Se você estiver realizando reuniões sem agendas ou mantendo alguns minutos em documentos do Word, suas reuniões e relatórios de minuto provavelmente não serão tão úteis quanto poderiam ser. Embora a maioria de nós não esteja ansiosa por participar de reuniões, existem ferramentas on-line incríveis 10+ Ótimas ferramentas on-line para coordenação de grupos e reuniões 10+ Ótimas ferramentas on-line para coordenação de grupos e reuniões Como gerenciar uma equipe de pessoas que estão espalhadas geograficamente? Como você coordena os fusos horários internacionais? O conceito de trabalho via Internet começou a se infiltrar no local de trabalho cotidiano, ... Read More, que pode ajudar a tornar as reuniões mais produtivas e menos demoradas para aqueles que as planejam e facilitam.
Recentemente me deparei com um aplicativo on-line de gerenciamento de reuniões on-line chamado yaM (que significa Yet Another Meeting). yaM é como um assistente virtual para produzir agendas com aparência profissional e relatórios minuciosos, além de fornecer ferramentas que ajudam os participantes a debater ideias, fazer análises de produtos e custos e integrar-se a contas on-line na nuvem, incluindo Dropbox, Google Calendar e Evernote.
yaM pode ser usado com espaços de reunião on-line como o Google Hangouts Dicas sobre planejamento e realização de reuniões eficazes com o Google Hangouts Dicas sobre planejamento e realização de reuniões eficazes com o Google Hangouts Com a tecnologia atual da Internet, realizar reuniões on-line pode ser eficiente e econômico, especialmente se você pré-planeja e faz uso de ferramentas que economizam tempo. Nos últimos dois meses, participei de reuniões on-line ... Leia mais ou em configurações off-line tradicionais. Como um aplicativo da web, é semelhante ao Agreedo Agreedo: Grave e gerencie seus minutos de reunião de negócios de graça on-line Agora, eu estive procurando por um site fácil de usar ou aplicativo que me permita manter e armazenar as atas das reuniões. A abordagem tradicional de documentos de texto não é mais produtiva ... Leia Mais, mas é muito mais avançada sem ser complicada.
Criando Agendas
Depois de registrar uma conta com yaM, você pode começar imediatamente a desenvolver uma agenda para sua próxima reunião. Você simplesmente adiciona itens da agenda no lado esquerdo da área de trabalho, juntamente com a duração do tempo e o nome da pessoa responsável por esse item.
Você pode facilmente atribuir nomes aos itens da agenda, mas os participantes devem registrar uma conta com yaM, para a qual você pode enviar um convite para fazê-lo na área de trabalho. Ter os participantes registrados faz com que o yaM seja uma ferramenta de gerenciamento de reuniões muito mais colaborativa, porque cada participante pode adicionar notas simultaneamente no espaço de trabalho durante a reunião. Embora seja mais eficiente ter uma pessoa atribuída como tomadora de um minuto, existem outras ferramentas úteis no yaM que o tornam ótimo para colaboração.
Quando sua agenda é criada, você pode imprimir ou circular para os participantes da reunião. Cada participante registrado receberá um relatório de reunião por e-mail, o que obviamente inclui a logística de mídia, a lista de itens da agenda e um link para o espaço de trabalho yaM on-line. O melhor de tudo, sua agenda circulada é formatada profissionalmente e fácil de ler. Os itens da agenda também podem ser copiados e adicionados a uma nova reunião. Seria ainda melhor, no entanto, se os desenvolvedores pudessem criar uma maneira de criar itens de agenda padrão que são automaticamente parte de cada nova reunião.
Minuto Tomando
Adicionar anotações e itens de ação no yaM é tão fácil quanto criar agendas. Minutos consistem em quatro tipos de conteúdo: notas, itens de ação, arquivos anexados e ferramentas de colaboração em tempo real.
O modo como o yaM é configurado pode ajudar os participantes a se manterem focados, especialmente se todos tiverem o espaço de trabalho aberto no computador durante a reunião. O tomador de minutos pode facilmente adicionar um item de ação, com uma data de vencimento, e o nome da pessoa responsável. Estranhamente, no entanto, apenas uma pessoa pode ser listada como responsável por cada item de ação.
Onde yaM também brilha é a sua coleção de ferramentas de colaboração integradas que permitem aos membros fazer Análise Pro / Con, Análise de Produto, debater idéias ou votar em decisões importantes. Há também uma ferramenta para o que é chamado de análise SWAT, que envolve discutir e registrar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de um projeto, ideia ou decisão em particular.
Você verá que essas ferramentas de colaboração e gerenciamento de reuniões podem ser muito úteis para manter os participantes engajados e, possivelmente, ajudá-los a fazer análises e decisões melhores. Você também pode imprimir ou enviar por e-mail o conteúdo de ferramentas de colaboração individuais para os participantes durante a reunião. (Nota: as ideias para outras ferramentas de colaboração on-line são analisadas aqui As 6 melhores ferramentas de reunião on-line grátis para colaborar com sua equipe As 6 melhores ferramentas de reunião on-line gratuitas para colaborar com sua equipe seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados, a comunicação e muito mais da sua equipe, gratuitamente.
Tal como acontece com as agendas, os relatórios de minuto de yaM também podem ser impressos ou circulados via e-mail. As atas são tão bem formatadas que os participantes da reunião não terão nenhuma desculpa para não revê-las. As agendas e os minutos também são arquivados no yaM, para que os participantes possam acessar sua conta e analisá-los a qualquer momento.
Outras ferramentas
O yaM inclui ferramentas adicionais para controlar o tempo durante as reuniões, definir as datas das reuniões no calendário interno (que se integra ao Google Calendar, ao Exchange e ao Outlook / iCal) e um catálogo de endereços.
Os desenvolvedores do yaM incluíram vários recursos úteis em seu aplicativo da web, mas deram atenção especial para garantir que a interface do usuário seja acessível e fácil de aprender em poucos minutos após o registro de uma conta. Há também uma versão para iPad do aplicativo.
yaM tem uma conta gratuita básica que inclui todos os recursos principais e a capacidade de realizar até 10 reuniões por mês, com até cinco participantes por reunião. Uma conta premium permite reuniões e participantes ilimitados, interface personalizável e criptografia SSL.
yaM, a meu ver, define o padrão das ferramentas de gerenciamento de reuniões on-line. Mas deixe-nos saber o que você acha deste aplicativo on-line. Existem recursos adicionais que você gostaria de ver adicionados?