Os recibos em papel são facilmente perdidos e difíceis de encontrar quando você mais precisa deles. Felizmente, ir digital resolve esses dois problemas. Armado com um smartphone, armazenamento em nuvem e sua própria capacidade organizacional, você também pode resolver o problema de recibos perdidos.
Se você está arquivando seus impostos ou chamando uma garantia, os recibos são vitais. Algumas empresas fornecem recibos de email opcionais, a maioria não. Embora você sempre deva manter o refugo do rolo até o mais seguro possível, um backup digital pode ser um salva-vidas - mesmo que você esteja apenas fazendo seus impostos.
Scanners para smartphones
Quase todo mundo tem um smartphone nos dias de hoje, e cada smartphone tem uma câmera. Existem alguns excelentes aplicativos para digitalizar papel para arquivo, independentemente do sistema operacional utilizado. Na verdade, as lojas de aplicativos estão repletas de aplicativos de digitalização e a concorrência acirrada é sempre boa para os consumidores.
Os aplicativos a seguir são criados em primeiro lugar com a digitalização em mente, e os documentos são salvos na memória do smartphone. É provável que ofereçam a melhor qualidade considerando seu único propósito, e alguns até oferecem recursos úteis de exportação, compartilhamento e colaboração.
iOS, iPhone e iPad
Eu sempre tive uma queda por TurboScan (US $ 1, 99), um aplicativo de scanner que oferece excelentes resultados TurboScan - ou por que seu próximo scanner custará US $ 1, 99 [iPhone] TurboScan - ou por que seu próximo scanner custará US $ 1, 99 [iPhone ] Eu tive um scanner uma vez. Ocupou uma enorme quantidade de meu espaço na mesa da infância, por volta de 1998, conectado via porta paralela e a relação qualidade / velocidade era ruim, para dizer o mínimo. Foi o ... Leia Mais. Ele permite que você crie PDFs de várias páginas, além de JPEGs. Embora a interface não seja muito interessante, a detecção de bordas e a qualidade geral da digitalização (com configurações de contraste ajustáveis) são excelentes, e há um recurso “SureScan 3x” que mescla três exposições, especialmente práticas em pouca luz.
Eu também consegui pegar o CamScanner + ($ 4.99) enquanto ele estava à venda, e tendo usado isso várias vezes, fiquei satisfeito com os resultados. O aplicativo permite que você envie suas digitalizações por fax diretamente (por uma taxa), insira entradas, colabore, identifique o texto e até mesmo defina uma senha para proteger seus documentos particulares. Há uma versão gratuita disponível que usa anúncios e marcas d'água em suas digitalizações, entre outras limitações.
Um dos aplicativos mais repletos de recursos vem na forma do Scanner Pro (US $ 6, 99) com um preço adequado para combinar. O aplicativo possui recursos como detecção de borda em tempo real para melhor enquadramento, sincronização do iCloud para manter cópias de segurança em sincronia com seus dispositivos e upload direto para o Dropbox, Google Drive e Evernote. Se você precisa de um aplicativo que faça tudo, o Scanner Pro provavelmente é isso.
Android
Os usuários do Google também podem usar o CamScanner + (US $ 4, 99) ou a versão gratuita mais popular, que apresenta um conjunto de recursos robusto semelhante. Como é de se esperar, o teste gratuito marca seus scans recebidos e limita alguns dos recursos mais úteis do aplicativo, mas a qualidade oferecida pelo CamScanner é excelente Digitalize documentos no seu telefone com o CamScanner para Android Digitalize documentos no seu telefone com o CamScanner para Android Você pode usar este aplicativo útil para digitalizar qualquer documento direto do seu telefone. Consulte Mais informação .
Outra boa alternativa ao CamScanner + é o Mobile Document Scanner ($ 4.99), também conhecido como MDScanner. Com suporte a várias páginas, detecção de bordas e uma variedade de opções de processamento para destacar texto, imagens ou desenhos de quadro branco, o aplicativo é uma adição altamente capaz ao seu escritório móvel. Como sempre, você pode conferir a versão gratuita que conta com publicidade, marca d'água e uma digitalização em lote limitada.
telefone do Windows
Na pressa de dominar o panorama dos aplicativos de escaneamento móvel, os desenvolvedores do CamScanner acessaram a loja do Windows Phone com o CamScanner gratuito para Windows Phone. Pelo que posso dizer, o aplicativo não tem limitações e nem custa um centavo - o preço que você paga é em recursos, pois nem tudo disponível nas versões iOS e Android está funcionando bem aqui ainda. Ainda assim, é grátis e produz um PDF de aparência saborosa.
Devido à popularidade da plataforma (falta de), os usuários do Windows Phone não têm muita escolha quando se trata de outros aplicativos. Há o Handyscan gratuito, mas não parece melhor do que o CamScanner, então você está melhor com o primeiro.
Armazenamento na núvem
Um dos benefícios de digitalizar seus recibos para PDF ou formato de imagem é poder armazená-los na nuvem, prontos para serem acessados sempre que você precisar deles. Felizmente, existem alguns aplicativos que combinam armazenamento, organização e até mesmo captura de documentos - e todos eles são gratuitos.
Google Drive (grátis; iOS e Android)
A plataforma de armazenamento na nuvem do Google é um ótimo lugar para guardar seus recibos, desde que você não esteja muito preocupado em colocar seu histórico de compras nas mãos do Google. Os aplicativos iOS e Android apresentam um recurso de digitalização de documentos que permite capturar, carregar e organizar rapidamente seus recibos e outros documentos. A melhor parte disso é que você pode usar vários dispositivos que executam diferentes sistemas operacionais para capturar tudo e armazenar (ou acessar) tudo no mesmo lugar.
Desculpem os usuários do Windows Phone, o Google ainda não se deu ao trabalho de criar um aplicativo para a sua plataforma - e não parece que eles irão em breve.
Evernote (grátis; iOS, Android, Windows Phone e Blackberry)
O Evernote é uma ótima alternativa ao Google Drive se você já usa o serviço de anotações. Além de ser gratuito para uma conta básica (10 MB de tamanho máximo de notas, 60 MB por mês de upload), as versões para iOS e Android contêm um excelente scanner de documentos, ideal para salvar snaps de recibos fáceis de usar. Você pode anexá-los a uma nota ou caderno de sua escolha, marcá-los e até mesmo abri-los no Skitch para anotação.
Infelizmente, as versões do Windows Phone e do Blackberry não incluem a digitalização de documentos, mas permitem que você tire um piscar de olhos e faça o upload de seu dispositivo - então, é isso mesmo.
Lente do Office para o OneNote (Free; WindowsPhone)
Quando se trata de escanear, os usuários do Windows Phone têm um truque bem útil: um aplicativo dedicado chamado Office Lens escaneia recibos, documentos e lousas diretamente para o OneNote. O aplicativo requer que você faça o login com uma conta da Microsoft e permite que você salve imagens no "modo de documento" e no "modo de quadro branco" direto para a nuvem. Você pode acessá-los através do aplicativo OneNote integrado do WindowsPhone ou de uma edição de área de trabalho semelhante.
Digitalize de maneira mais inteligente usando um scanner de documentos
Se você estiver constantemente desapontado com os resultados da digitalização no computador de mão, convém considerar um scanner de documentos. Nós mostramos a você como fazer um no passado Como você pode fazer uma foto de um documento com a câmera do seu smartphone, na esperança de convertê-lo usando o OCR? software em um documento PDF ou Word mais tarde? Talvez você tenha tentado tirar ... Leia mais, e se você digitalizar muitos recibos, pode valer a pena dedicar um tempo para fazer o seu próprio.
Mantendo o seu dispositivo imóvel e permitindo a entrada de muita luz, uma caixa de digitalização pode melhorar consideravelmente a qualidade das digitalizações e reduzir a distorção causada pela correção das bordas.
Use o IFTTT para uma organização mais inteligente
O IFTTT é uma ferramenta de automação infinitamente útil que usa uma combinação de gatilhos e ações. O IFTTT pode ajudá-lo a organizar os recibos de várias maneiras, mas o principal benefício que vejo é usá-lo para organizar seus recibos digitais para que eles apareçam junto com os recibos digitalizados.
Se você é um usuário do Gmail, pode configurar vários acionadores, como adicionar um determinado marcador a uma mensagem, linhas de assunto ou e-mails de remetentes designados. Se você já configurou seus filtros para que os e-mails de compras sejam automaticamente rotulados à medida que chegam à sua caixa de entrada, todo o processo pode ser incrivelmente simples.
É um caso simples de escolher sua ação - armazenar em uma pasta designada do Google Drive, salvar no Dropbox, salvar uma nova anotação no bloco de notas "Recibos" do Evernote, adicionar uma nova anotação à sua conta do OneNote - a escolha é seu, e bastante ilimitado nisso.
Sério sobre a digitalização?
Finalmente, se você realmente levar a sério a digitalização, talvez queira considerar um scanner móvel como o Doxie ou o Flip-Pal. Ao contrário dos modelos robustos de mesa, esses modelos (especialmente os da Doxie) são projetados para serem leves e móveis. O modelo básico de cada empresa começa em US $ 149, mas se você fizer muita digitalização, a taxa de entrada não deve ser um problema.
Quais são as suas dicas para ficar no topo da sua pilha de recibos em papel? Adicione seus próprios mecanismos de enfrentamento nos comentários abaixo.
Créditos de Imagem: Recibos de Supermercado Via Shutterstock