Você está sempre procurando o melhor aplicativo de tarefas para organizar sua vida? Depois de uma década testando dezenas de aplicativos, defini o que oferece mais recursos e flexibilidade do que qualquer outro disponível.
Esse aplicativo de tarefas é Remember The Milk.
Lembre-se O leite pode ser o único para você também se você está procurando algo melhor do que aquele que você usa hoje. No entanto, antes de saltar de cabeça, é importante saber se as razões que usamos para fazer essa afirmação são as mesmas que são importantes para você .
Vamos comparar os melhores aplicativos de tarefas
Neste artigo, abordaremos os seguintes fatores que aumentam a eficiência e a produtividade:
- Facilidade de organizar sub-listas dentro de projetos mestres
- Definir datas de início e conclusão e tarefas recorrentes
- Um painel que ajuda você a priorizar seu trabalho
- Integração com outros aplicativos on-line
Lembre-se que o The Milk irá competir com esses aplicativos populares:
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft Todo
- Tarefas do Google
O Google Tasks é uma brincadeira como um aplicativo todo, mas está incluído na lista apenas para uma comparação e para mostrar as muitas maneiras pelas quais o Google Tarefas e o Microsoft To-Do ficam muito aquém de todos os outros.
Criando Sublistas Facilmente (Organizando)
Um dos recursos mais difíceis de encontrar em quase todos os aplicativos de tarefas testadas nos últimos anos foi a organização do subprojeto. Quase todas as listas de tarefas usam o mesmo caminho linear ao estruturar várias listas de tarefas.
Organizando Sublistas em Remember The Milk
No início, Remember The Milk parece ficar aquém desta área porque usa a mesma abordagem linear: um único item de lista abre uma única lista . Nenhuma opção para sub-listas.
No entanto, isso é enganoso. No Remember The Milk, você precisa organizar várias listas em uma "pasta" usando tags .
Por exemplo, parte do meu tempo é gasto trabalhando em tarefas que alguns clientes me enviam aleatoriamente. Eu gostaria de organizar essas sub-listas Como manter as listas do Trello mais organizadas com capas de cartão Como manter as listas do Trello mais organizadas com capas de cartão A organização do Trello pode sair rapidamente do controle, mas você pode facilitar sua vida usando a imagem do cartão abrange como pistas visuais. Leia mais na pasta "Subclient Work".
Você faz isso criando uma tag para organizar várias listas .
Então, você apenas marca as tarefas individuais para organizá-las sob o subtítulo mestre. Você pode até mesmo criar uma nova tag on-the-fly se nenhuma das existentes se aplicar.
Agora, vamos ver como outros aplicativos de tarefas realizam esse recurso.
Sublistas no Microsoft To-Do
Vou apresentar um tema comum que você lerá neste artigo: O Microsoft To-Do não pode fazer isso.
É unidimensional, linear e é isso. Você pode criar listas individuais Alexa pode agora criar listas sem fim para você Alexa pode agora criar listas sem fim para você Enquanto a última habilidade do Alexa é simples, é garantido que irá deliciar o criador de listas em sua vida agora. Leia mais, mas não há como agrupar subtarefas em subprojetos .
Sublistas no Wrike
Essa é uma área em que o Wrike é, na verdade, o melhor de todos os aplicativos pendentes. Ele permite criar uma pasta para o agrupamento de projetos de nível superior .
Esta é a maneira como as listas de tarefas devem ser feitas. Parece ridículo que a maioria dos aplicativos não oferece organização de pastas. 7 Dicas realmente simples para gerenciar seus arquivos e pastas no Google Drive 7 Dicas muito simples para gerenciar seus arquivos e pastas no Google Drive Há muito o que fazer com 15 GB de armazenamento gratuito. Em última análise, gerenciá-lo bem significa saber como lidar com os arquivos e pastas que você manterá no Google Drive. Essas dicas ajudam. Consulte Mais informação .
Então, se esta característica é a maior prioridade para você, então o Wrike pode ser para você. No entanto, existem outras áreas em que o Wrike fica aquém, por isso, a leitura das restantes funcionalidades abaixo irá servi-lo bem antes de decidir.
Sublistas em Any.do
De qualquer aplicativo para fazer por aí, Any.do é provavelmente um dos piores quando se trata de organização. O conceito aqui parece ser transformar listas de tarefas a partir de “listas” tradicionais para mais de uma abordagem kanban (baseada em cartão).
Cada master card se abre para sua lista de tarefas, que são organizadas em termos de vencimento. Hoje, amanhã, próximo e algum dia.
Este é um método GTD Como Fazer as Coisas e Parar a Procrastinação Como Fazer as Coisas e Parar a Procrastinação Você frequentemente perde prazos ou faz hora extra? Você está procrastinando? Experimente estas estratégias e aplicativos para mudar hábitos, fazer as coisas e reduzir o estresse. Leia mais que funciona para muitas pessoas, mas é destinado a uma pessoa que tenha um emprego ou um papel na vida e que eles precisem organizar as coisas sob esse papel.
Se você espera organizar muitas áreas de sua vida e muitos projetos diferentes que atendem a diferentes objetivos de vida 5 Novos aplicativos de hábito que realmente funcionam para alcançar seus objetivos 5 Novos aplicativos de hábito que realmente funcionam para alcançar seus objetivos Criação e acompanhamento de aplicativos são algumas das ferramentas de produtividade mais populares. Já experimentou estas excelentes novas ferramentas? Leia mais, Any.do não é para você. Não há como organizar sublistas em grandes projetos com o Any.do.
Sublistas em Todoist
Todoist foi um dos meus preferidos por muito tempo, e esse recurso foi uma das razões. Com Todoist, você pode recuar subprojetos para agrupá-los em projetos mestres ou rotular tarefas.
Isso significa que você não só pode criar subprojetos. Mas você também pode criar sub-subprojetos para o conteúdo do seu coração. Se você é um louco organizacional que gosta de consolidar tarefas dentro de muitas subpastas, isso funciona como um sonho.
A única falha que a coloca abaixo de Remember The Milk é que, diferentemente da abordagem de marcação, essa abordagem de recuo é manual e demorada . No entanto, Todoist permite que você rotule tarefas, o que o coloca no mesmo nível de Remember The Milk no que diz respeito à organização de sublistas.
Sublistas nas tarefas do Google
Embora eu tenha dito que o Google Tasks é uma piada como um aplicativo de afazeres, pelo menos permite que você indente subtarefas sob tarefas principais. No entanto, o Google Tasks não possui um recurso para colocar sublistas abaixo de projetos individuais .
Como você pode ver, existem alguns aplicativos para fazer que oferecem esse recurso, mas aqueles que são manuais e difíceis de gerenciar. O Wrike faz isso da melhor forma, literalmente dando a você a habilidade de colocar projetos dentro de pastas. Lembre-se de que o Milk automatiza a organização em sub pastas, permitindo que você organize itens com tags de alto nível.
Datas de vencimento e tarefas recorrentes
Uma das principais razões pelas quais mudei para Remember The Milk foi por causa do quão bem ele lida com o agendamento e as datas de vencimento . Esta é uma parte crítica do gerenciamento de tempo do tipo zen.
Uma coisa é gerenciar tarefas únicas que podem ser concluídas de uma só vez, mas quando você gerencia várias tarefas que levam dias para serem concluídas, uma data de vencimento sozinha não é suficiente. Você precisa de uma data de início .
Isso ajuda você a criar slots grandes o suficiente em sua agenda para lidar com a profundidade real da tarefa.
Outro recurso essencial para um aplicativo de tarefas eficaz é a capacidade de criar tarefas recorrentes .
Lembre-se de recurso de tarefa recorrente do leite é o mais flexível que eu já vi em qualquer lugar. Não apenas você pode configurar padrões complexos diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, mas você pode até mesmo configurar a tarefa para ocorrer novamente no momento em que você a concluir.
Tarefas recorrentes no ToDo da Microsoft
Tão simples e carente na maioria dos recursos quanto é, a Microsoft pelo menos tem as tarefas recorrentes certas.
No Microsoft To-Do, você pode configurar tarefas para ocorrer todos os dias, ou várias vezes por semana, mês ou ano. Não há opção para recorrer somente quando uma tarefa é concluída.
Tarefas recorrentes no Wrike
Como a maioria dos recursos, o Wrike oferece um pouco mais de flexibilidade do que a maioria dos outros aplicativos. Ele não apenas oferece a recorrência padrão diária, semanal, mensal e anual, mas também permite interromper a recorrência após um certo número de acionadores, e você pode atrasar a data de início da primeira recorrência.
Como com a maioria dos outros aplicativos, não há nenhuma opção a ocorrer imediatamente após a conclusão, como o Remember The Milk.
Tarefas recorrentes em Any.do
Mesmo que a organização do projeto Any.do deixe muito a desejar, pelo menos as tarefas recorrentes estão corretas.
Como o Wrike, ele tem a opção de interromper a execução após um determinado número de acionadores ou após uma data específica. Novamente, não há nenhuma opção a ocorrer imediatamente após a conclusão.
Tarefas recorrentes em Todoist
Todoist foi meu aplicativo de escolha de escolha 11 Recursos de Todoist que você pode ter perdido 11 Recursos de Todoist que você pode perder Todoist é um poderoso gerenciador de tarefas. Você está usando todo o seu potencial? Tire o máximo proveito de Todoist e revise os recursos que você pode ter perdido. Leia mais por vários anos, e uma das razões foi o uso inteligente de comandos simples em inglês para criar tarefas recorrentes.
Você pode digitar algo como “toda sexta-feira” e Todoist é inteligente o suficiente para definir a próxima data de vencimento na terceira sexta-feira do mês atual e a cada mês depois disso. Ele entende muitas variações diferentes de agendamento. Eu tive dificuldade em tentar cravar.
O único problema que comecei a ter com o Todoist é que, às vezes, quando eu completava uma tarefa, ela nem sempre era reprogramada corretamente para a próxima data correta. Acabei perdendo algumas datas de vencimento por causa disso, e foi isso que desencadeou minha busca por um novo aplicativo todo.
Tarefas recorrentes não disponíveis
Você não pode criar tarefas recorrentes em todas as tarefas do Google, o que parece bobo. No entanto, é apenas mais um produto do Google que poderia usar muitas melhorias. Por que o Google Suck? Problemas de produtos irritantes que nunca consertam Por que o Google chupa? Problemas irritantes de produtos que nunca consertam "Por que o Google é uma merda?" O Google é popular, mas está longe de ser perfeito. Vamos falar sobre más escolhas de design e falhas funcionais dos produtos do Google. Consulte Mais informação .
Um painel para priorizar o trabalho
O recurso número um para mim ao usar qualquer aplicativo de afazeres é a capacidade de ver meu dia ou minha semana com rapidez e entender quais são as principais prioridades. Alguns aplicativos de tarefas fazem isso lindamente. Outros lutam terrivelmente.
Vamos dar uma olhada no Remember The Milk primeiro.
Lembre-se de que o Milk oferece várias visualizações que ajudam você a obter uma visão geral da sua semana ou do seu dia. Minha visão favorita é a visão “This Week”, que mostra todas as tarefas que você precisa vencer de sábado a domingo. Isso torna muito mais fácil mudar as tarefas para que sua carga de trabalho semanal seja melhor balanceada.
Vamos ver como todos os outros aplicativos estão com problemas nessa área.
Painel de tarefas da Microsoft
O painel do Microsoft To-Do é inexistente. Tudo o que ela oferece é uma visualização "Meu dia" que mostra os itens que estão vencendo hoje.
Isso não é muito útil quando você está tentando planejar o trabalho com antecedência para não ter que lidar com uma crise de prioridades conflitantes no mesmo dia.
O painel do Wrike
O Wrike usa uma abordagem interessante para tarefas de painel. Agrupa tarefas até hoje, esta semana, na próxima semana e depois .
Mesmo que a exibição de todos os agrupamentos seja aplicada - não há outro tipo de visualização para selecionar - ainda é uma maneira útil de organizar tarefas. Você pode ver futuras tarefas futuras que podem ajudá-lo a mudar as prioridades e, ao mesmo tempo, você pode ver todas as tarefas de hoje que exigem sua atenção imediata.
Um problema que tive com o Wrike foi que ele foi criado para uma colaboração em equipe . Isso significa que as tarefas têm destinatários. Se você usa o Wrike como um indivíduo e se esquece de se adicionar como cessionário, ele não aparece em "Meu trabalho" e você pode acabar perdendo tarefas com datas de vencimento importantes. Os aplicativos de afazeres da equipe têm seu espaço 8 Ferramentas gratuitas para trabalhar e colaborar on-line a partir de sua casa 8 Ferramentas gratuitas para trabalhar e colaborar on-line em sua residência Trabalhar em casa pode ser uma configuração conveniente, graças à sua flexibilidade. Mas a colaboração on-line com clientes e equipes pode se tornar rapidamente complicada e estressante. Mostramos ferramentas gratuitas para criar um fluxo de trabalho confiável. Leia mais, mas para gerenciamento de projetos pessoais, eles não funcionam bem.
Também notei que, ao mover uma tarefa entre pastas do projeto, a tarefa não apareceria na lista de hoje. Quando entrei em contato com o suporte ao cliente da Wrike sobre isso, eles tentaram dizer que isso era um comportamento normal. No entanto, a data de vencimento ainda estava listada como hoje, mas não estava aparecendo em “hoje”, então a explicação não era aceitável. Como esse bug me fez perder as tarefas, essa foi a principal razão pela qual eu acabei me mudando do Wrike permanentemente.
O painel do Any.do
Conforme mencionado anteriormente neste artigo, o AnyDo usa um sistema de tipo Kanban, no qual os cartões podem ser alternados entre projetos e entre datas de vencimento.
Assim, você pode facilmente mudar uma tarefa de hoje para amanhã, arrastando o cartão de tarefa para amanhã.
O problema com esse painel é que todas as tarefas listadas no futuro, no futuro e em algum dia não são exibidas no momento certo, por isso é muito difícil planejar seu trabalho futuro sem abrir os cartões de tarefas individuais e verificar as datas de vencimento. É uma configuração muito desajeitada. Está claro que a tentativa é criar um painel minimalista, mas é possível minimizar tanto que você torna um sistema excessivamente simples e inutilizável.
O painel do Todoist
Esta é uma área que Todoist recebe pontos de bônus. Todoist oferece a capacidade de visualizar tarefas até os dias de hoje e os próximos 7 dias .
Na exibição de lista de cada exibição, as tarefas mostram a data de vencimento e também o projeto do qual fazem parte. Isso torna a organização do trabalho diário e semanal muito fácil.
Painel não disponível
Nenhuma surpresa, Google Tasks fica aquém também nesta área. Embora você possa classificar tarefas em projetos individuais por data de vencimento, não é possível organizar toda a sua lista de tarefas em todos os projetos na ordem da data de vencimento. Você certamente não pode agrupá-los hoje, semana ou mês.
Integração com outros aplicativos
A última coisa que você quer é um aplicativo de tarefas que esteja isolado do resto do mundo. Uma das maneiras mais eficazes de se tornar mais produtivo é automatizando as coisas. 10 Bots de produtividade para automatizar tarefas e economizar tempo 10 Bots de produtividade para automatizar tarefas e economizar tempo Sempre que uma tarefa repetitiva segue um padrão, considere automatizá-la. Os bots de inteligência artificial (IA) podem aprender esses padrões e economizar tempo. consulte Mais informação
Por exemplo, quando você conclui uma tarefa em um determinado projeto, talvez queira enviar automaticamente um e-mail ao gerente com os detalhes. Coisas como essa são possíveis com aplicativos de tarefas integrados a serviços como o Zapier ou o IFTTT .
Aqui está a análise das integrações para os aplicativos de todo revisados neste artigo.
Integrado com o IFTTT:
- Lembre-se do leite
- Todoist
Integrado com Zapier:
- Lembre-se do leite
- Todoist
- Wrike
Integrado com o Slack:
- Todoist
- Wrike
- Any.do
Adicione tarefas via e-mail:
- Lembre-se do leite
Como você pode ver, mesmo na área de integrações com outros serviços, o Remember The Milk sai por cima .
O que você deve fazer a seguir
Agora que você reviu todas as diferenças entre os principais aplicativos de todo o mundo, não pare agora! É hora de tomar sua decisão e se inscrever em um desses aplicativos:
- Lembre-se do leite
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft To-Do
- Tarefas do Google
Embora eu pessoalmente tenha escolhido Remember The Milk como meu aplicativo de escolha, é apenas a melhor escolha para as coisas que são importantes para mim. Esperançosamente, a visão geral acima, tirada de muitos anos de experiência com esses aplicativos, ajudará você a tomar uma decisão melhor sem perder todo o seu tempo fazendo isso.