los no meu telefone, iPad ou laptop, ajudando-me a economizar incontáveis ​​horas de viagens on-line inúteis.

Transcrevendo

Eu estou supondo que você perdeu a conta de quantas reuniões você esteve e completamente zoneada, perdendo um bom pedaço de uma conversa importante. Você provavelmente também sai de uma reunião com a intenção de escrever algumas notas e pontos de ação, apenas para ser desviado, esquecendo completamente o que você deveria escrever em primeiro lugar.

Para contornar esse problema, tente gravar suas reuniões e envie o arquivo de áudio para um freelancer que possa transcrever a conversa ou simplesmente anote pontos importantes para que você possa digitalizá-los no futuro.

Existem centenas de outras tarefas que você pode terceirizar, sejam elas pessoais ou relacionadas a negócios. De web design, consultoria e redação, a conselhos de moda, planejamento de viagens e até mesmo a candidatura a empregos. O que você escolhe terceirizar deve se basear nas cinco perguntas listadas no início deste artigo para garantir que você esteja investindo seu tempo nas tarefas de maior alavancagem.

Algumas dicas

Não há como negar que a terceirização pode ser assustadora. Afinal de contas, ao contratar alguém para se encarregar de algumas das suas atividades do dia a dia, você se torna automaticamente um gerente. Aqui estão algumas dicas para ajudar a mantê-lo no caminho certo:

Contrate com cuidado

Quando você posta um emprego no Eldesk do Odesk, você provavelmente receberá pelo menos de 30 a 40 propostas, e o seu trabalho é encontrar a pessoa certa para você. Antes de tomar qualquer decisão final, elabore uma lista de cerca de 3 a 7 candidatos e defina uma tarefa simples. Certifique-se de fornecer instruções muito claras e um prazo . Deixe-os saber como você gostaria de receber as informações solicitadas. Se você quiser que eles façam ligações telefônicas para você no futuro, peça para eles enviarem um arquivo de áudio respondendo a algumas perguntas para que você ouça a "voz do telefone".

Configurar um documento "Sobre mim"

A última coisa que você quer fazer é repetir suas necessidades ao seu assistente várias vezes. Cada vez que você lhes fornecer novas informações (lojas que você gosta, o tipo de hotéis que você gosta de ficar, suas necessidades ao reservar um voo, os horários em que você está disponível para chamadas etc), insira essas informações em um documento compartilhado. Este documento será seu primeiro ponto de referência se tiver alguma dúvida sobre uma tarefa que você definiu (reduzindo assim a quantidade de trabalho repetido que você precisa fazer), e se você começar a trabalhar com um assistente diferente, você pode simplesmente entregá-lo documento e eles serão capazes de aprender sobre você e suas preferências muito mais rapidamente.

Seja específico

Com todas as tarefas que você delegar, seja o mais específico possível. Em vez de escrever instruções passo a passo, pode ser mais eficaz gravar um vídeo de captura de tela. Ashampoo Snap 7 Review: Captura de tela e captura de vídeo fácil Ashampoo Snap 7 Review: Captura de tela e captura de vídeo fácil Procurando por uma solução de captura de desktop fácil e abrangente? O Snap 7 oferece opções avançadas de captura de tela, incluindo várias fotos e captura de vídeo. Mas vale 20 dólares? Leia nossa resenha e teste você mesmo com o ... Leia mais para enviar ao seu assistente para que eles possam observar como você executaria determinadas tarefas. Certifique-se de sempre informar ao seu assistente quanto tempo ele pode gastar em uma tarefa (e / ou seu orçamento), o prazo e responder a quaisquer perguntas que possam ter antes de começar a reduzir o envio de e-mails pode acontecer se você não estiver claro o suficiente.

Seja justo: muitas pessoas contratam freelancers, pensando que podem contratar alguém para realizar tarefas por tarefa por US $ 3 por hora. Por favor, seja justo com o que você procura, e a taxa horária que você oferece. Quanto mais justo você for, melhores resultados receberá.

Como espero que você possa ver, o escopo de como a terceirização pode ajudar com a liberação de seu tempo e energia é enorme, mas para obter o máximo proveito da terceirização, você deve ver isso como um investimento de longo prazo que renderá cada vez mais como seu assistente (s) aprender mais sobre você e como eles podem ajudá-lo.

Se você ainda não está convencido, você deve conferir esta entrevista com Dan Andrews, do Tropical MBA, sobre como ele conseguiu terceirizar a maioria dos negócios de um milhão de dólares. Se isso não influenciá-lo, nada será!

Este artigo enfocou a terceirização on - line, mas há muitas tarefas que você também pode terceirizar offline. Ferramentas como o TaskRabbit foram criadas para ajudar nas tarefas diárias, como limpeza e lavanderia, até mesmo em compras de alimentos frescos.

Você terceirizou alguma de suas tarefas do dia-a-dia? Se sim, como foi?

Crédito da Imagem: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)

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