Mais cedo ou mais tarde, a caixa de entrada de todos do Gmail se torna uma grande confusão. Há muitos truques para lidar com a sobrecarga de e-mails, mas há um que você pode não estar usando: bons e velhos rótulos do Gmail .
Os rótulos já existem há muito tempo, então eles quase se tornaram pontos cegos para muitos de nós. Sou usuário do Gmail desde a sua criação, mas nunca usei rótulos até recentemente. Isso mudou completamente como eu me aproximo do e-mail, finalmente me ajudando a domar minha caixa de entrada.
O uso de rótulos depende de alguns princípios básicos de produtividade, assim como qualquer sistema de gerenciamento de tarefas. Aqui estão os truques que me ajudaram e podem ajudá-lo também.
Os rótulos não devem fazer você pensar
A aplicação de um rótulo deve ser mecânica; a ação que você toma baseada em um rótulo deve ser mecânica.
Esta é talvez a parte mais importante do uso de marcadores no Gmail. Inicialmente, você será tentado a criar uma longa lista de rótulos. "Cada tarefa ou e-mail é único", você dirá a si mesmo. Evite cair nessa armadilha. Quanto mais rótulos você tem, mais eles fazem você pensar, mais tempo você leva. Você tem que lutar ativamente contra a fadiga das decisões. Como formar um novo hábito quando parece muito difícil continuar. Como formar um novo hábito quando parece difícil demais continuar seguindo os hábitos não se formam da noite para o dia. Todos os anos, fazemos essas resoluções que exigem grandes mudanças. Se você quer um novo hábito, precisa estar preparado para armadilhas e como superá-las. Leia mais, e é isso que os rótulos devem ser.
Tenha o mínimo de etiquetas possível. Cada rótulo deve servir a um único propósito. Como regra geral, use esses rótulos primários e adicione mais cinco específicos às suas necessidades de trabalho.
Os 5 rótulos principais: hoje, pronto, esperando, tarefa, resposta
Vários especialistas da caixa de entrada recomendam fazer uma varredura diária do seu e-mail pela manhã Como vencer o vício por e-mail acompanhando os hábitos da caixa de entrada O e-mail está roubando seus dias, e está sendo sorrateiro sobre isso. Você pode recuperar o controle do seu tempo. Descobrir quanto tempo você dedica ao e-mail agora e roubá-lo de volta. Leia mais, para saber o que fazer com cada email. Trate esta verificação como a hora de organizar sua caixa de entrada, da mesma forma que organizaria sua lista de tarefas.
A regra zero do gerenciamento de e-mail: se você puder excluí-lo, exclua-o. Para as mensagens que você não pode excluir, normalmente você pode categorizá-las com esses cinco marcadores principais:
- Hoje: Marque isso em qualquer email que tenha uma ação a ser tomada hoje. Tudo bem se um e-mail estiver marcado hoje, assim como qualquer outra coisa; o ponto é saber que este e-mail é pertinente para hoje.
- Tarefas : Se um email tiver um projeto ou tarefa que você precisa fazer hoje, marque-o com esse rótulo. Ponto-chave: A tarefa precisa ser mais do que apenas responder a esse email. Você pode tentar combinar isso com o Sortd para transformar o Gmail em um painel de tarefas parecido com o Trello Transforme o Gmail em um painel de tarefas parecido com o Trello Com o Gmail Transforme-o em um painel de tarefas parecido com o Trello lista de tarefas. Bem, agora você pode obter a organização no estilo do Trello no Gmail com uma nova extensão do Chrome, a Sortd. Consulte Mais informação .
- Resposta: Marque isso em qualquer email que precise de uma resposta. Assim, um e-mail pode ser marcado como "Hoje + Tarefa + Responder", indicando que ele contém uma tarefa que não é de e-mail e deve ser respondido até o final do dia.
- Esperando: Marque isso em qualquer e-mail onde for importante para você, mas você terá que esperar que outra pessoa realize uma ação. Eu peguei este truque de dicas do fundador do ActiveInbox Andy Mitchell sobre como gerenciar sobrecarga de e-mail Como lidar com sobrecarga de caixa de entrada e listas de tarefas em e-mails Como lidar com sobrecarga de caixa de entrada e listas de afazeres em e-mails E-mail não é apenas comunicação, também amplamente dita sua lista de tarefas. Vamos falar sobre as melhores dicas para vincular a caixa de entrada à nossa produtividade com Andy Mitchell - o fundador do ActiveInbox. Consulte Mais informação .
- Feito: o rótulo mais importante. Qualquer email cuja entrada não seja mais necessária, marque-o como Concluído. Não sou fã de excluir e-mails, pois prefiro ter essa trilha de papel; e mesmo que você esteja arquivando um e-mail, uma resposta do remetente retornará à sua caixa de entrada. Você precisa da etiqueta “Feito!”, Especialmente se você for um fã do método de produtividade da lista de condutas.
Os rótulos são ótimos como placebos!
Sempre que recebi uma nova notificação por e-mail, meu primeiro instinto foi abrir, ler, responder ou excluir. Foi perturbador para o meu fluxo de trabalho. Mas essa notificação desacompanhada me incomodaria, então acabei interrompendo o que eu estava fazendo para resolvê-lo.
Agora, eu apenas aplico um rótulo e volto a trabalhar. Eu dirijo o e-mail mais tarde, quando meu trabalho atual estiver concluído. A aplicação de um rótulo me dá a satisfação mental de ter interagido ou abordado o e-mail, sem gastar o tempo que eu teria de outra forma.
Os rótulos são um placebo fantástico para aqueles que compulsivamente precisam fazer algo sobre os e-mails recebidos.
Etiquetas devem ser fáceis de acessar, aplicar e identificar
O Gmail tem várias ferramentas para tornar os rótulos mais fáceis de usar. Gaste um pouco de tempo personalizando a aparência dos rótulos, isso aumentará seu uso.
Vá até o ícone de Engrenagem> Configurações> Rótulos para ver todos os seus rótulos e gerenciá-los. Aqui, eu também recomendo ocultar a maioria dos outros itens que você vê na barra lateral esquerda Gmail atualiza os rótulos usando extensões de dois laboratórios [Notícias] Gmail atualiza rótulos usando extensões de dois laboratórios [Notícias] Leia mais, como Enviados, Rascunhos, Importante, Categorias, Círculos e mais. Se os marcadores aparecerem primeiro, será mais fácil identificá-los e arrastar e soltar nos e-mails.
Além disso, codifique por cores seus rótulos. Clique na minúscula lista suspensa em qualquer rótulo na barra lateral para escolher cores. Cores simples aplicadas às suas etiquetas primárias ajudarão você a identificá-las facilmente. Eu uso um rótulo verde para "DONE!" - é gratificante olhar e saber que não preciso mais me preocupar com esse e-mail. Da mesma forma, eu marquei o rótulo “HOJE!” Com vermelho vivo, então sempre me chama a atenção.
Sem extensões, sem frescuras
A beleza dos rótulos é que ele é incorporado ao Gmail. Você não precisa de extensões de mastigação de RAM que possam ser usadas no Chrome, mas não no aplicativo do Gmail para dispositivos móveis. Funciona perfeitamente sempre que você abre sua caixa de entrada. Os melhores sistemas de produtividade são aqueles que saem do seu caminho, e é isso que os rótulos são.
Se você tiver um truque para usar os marcadores de maneira mais eficaz no Gmail, adoraríamos ouvir! Deixe cair suas sugestões nos comentários, ou faça todas as perguntas que você tem.
Créditos da Imagem: Cairo