Guia de Encontro On-line: Software e Estratégia

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Índice

§1. Introdução

Este guia está disponível para download como PDF gratuito. Baixe o Guia de Encontros On-line: Software e Estratégia agora . Sinta-se à vontade para copiar e compartilhar isso com seus amigos e familiares.

§2 - Serviços de reuniões gratuitos e de baixo custo

§3 - Serviços de armazenamento em nuvem

§4 - Preparando e Realizando Reuniões

§5 - Ferramentas para reuniões on-line e móveis

§6 - Aplicativos do iPad para reuniões

§-Conclusão

1. Introdução

Os modernos serviços de videoconferência são fáceis de usar e estão disponíveis para praticamente qualquer pessoa que tenha um computador ou smartphone. A capacidade de se conectar e se encontrar com pessoas on-line significa que não estamos mais limitados pela localização geográfica. Além disso, inúmeros sites nos fornecem uma ampla variedade de ferramentas e recursos para conduzir reuniões, planejar e executar projetos e reduzir a quantidade de papel impresso tradicionalmente necessária para fazer as coisas.

O objetivo deste guia é apresentar a você muitos dos recursos e ferramentas on-line usados, gratuitos ou relativamente baratos para realizar reuniões on-line e trabalhar em colaboração em projetos, relatórios, apresentações, documentos e afins. Também forneço dicas e sugestões de como alguns recursos são mais úteis do que outros, o que você pode considerar ao fazer escolhas sobre quais recursos você precisa para sua equipe ou comitê.

Lembre-se de que, embora a realização de reuniões usando videoconferência on-line possa economizar tempo e dinheiro, você ainda precisa trabalhar dentro das limitações da videoconferência. Além disso, a realização de reuniões on-line ainda requer o mesmo preparo de reuniões que as reuniões presenciais tradicionais. No capítulo 4, forneço uma visão geral básica para preparar e conduzir reuniões. Eu também sugiro livros que entrem em mais detalhes sobre esse assunto.

O guia não é de forma abrangente. Ao pesquisar e experimentar recursos diferentes, você terá uma noção melhor de quais são suas necessidades específicas para reuniões on-line e desenvolvimento de projetos.

Ao escrever este guia, presumo que você tenha conhecimentos básicos e intermediários sobre como usar um computador, navegar na Internet e registrar-se para serviços on-line. Eu forneço uma visão geral básica de vários recursos on-line, e conforme você se registra na maioria dos sites, verá que os desenvolvedores desses sites fazem um bom trabalho ao fornecer instruções passo a passo para usar suas ferramentas e serviços.

Mas antes de começarmos a explorar sites e recursos de reuniões on-line, há vantagens e desvantagens em reuniões de videoconferência - em comparação com reuniões presenciais físicas tradicionais - você deve considerar ao decidir as melhores opções para reuniões com sua equipe, comitê ou grupo .

Vantagens das reuniões online:

• Reuniões virtuais podem ser realizadas com participantes de várias regiões geográficas, reduzindo os custos de viagem.
• As reuniões on-line são econômicas, permitindo que os membros compartilhem documentos, sites e outras mídias por meio de serviços na nuvem ou pela Internet, reduzindo a necessidade de agendas, relatórios e outros documentos em papel.
• Reuniões on-line podem ser gravadas e arquivadas para revisão posterior.
• As reuniões on-line podem ser realizadas em ambientes confortáveis, como a casa ou o escritório de um participante ou até mesmo em um cibercafé.
• As videoconferências permitem a comunicação visual entre os participantes, possibilitando o reconhecimento de comunicação não verbal.

Desvantagens das reuniões online:

• Reuniões virtuais podem ser interrompidas por erros e problemas técnicos (por exemplo, conexões deficientes com a Internet, baixa qualidade de som ou vídeo, problemas com navegadores da Web e mau funcionamento do computador).
• Alguns participantes de reuniões virtuais podem não ter o computador e as habilidades de Internet necessárias para participar adequadamente de reuniões on-line.
• Reuniões virtuais nem sempre permitem contato físico e presencial entre os participantes, o que é útil para construir relacionamentos interpessoais.
• Reuniões virtuais nem sempre são propícias para workshops interativos, sessões de treinamento e grandes grupos de, digamos, dez ou mais pessoas.

2. Serviços gratuitos e de baixo custo para reuniões

Embora este guia descreva serviços gratuitos e populares de reuniões on-line, incluindo Meetings.io, Google Hangouts e LiveMinutes, há mais de uma dúzia de sites de videoconferência que você deve conferir e considerar. Observe, no entanto, que alguns desses sites, como Tinychat, Sifonr e Faceflow são basicamente para chats de vídeo muito pessoais e podem não ser apropriados para reuniões on-line formais. Outros sites, como o Skype e o Go To Meeting, são poderosos, mas exigem contas premium pagas para acesso à reunião do grupo. Os sites que abordo neste guia são amplamente gratuitos e acessíveis através de todas as plataformas de computador. Aqui está uma lista de outros sites que eu não incluo no guia, mas todos funcionam de maneira similar aos que eu descrevo nas seções a seguir.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Os recursos para procurar

A seguir, os recursos que você desejará considerar ao escolher uma ferramenta de videoconferência on-line.

• O serviço é multi-plataforma? Isso significa que pode ser acessado nos sistemas operacionais Windows, Mac OS X e Linux. A maioria dos serviços é multiplataforma, mas nem todos eles.
• Qual é o número máximo de participantes para o serviço? Por exemplo, o Hangouts do Google é limitado a 10 participantes por vez.
• Qual é o preço do serviço e quão limitadas são as opções gratuitas?
• Os links de URL podem ser compartilhados para convidar outras pessoas para as reuniões ou o serviço exige que os participantes tenham uma conta registrada para participar de uma videoconferência?
• O serviço permite o acesso a reuniões on-line por meio de um smartphone ou tablet?
• O serviço permite chamadas em conferência incorporadas?
• O serviço inclui ferramentas de colaboração integradas para criar documentos, listas de brainstorming e fazer enquetes?
• A ferramenta de videoconferência faz parte de uma conta de grupo maior que permite que os membros adicionem segmentos de mensagens, documentos, tarefas etc.?
• O serviço inclui um recurso de mensagem instantânea para que os participantes da videoconferência possam compartilhar mensagens de maneira privada e pública entre si?
• As reuniões de videoconferência podem ser salvas e arquivadas para visualização posterior?
• O serviço inclui opções para compartilhamento de tela da área de trabalho, para que os participantes possam ver a área de trabalho do computador?
• O serviço permite agendar e enviar links para a página da conferência vários dias antes da reunião? Ele fornece um link permanente para espaços de reunião on-line individuais?
• Há recursos integrados de compartilhamento de arquivos que podem ser usados ​​durante uma reunião por videoconferência?
• O serviço inclui um calendário e um catálogo de endereços integrados ou pelo menos integra-se a ferramentas como o Google Agenda ou o Exchange?

Qual serviço on-line você usará dependerá do tipo de reuniões que você realizar, ou seja, formal ou informal; membros permanentes ou em mudança do grupo; privado ou público. Se você estiver usando o serviço para um grupo ou comitê permanente, você e alguns outros membros devem discutir o tipo de recursos on-line que você acha que precisará para realizar reuniões on-line. Se você deseja realizar reuniões públicas e apresentações, considere um serviço facilmente acessível a novos usuários.

Realizar reuniões on-line pode economizar muito tempo e despesas, mas você também deve ter em mente o número de outras ferramentas on-line que sua equipe ou membros do comitê terão que acessar para se encontrar e trabalhar em projetos. Quanto mais ferramentas os membros do grupo tiverem para acessar, mais difícil será gerenciar mensagens e colaborar em documentos. Por esse motivo, o Google e seu recurso Hangouts do Google, por exemplo, podem oferecer algumas das mais variadas ferramentas e serviços para membros registrados do Google.

No entanto, a interface do usuário dos serviços do Google pode ser difícil de usar, especialmente para quem é novo no Google. Se você tiver membros da equipe que não são usuários do Google, eles não precisarão apenas configurar e aprender como usar uma conta de e-mail do Google, mas também aprenderão como usar os aplicativos do Google Drive, configurar videoconferência, e possivelmente usar as páginas e comunidades de redes sociais do Google+. Assim, se você adicionar constantemente novos participantes para cada reunião, você desejará selecionar um serviço que os participantes possam acessar rapidamente sem configurar uma associação e familiarizar-se com todas as ferramentas. O Meetings.io é um serviço gratuito que permite esse tipo de configuração rápida.

Também tenha em mente que a maioria dos serviços de videoconferência online não oferece as ferramentas necessárias para planejar e conduzir reuniões. Então, vamos querer procurar serviços como yaM.com ou MyCommittee.com, que eu discuto no Capítulo 5.

Nas seções a seguir deste guia, forneço uma visão geral dos serviços gratuitos populares de reuniões on-line. O serviço que você escolher dependerá, é claro, de suas necessidades específicas, mas esperamos que este guia seja útil para fazer essas considerações. Eu recomendo que você experimente alguns serviços antes de escolher um, de modo a certificar-se de que está obtendo todos os recursos necessários para o seu grupo ou clientes.

Meetings.io

Uma das ferramentas de reunião on-line mais rápidas e elegantes que recomendo é o Meetings.io. O serviço facilita o encontro com até cinco pessoas on-line por vez, e o site funciona bem para apresentações, demonstrações de produtos, conferências com clientes e redes sociais simples.

O Meetings.io não exige registro no site, a menos que você queira configurar sua própria página de perfil personalizada com um URL permanente. Você pode compartilhar a URL atribuída a outras pessoas e, depois de vinculá-las, basta configurar suas conexões de áudio e vídeo. Essa ferramenta de conferência on-line é uma ótima maneira de se conectar com clientes ou grupos existentes sem que eles se sintam sobrecarregados com muitos recursos e serviços on-line.

Você também pode criar uma página Meetings.io personalizada com um nome e um subtítulo, em que o URL inclui qualquer nome que você forneça (por exemplo, https://meetings.io/bakari). Uma página pessoal é como convidar clientes para seu escritório virtual ou sala de demonstração. Você também pode enviar links diretos para seus sites de redes sociais na sua página Meetings.io.

Você pode agendar reuniões instantâneas, não agendadas, ou pode configurar uma data, hora e duração para reuniões futuras. Além disso, a partir do serviço, você pode enviar uma solicitação a outras pessoas para participar de uma reunião que você está hospedando, e os destinatários só precisam se conectar e configurar sua webcam e seu microfone para participar.

Características incluem:

• Compartilhe um URL permanente para reuniões agendadas.
• A capacidade de nomear reuniões.
• A capacidade de exigir permissão para entrar em uma reunião.
• Compartilhamento de tela de desktop ao vivo.
• Live chatbox.
• Bloco de notas pessoal incorporado para cada participante.
• Compartilhamento de arquivos entre participantes.
• A capacidade de os participantes desligarem o microfone ou a webcam.
• Timer de reunião incorporado que começa quando cada participante faz login na reunião.
• A capacidade dos participantes de definir sua tela de videocam para o modo paisagem ou retrato.
• A capacidade de mudar para uma câmera ou fonte de microfone conectada diferente.
• A capacidade de ajustar o volume do alto-falante e o ganho do microfone.
• A capacidade de definir o espaço de reunião para o modo de tela inteira.

Recursos não incluídos:

• Nenhuma ferramenta interna de criação de documentos, exceto o recurso de bloco de notas.
• Nenhuma ferramenta para definir agendas ou manter reuniões.
• Nenhuma capacidade de colaborar em documentos.
• Não há acesso a aplicativos para dispositivos móveis, embora os desenvolvedores digam que o suporte esteja disponível para o iPhone em breve.
• Nenhum recurso de bate-papo privado.

Hangouts do Google

O Google lançou o Google+ em 2011 para ser uma rede social na tradição do Facebook e do Twitter. Quando você se registra em uma conta de e-mail no Google, você configura automaticamente uma página do Google+, que é um espaço on-line onde você pode se conectar com outros usuários do Google+, participar de comunidades e manter os chamados Hangouts e Eventos do Google - ambas plataformas de videoconferência gratuitas útil para a realização de reuniões privadas e públicas.

Escrevi detalhadamente sobre como usar o Google Hangouts para realizar reuniões Dicas sobre planejamento e realização de reuniões eficazes com o Hangouts do Google Dicas sobre planejamento e realização de reuniões eficazes com o Google Hangouts Com a tecnologia atual da Internet, realizar reuniões on-line pode ser eficiente e econômico especialmente se você os planejar previamente e usar ferramentas que economizam tempo. Nos últimos dois meses, participei de reuniões on-line ... Leia mais - o software evoluiu desde então, mas os principais recursos permanecem.

Os usuários do Google Hangouts podem realizar videoconferências com até 10 pessoas. Se você hospedar um Hangout, enviará um convite para membros de seus círculos do Google+ e / ou direcionará e-mails para seu Hangout programado. As pessoas que não são membros do Google+ também podem participar de videoconferências do Hangout se receberem um convite no formato de um link de URL. Um host do Hangouts ou outro participante também pode adicionar participantes por chamada telefônica, mas esse recurso é limitado a um participante do telefone por vez. (Veja instruções adicionais abaixo sobre a configuração de reuniões do Hangouts.)

O Google+ e todos os seus recursos estão disponíveis nos aplicativos iOS (iPhone e iPad) e Android, que os usuários podem usar para participar do Google Hangouts, desde que o dispositivo inclua uma câmera de vídeo e um microfone.

Antes de realizar as reuniões do Hangouts, lembre-se de lembrar aos participantes que é melhor usar um fone de ouvido com microfone para evitar ruído ambiente ou feedback de áudio durante a videoconferência.

Os participantes simplesmente precisam configurar sua webcam e microfone para participar. No entanto, se ainda não o fizeram, os participantes precisarão instalar em seu computador um plug-in de voz e vídeo do Google. Se você tiver membros da equipe que são novos no Google, forneça a eles este link para obter instruções sobre como começar a usar o Hangouts.

O Google+ e o Hangouts do Google fazem parte de um tipo de ecossistema que inclui os seguintes recursos úteis para reuniões on-line privadas e públicas:

• O Google+ funciona como o Facebook, pois permite que os usuários criem seguidores e compartilhem conteúdo on-line.
• Os usuários do Google podem agendar facilmente eventos e reuniões no calendário do Google e compartilhar datas com outros membros ou clientes do grupo.
• O Hangouts do Google é um serviço de compartilhamento de vídeos instantâneo que permite até 10 pessoas, incluindo o host, para participar.
• O Google contém um serviço do Google Drive, que consiste em ferramentas de criação de documentos que podem ser usadas na área de Hangouts de videoconferência.
• Os participantes do Hangout podem usar notas compartilhadas e um quadro branco durante as reuniões on-line.
• Os participantes podem assistir a um vídeo do YouTube ao mesmo tempo na área do Hangouts e usar a caixa de bate-papo no lado direito da página do Hangouts para discussão.
• Os Hangouts incluem uma caixa de chat para os participantes do grupo.
• O espaço para reuniões do Hangouts também inclui compartilhamento de tela integrado.

Como iniciar um hangout

Você inicia um hangout acessando sua página do Google+ e clicando no botão amarelo do Hangouts no lado esquerdo da página. Se não estiver lá, você deve encontrá-lo dentro do item de menu "Mais" no lado esquerdo da página. Em seguida, clique no botão vermelho “START A HANGOUT” no topo da página.

Se você já tiver o plug-in do Google adequado instalado no seu computador, pode continuar dando um nome ao Hangout e adicionando os convidados por nomes individuais, um ou mais de seus Círculos e por endereços de e-mail. As pessoas que você convidar para um Hangout receberão uma notificação do Google+ se forem membros de um de seus Círculos ou por e-mail.

Se você tiver reuniões do Hangouts regulares com o mesmo grupo de pessoas, crie um Círculo do Google+ para os membros do grupo para poder enviar convites com facilidade.

Agendar Hangouts

Normalmente, os convites são enviados para o Google Hangouts mais ou menos na época em que são realizados, mas há uma maneira de pré-programar convites para um Hangouts do Google. Veja como:

1. Clique no botão Eventos, no lado esquerdo da página do Google+.
2. Clique em Criar Evento.
3. Adicione as informações relevantes para seu evento e participantes (em seus círculos ou e-mails) que você deseja convidar.
4. Clique no botão Opções de evento e escolha as opções apropriadas em Básico.
5. Clique no botão Avançado e selecione Hangout do Google+.
6. Clique no botão Convidar e todos os participantes listados receberão uma notificação do Google+ na qual eles poderão confirmar presença no Hangout.

Se você quiser que seu Hangout seja visto pelo público e salvo automaticamente em seu canal do YouTube, ative o Hangouts On Air, outro recurso do Google+.

O Hangouts On Air funciona de maneira semelhante aos Hangouts do Google normais e pode incluir até 10 participantes, mas os eventos On Air também podem ser exibidos publicamente por qualquer pessoa que tenha um link para o evento.

Recursos não incluídos:

• Pré-programar o Hangouts não é tão simples quanto deveria.
• Não há recurso interno de mensagens para os participantes do Hangouts; no entanto, os membros do Google+ podem usar o recurso de bate-papo particular fora da área do Hangouts.
• Não há modelos internos para criar agendas ou manter atas.
• As reuniões do Hangouts não podem ser arquivadas offline sem salvá-las no YouTube primeiro.

LiveMinutes

Embora o Hangouts do Google possa ser um serviço útil para sair com seus contatos do Círculo, um serviço mais formal e menos intrusivo, como o LiveMinutes, pode ser melhor para reuniões on-line formais. E, enquanto o Google Hangouts coloca os participantes no centro de sua plataforma, o LiveMinutes coloca as ferramentas de colaboração da equipe no centro. O LiveMinutes é mais como um escritório virtual do que uma rede social. Ele tem uma interface de usuário limpa e é fácil configurar uma videoconferência com apenas alguns cliques.

Características incluem:

• Os participantes podem se conectar a uma reunião do LiveMinutes por meio de um navegador da Web, telefone ou Skype. Até 9 pessoas podem participar de uma reunião de cada vez.
• Cada reunião recebe um link de sala exclusivo, que pode ser compartilhado.
• Os visitantes podem visitar uma reunião sem registrar uma conta; no entanto, eles não poderão visualizar relatórios de reuniões on-line nem receber convites para isso.
• Os participantes também podem se conectar a uma reunião por meio de ligação telefônica e pin.
• A capacidade de compartilhar, anotar e colaborar em documentos importados no espaço da reunião. Os documentos podem vir de qualquer fonte no seu computador e podem ser salvos no espaço de trabalho do LiveMinutes.
• Chat instantâneo entre os participantes.
• Integra-se ao Evernote e ao Dropbox, facilitando a importação e exportação de documentos.
• Ferramenta de esboço ao vivo para colaboração entre todos os participantes.
• Todas as reuniões do LiveMinutes são salvas e arquivadas para visualização posterior.
• Depois que uma reunião é encerrada, um relatório profissional, incluindo todos os documentos colaborados, pode ser compartilhado e baixado como um PDF.

Recursos não incluídos:

• Nenhum compartilhamento de tela da área de trabalho.
• Não há modelos dedicados para desenvolver agendas, tirar minutos ou criar uma lista de tarefas.
• Nenhum recurso de bate-papo privado para os participantes.
• Até o momento, não há suporte para acesso a aplicativos móveis.

Wiggio (trabalhando em grupos)

O Wiggio é outro aplicativo de videoconferência on-line que oferece uma plataforma semelhante a um escritório e várias ferramentas úteis (por exemplo, agenda, lista de tarefas, candidato a pesquisa, compartilhamento de documentos) para planejar e gerenciar projetos. Wiggio Leve seu grupo para o próximo nível Com o Wiggio Para fazer as coisas Levar seu grupo para o próximo nível Com o Wiggio Para fazer as coisas Eu temo trabalhar e colaborar em um projeto em grupo no qual os membros da equipe insistem em usar principalmente face a face reuniões de rosto, folhetos de papel e inúmeras trocas de e-mail. Existem muitos recursos on-line que podem ... Read More é um ótimo serviço de colaboração para clubes, escolas e salas de aula, além de empresas e organizações. Seus recursos de videoconferência permitem reuniões de até 10 participantes por vez.

Características incluem:

• Fácil configuração de uma conta de grupo com uma conta de email de grupo dedicada.
• Vários grupos podem ser criados.
• Os documentos podem ser enviados para grupos e compartilhados.
• Cada grupo recebe seu próprio calendário para agendar eventos, reuniões e datas de vencimento.
• Os participantes do grupo podem realizar reuniões online virtuais e teleconferências.
• As reuniões virtuais podem ser pré-programadas e as solicitações de datas de reuniões potenciais podem ser enviadas por e-mail para os membros do grupo decidirem.
• Os participantes podem ingressar em reuniões por meio de URL e senha personalizados, telefonemas e senhas, ou inserindo um ID de reunião.
• Links para reuniões on-line podem ser compartilhados no Twitter e no Facebook na área da reunião.
• Os participantes podem ser notificados sobre uma reunião por meio de texto e mensagem de e-mail com a conta do grupo.
• O compartilhamento de tela é permitido.
• Conversa instantânea entre participantes online.
• Colaboração de quadro branco entre membros.
• Suporte para aplicativos para iPhone, que inclui a maioria dos recursos encontrados na plataforma on-line, exceto o recurso de videoconferência.

Como você pode ver, o Wiggio é um dos mais ricos em recursos dos serviços descritos aqui. O site inclui pequenos tutoriais sobre cada um dos seus recursos, que podem ser visualizados na área da reunião. O aplicativo on-line pode não ser tão fácil de usar quanto o Meetings.io, mas é muito útil para grupos, comitês e equipes que trabalham juntos regularmente. A grande variedade de recursos oferecidos pela Wiggio permite que os participantes planejem e colaborem com mais facilidade em projetos, sem precisar usar várias outras ferramentas on-line.

Recursos não incluídos:

• Não há modelos dedicados para o desenvolvimento de agendas e atas.
• Nenhuma integração com o Evernote, o Dropbox ou o Springpad.
• Não é possível usar o aplicativo iPhone Wiggio para participar de bate-papos por vídeo.

3. Serviços de armazenamento em nuvem

Serviços de nuvem e compartilhamento de documentos

A maioria das reuniões - tanto online como off - gira em torno de fazer as coisas. Ao se reunir para planejar eventos, trabalhar em projetos, avaliar orçamentos e debater ideias, estamos colaborando como uma equipe ou um comitê para cumprir metas e tarefas acordadas. Quando se trata de colaboração e trabalho em equipe, a Internet oferece algumas ferramentas incríveis para trabalhar e colaborar de maneira mais eficiente, ao mesmo tempo em que reduz a quantidade de papel, e-mails e telefonemas que precisamos usar para fazer as coisas.

Quando inicio um novo projeto, normalmente crio uma nova pasta do Evernote, Springpad e / ou Dropbox. Para mim, esses serviços de armazenamento na nuvem são principalmente para sincronizar documentos, notas e páginas da web marcadas entre meu computador e dispositivos móveis. Eu raramente uso a pasta Documentos local no meu computador. Não faz sentido fazê-lo quando trabalho entre vários dispositivos.

Mas também uso esses serviços de armazenamento porque eles são uma maneira conveniente de compartilhar documentos com pessoas com quem trabalho. Eu compartilho o conteúdo das minhas pastas on-line com alguns cliques simples. Se os outros membros da equipe com quem trabalho forem experientes em Internet, podemos compartilhar pastas e reduzir a quantidade de emails para compartilhar e comunicar documentos e anotações.

Com serviços baseados em nuvem, como o Evernote, o Dropbox, o Google Drive e o Springpad, você pode compartilhar links para anotações, arquivos ou pastas em sua conta por e-mail, uma rede social ou qualquer website.

Escolhendo um Serviço Cloud

A melhor maneira de escolher e usar um serviço de nuvem para sua equipe ou grupo é pesquisar quais serviços em nuvem eles já usam; ou seja, a menos que sua empresa ou organização já use uma plataforma corporativa como o Dropbox, o Evernote ou o Google Drive. Cada um desses serviços em nuvem tem suas vantagens e desvantagens, mas eu diria que o Google e sua plataforma em nuvem Google Drive têm, neste momento, a mais ampla gama de ferramentas e serviços gratuitos - embora a interface do usuário do Google Drive seja, a meu ver, pode não ser tão intuitivo e atraente quanto o Evernote e o Springpad.

Se cada membro da sua equipe já tiver uma conta do Google, o Google Drive facilita o compartilhamento de eventos da agenda do Google e a colaboração em documentos. A maioria dos serviços de escritório do Google também se integra ao Google Hangouts. O Google é amplamente acessível e a maioria de seus serviços é gratuita, desde que você não se importe com anúncios ocasionais.

Se os membros de sua equipe estiverem usando serviços de nuvem diferentes, convém decidir como grupo usar um único serviço para projetos de grupo e reuniões, para que a colaboração entre membros seja mais eficiente. Também esteja preparado para mudar para um serviço diferente depois de descobrir quais são as necessidades de colaboração da sua equipe. Se suas principais necessidades são compartilhamento de arquivos entre membros do grupo, o Dropbox deve ser suficiente. Mas se você quiser colaborar na redação de documentos, o Google Drive, o Evernote ou o Springpad podem ser escolhas melhores, pois cada um desses serviços de nuvem tem um aplicativo de criação de documentos integrado, que discuto mais na seção a seguir.

Dropbox e Google Drive

Recomendo o Dropbox e / ou o Google Drive como plataformas universais de armazenamento de arquivos que oferecem os melhores e mais fáceis serviços para armazenar, gerenciar e compartilhar arquivos em qualquer computador, sem mencionar os smartphones e tablets mais populares. Observe, no entanto, o maior recurso ausente do Dropbox: ele não contém um aplicativo de edição de texto integrado, como os outros serviços de armazenamento em nuvem. O Google Drive, por outro lado, funciona exatamente como o Dropbox - mas também contém um conjunto de aplicativos de escritório para criar documentos, planilhas, apresentações e muito mais.

Embora eu use tanto o Dropbox quanto o Google Drive, eu uso principalmente o Dropbox para todos os meus documentos e outros arquivos de mídia, principalmente porque ele se integra tão bem com outros aplicativos móveis populares no meu iPhone e iPad. À medida que ganha mais usuários, o Google Drive acabará se expandindo e se integrando a outros aplicativos e dispositivos móveis.

O Dropbox faz um trabalho magnífico de servir como sua pasta de documentos baseada em nuvem. Você pode baixar e instalar o Mac, PC e versões de aplicativos móveis do Dropbox em seu computador e em dispositivos móveis, e todos os documentos e arquivos de mídia adicionados à sua conta do Dropbox são sincronizados automaticamente entre seus computadores e dispositivos. . Você também pode ficar on-line e acessar seu Dropbox em qualquer navegador da web.

Então diga que você cria um documento do Word no seu computador e o salva em uma pasta na sua conta do Dropbox, com o Dropbox você poderá acessar e modificar esse documento em outros computadores e dispositivos móveis, e vice-versa.

Compartilhamento do Dropbox

Para projetos de equipe, o Dropbox é muito útil para compartilhar arquivos e pastas. Por exemplo, você pode clicar com o botão direito do mouse em Control ou clicar em qualquer arquivo ou pasta que você salvou em sua conta Dropbox local ou on-line e obter um URL exclusivo que possa ser compartilhado publicamente via e-mail ou em qualquer lugar on-line. O link permitirá que outros visualizem e baixem o arquivo on-line, independentemente de serem membros do Dropbox ou não.

Você também pode compartilhar pastas inteiras com outros membros de sua equipe, que também devem registrar uma conta do Dropbox para acessar a pasta. Para compartilhar uma pasta no Dropbox, clique com o botão direito do mouse ou com o botão Control na pasta que deseja compartilhar - na sua máquina local ou na conta do Dropbox on-line - e selecione Compartilhar esta pasta. De lá, você será levado à janela de compartilhamento, na qual poderá inserir ou importar endereços de e-mail para as pessoas com quem deseja compartilhar a pasta. Observe também que você pode selecionar para permitir que esses contatos designados, por sua vez, convidem outras pessoas para compartilhar a pasta.

Os usuários com quem você compartilha pastas poderão visualizar e editar arquivos nessa pasta.

Observação: o Dropbox oferece até 2 GB de armazenamento gratuito, mas você pode obter mais convidando os participantes a se registrarem em uma conta ou você pode pagar US $ 99 por ano para até 100 GB de armazenamento.

Google Drive

O Google Drive funciona da mesma maneira que o Drobox. Ele começa com 5 GB de armazenamento gratuito, no qual você pode salvar qualquer tipo de arquivo em sua conta. Assim como o Dropbox, você pode fazer o download e instalar o aplicativo do Google Drive que sincroniza e espelha todos os seus documentos do Google Doc em sua conta on-line. Você também pode acessar o conteúdo do Google em seus dispositivos móveis compatíveis com o aplicativo para dispositivos móveis do Google Drive.

Como indiquei anteriormente, a vantagem do Google Drive é que ele possui aplicativos integrados para criar documentos de texto, planilhas, apresentações, pesquisas on-line e formulários. Esses aplicativos não são baixados para o seu computador, mas são acessados ​​por meio de sua conta do Google. Você nunca precisa instalar ou atualizar o software no computador. Você pode exportar documentos criados no Google Docs e abri-los em aplicativos como o Word e o Excel.

Você também pode compartilhar documentos do Google Drive com outros usuários do Google e de outros usuários, mas o processo não é tão fácil quanto com o Dropbox, o Evernote ou o Springpad. Você precisa se conectar à sua conta do drive.google.com, marque a caixa ao lado do arquivo ou da pasta que deseja compartilhar. Em seguida, clique no botão Compartilhar acima dos documentos listados.

As opções de configurações do compartilhamento serão exibidas e incluirão um URL exclusivo para o documento que você deseja compartilhar. Você pode optar por compartilhar esse link publicamente ou em particular com as pessoas da sua lista de Colaboradores, que provavelmente também terão um endereço de e-mail do Google.

Infelizmente, você não pode compartilhar documentos diretamente do aplicativo do Google Drive, pastas ou arquivos armazenados em sua unidade local, como você pode usar com o Dropbox, o Evernote e o Springpad.

No entanto, observe que a maior vantagem de usar o Google Drive e seus aplicativos de criação de documentos é que você e outros membros de sua equipe podem colaborar em documentos ao mesmo tempo. Você pode realmente assistir a edições feitas por outras pessoas em tempo real. pode ver o seu. Com o Dropbox, os membros da sua equipe terão que baixar arquivos e abri-los em seu computador ou dispositivo móvel para editar ou adicionar conteúdo a ele.

Compartilhamento básico do Evernote

Evernote e Springpad - ambos populares serviços de anotações - também oferecem poderosos recursos de compartilhamento de documentos e pastas, que descrevo em detalhes neste artigo MUO, Como compartilhar notebooks no Evernote e no Springpad Como compartilhar notebooks no Evernote e no Springpad Como compartilhar notebooks No Evernote e no Springpad O Springpad e o Evernote são gabinetes de arquivos incríveis para armazenar e gerenciar artigos, receitas, produtos e recortes de texto que queremos salvar para revisão posterior. Mas uma maneira adicional de maximizar esses portáteis poderosos é ... Leia Mais. Aqui vou dar uma visão geral básica desses serviços.

Com o Evernote, você pode clicar no botão de compartilhamento de qualquer nota salva em sua conta e selecionar o link dessa nota nas redes do Facebook, Twitter ou LinkedIn. Isso pode ser feito por e-mail ou copiando o URL para a área de transferência do seu computador e colando-o onde você quiser. Links para notas compartilhadas serão baixados como uma página da web, que por sua vez, os espectadores podem salvar em sua conta do Evernote, e também compartilhar com os outros.

Você também pode compartilhar seus blocos de notas individuais do Evernote com os membros de sua equipe, mas precisará de uma conta premium (US $ 45, 00 por ano) para fazê-lo.

Compartilhamento básico do Springpad

O Springpad é popular por criar cadernos para salvar links para o que você encontrar na internet, por exemplo, receitas, páginas de produtos, descrições de filmes, livros, artigos de instruções, etc. Como eu explico em um artigo MUO, o Springpad é visualmente orientado e atraente usar o Springpad vs Evernote: Por que a orientação visual é importante em um notebook on-line Springpad vs Evernote: Por que a orientação visual é importante em um notebook on-line É fácil entender por que há milhares de laptops on-line e de software: principalmente porque existe muita informação para gerenciar, marcar e compartilhar em nosso site on-line e móvel ... Leia Mais.

No entanto, você também pode usar o Springpad como um notebook genuíno e uma ferramenta de colaboração onde você pode criar documentos de texto básicos, listas de tarefas e adicionar arquivos - incluindo fotos e filmes do seu computador. Assim como no Evernote, você pode compartilhar links para as anotações e outros conteúdos salvos em seus blocos de anotações do Springpad. Os links baixados podem ser visualizados e compartilhados por qualquer pessoa para quem você envia os links.

Você também pode compartilhar cadernos inteiros com outros membros do Springpad e convidá-los a contribuir com notas e outros conteúdos para o seu bloco de anotações compartilhado. Ao contrário do Evernote, o compartilhamento de notebook no Springpad é gratuito. No entanto, observe que você não pode definir configurações somente leitura para seus blocos de anotações compartilhados do Springpad. Quando você os compartilha, eles são configurados automaticamente para colaboração.

Você pode convidar colaboradores para um bloco de notas clicando no botão de roda dentada Configurações encontrado na frente do ícone de visualização de um notebook ou no botão à esquerda de um bloco de anotações aberto. Em Configurações, você clica em Colaboradores e envia convites para os colaboradores, que também devem ser usuários do Springpad. Seu bloco de notas não será exibido em sua conta até que tenha aprovado seu convite.

O Springpad inclui vários outros recursos gratuitos não disponíveis no Evernote ou no Google Drive. Estes incluem configurações de alerta para documentos, listas de tarefas e afins; compartilhamento público de conteúdo e uma ferramenta especial de pesquisa para localizar títulos de livros, filmes, músicas, receitas, produtos, programas de TV e vídeos.

Embora, à primeira vista, o Springpad possa não parecer uma solução de nuvem para empresas ou organizações, convém visualizar o Springpad como um serviço que os membros de seu grupo podem usar para fins particulares e de reunião / projeto.

Listas de Tarefas On-line

Fazer as coisas requer que usemos ferramentas para nos lembrar das coisas que nos comprometemos a fazer. Mas distrações diárias e outras responsabilidades podem nos fazer esquecer ou ignorar tarefas menores ou desafiadoras. É aqui que as listas de tarefas podem ser úteis. Semelhante aos serviços de videoconferência on-line, as listas de tarefas digitais podem ser várias vezes mais úteis do que listas de tarefas escritas em papel - porque você pode colaborar.

Os serviços de notebook e nuvem que descrevi na seção anterior deste guia incluem listas de tarefas internas que podem ser compartilhadas e usadas para fins de colaboração. O Springpad inclui até um recurso gratuito "Lembrar-me" que pode ser anexado a qualquer nota ou lista de tarefas em seus blocos de anotações, bem como uma nota de alarme dedicada que você pode definir para receber notificações no seu e-mail. Esses recursos também funcionam com os aplicativos móveis do Springpad.

Wunderlist 2

Se você está procurando por uma lista de tarefas dedicadas e multiplataformas fora dos serviços de notebooks que eu descrevi na seção anterior, você pode querer experimentar o Wunderlist 2. O Wunderlist pode ser acessado em qualquer navegador da Web on-line e está disponível para download no Mac, Windows, Android, iPad e iPhone.

Características incluem:

• A capacidade de criar diferentes áreas de trabalho para diferentes projetos.
• A capacidade de convidar seus contatos do Facebook e Twitter, colegas de trabalho e membros da equipe para colaborar e compartilhar listas de tarefas.
• Você pode criar tarefas recorrentes.
• Alarmes podem ser adicionados a tarefas enviadas por e-mail e notificações no aplicativo.
• Tarefas podem ser favorecidas.
• Espaços de trabalho e listas podem ser salvos e reutilizados para projetos e eventos recorrentes.
• As listas e tarefas podem ser marcadas com palavras-chave como "reunião", "pesquisa", "email", "contato", "relatório", "documento" etc.
• Os espaços de trabalho incluem uma Exibição de Detalhes que lista lembretes, juntamente com tarefas e subtarefas recorrentes.
• O design dos espaços de trabalho pode ser personalizado.
• As contas do Wunderlist são protegidas usando criptografia SSL de 128 bits via HTTPS.
• Espaços de trabalho incluem um recurso Sticky Notes.
• As extensões do navegador da Web podem ser usadas para adicionar rapidamente tarefas à sua conta do Wunderlist.

Recursos não incluídos:

• Você não pode importar documentos e outras mídias para tarefas e espaços de trabalho do Wunderlist.
• Não há recurso de mensagens instantâneas para discussões on-line.
• Imagens não podem ser adicionadas a tarefas e anotações.
• Não há integração com outros serviços como o Evernote, o Dropbox ou o Google Drive.

Tenha em mente que o Wunderlist é um serviço separado, além dos outros serviços on-line que você e sua equipe podem estar usando. Se, por exemplo, você estiver usando o Google Hangouts ou o LiveMinutes para reuniões on-line, talvez não seja uma boa ideia adicionar um serviço separado, como o Wunderlist. Provavelmente seria melhor acessar o máximo de ferramentas possíveis em uma plataforma. Com isso dito, se você realmente gosta do Wunderlist, acho que definitivamente poderia ser usado como uma ferramenta primária de planejamento de projeto.

Kanban2Go

O Kanban2Go é outro aplicativo da web de gerenciamento de tarefas que é uma ótima ferramenta para trabalhar durante reuniões de videoconferência online, devido à sua orientação altamente visual e facilidade de uso.

Características incluem:

• Várias placas de gerenciamento de tarefas podem ser criadas para diferentes projetos.
• As tarefas podem ser movidas / arrastadas da lista “To Do” de uma placa, para “In Progress” e “Done”.
• Os membros da equipe podem ser convidados a colaborar em tarefas a bordo.
• Alarmes podem ser anexados a cada tarefa.
• Tarefas podem ser marcadas e filtradas por tags.
• Um status de atualização pode ser adicionado às tarefas.
• As tarefas podem ser exportadas para o calendário do iCal ou do Google.
• As tarefas podem ser compartilhadas via Evernote e os links para as placas podem ser compartilhados no Twitter.
• Placas podem ser ligadas para visualização pública ou mantidas em sigilo.
• Placas são pesquisáveis.

Recursos não incluídos:

• Você não pode importar documentos e outras mídias para as placas Kanban2Go.
• Não há recurso de mensagens instantâneas para discussões on-line.
• Imagens não podem ser adicionadas a tarefas e anotações.
• Não há integração com outros serviços, como o Facebook, o Dropbox ou o Google Drive.

4. Preparando e Realizando Reuniões

Na minha experiência, o maior desafio de realizar reuniões on-line não é tanto usar o software e as ferramentas on-line, mas sim planejar e realizar reuniões e torná-las o mais produtivas possível. Sempre que participo de uma reunião, on ou offline, onde não há agenda ou facilitador designado, praticamente não sei muito será feito. Uma reunião mal planejada pode ser uma grande perda de tempo, especialmente quando os participantes não estão cientes de seus próprios papéis e responsabilidades em tornar uma reunião produtiva. A maioria das pessoas adora conversar e socializar durante as reuniões, mas muitas vezes se queixam de que as reuniões são uma perda de tempo. No entanto, se os participantes da reunião entenderem e usarem estratégias para realizar reuniões eficazes, as reuniões podem ser muito úteis para realizar tarefas, especialmente quando se trabalha de maneira colaborativa.

Existem vários livros excelentes sobre planejamento e realização de reuniões eficazes que recomendo:

• Como fazer reuniões funcionar, por Micheal Doyle e David Straus
• Reuniões entediantes sugam: Obtenha mais de reuniões, ou sair de mais reuniões, por Jon Petz
• Excelência em reuniões: 33 ferramentas para liderar reuniões que obtêm resultados, por Glenn Parker e Robert Hoffman

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Percebo que os livros sobre a realização de reuniões eficazes não estão no topo da sua lista de leitura, mas se você participa regularmente de reuniões ou é responsável por planejá-los, ler e usar os métodos explicados em pelo menos um dos livros acima será muito útil. No entanto, lembre-se de que, embora você, como planejador de reuniões, possa entender o que é preciso para realizar reuniões eficazes, você não estará realizando reuniões apenas com você mesmo. Os membros da sua equipe, comitê e organização também devem estar cientes e implementar práticas de reuniões produtivas. As reuniões geralmente refletem a força e a eficácia geral de um negócio, organização ou grupo.

A seguir, um esboço para planejar e realizar reuniões eficazes. Se você achar que suas reuniões não são produtivas como deveriam, você deve, em algum momento, realizar uma reunião com seu grupo para discutir como tornar a reunião mais produtiva.

Preparação para Reunião

Você sem dúvida sabe que todas as reuniões eficazes normalmente incluem um facilitador capacitado, alguém que sabe como acompanhar a agenda e manter as pessoas concentradas. Mas reuniões eficazes também exigem preparação. Você - ou alguém da sua equipe - precisa assumir a responsabilidade pelo planejamento de reuniões, o que inclui a definição de um horário e local para cada reunião, o desenvolvimento de agendas e o envio de documentos e outros recursos que serão cobertos nas reuniões.

Acho que as reuniões eficazes são mais bem realizadas em um dia e horário agendados regularmente. Reuniões semanais ou quinzenais são muito úteis para o desenvolvimento da participação e coesão do grupo, e se as reuniões são planejadas e realizadas de forma consistente, elas devem se tornar mais fáceis de gerenciar e se tornar mais produtivas.

Configuração da agenda

Você deve definitivamente criar uma agenda padrão para suas reuniões, que deve incluir os seguintes itens e seções:

Cabeçalho da Reunião:

• Data da reunião
• Hora de início da reunião
• Hora de término de reunião
• Local da reunião
• Objetivo da reunião
• Lista de participantes
• Lista de documentos de referência da reunião (se aplicável)

Itens da agenda:

• Para cada item, liste o seguinte:
• Título ou tópico
• Breve descrição do tópico
• Pessoa responsável pelo item (lead)
• Duração do tempo para o item
• Lista de documentos de referência relacionados ao item (se aplicável)

Fonte : MyCommittee

Os itens da agenda devem ser acionáveis, por exemplo, Revisar o plano de marketing; Brainstorm ideias para plano de marketing revisado; Aprovar orçamento trimestral.

Uma das razões pelas quais eu gosto de usar o MyCommittee é que ele inclui um modelo para definir agendas, e tudo o que preciso fazer é marcar e desmarcar itens no modelo para cada nova reunião e adicionar novos itens conforme necessário. No MyCommittee, sua agenda pode ser transformada em um formato de minuto antes do início da reunião. O tomador de minutos registra anotações, tarefas e atribuições durante a reunião e prepara as atas como um relatório para revisão pelos participantes do grupo.

A agenda de uma reunião deve ser enviada pelo menos 24 horas antes da data marcada para a realização das reuniões. Com o MyCommittee, os membros registrados do site podem fazer login e visualizar a agenda antes da reunião. Eles podem adicionar notas e links para itens da agenda antes da reunião ser realizada.

As agendas também devem destacar quem é responsável por cada item da agenda. As tarefas e outras responsabilidades devem ser divididas entre os participantes do grupo, para que todo o trabalho não recaia sobre um ou dois indivíduos.

Dois aplicativos úteis para a criação de agendas são facilmente criar agendas de reuniões usando expectativas de reunião [iPad] Facilmente criar agendas de reunião usando expectativas de reunião [iPad] Embora nenhum de nós esteja ansioso para participar de reuniões, há uma série de aplicativos on-line e móveis úteis, como o AgreeDo, que facilitam a tarefa de planejar reuniões. Todas as reuniões bem-sucedidas começam ... Leia mais e yaM, as quais discuto com mais detalhes no Capítulo 5. Com esses aplicativos, as agendas podem ser compartilhadas por e-mail e PDFs. Veja a seção sobre ferramentas on-line e móveis para outras recomendações.

Independentemente do aplicativo que você usa para criar uma agenda, você deve estar preparado para publicá-la on-line para que os participantes da reunião possam visualizá-la durante a reunião por videoconferência. Embora os membros do grupo devam ser responsáveis ​​por ter uma cópia da ata aberta e acessível durante a reunião, nem sempre funciona dessa maneira. Além disso, se suas reuniões costumam incluir convidados ou novos membros, você deseja que a agenda seja postada para que possa ser visualizada por todos. Cada um dos serviços em nuvem que descrevi neste guia apresenta uma maneira de compartilhar documentos rapidamente usando um link de URL atribuído.

Facilitador da Reunião

Toda reunião deve ter um facilitador. Se um facilitador não é escolhido, e não há agenda, as reuniões tendem a cair em muita socialização, e não é feito o suficiente. Embora seja ótimo se cada membro se revezar como facilitador, descobri que é melhor que um ou dois membros com habilidades de facilitação façam o trabalho, especialmente se o seu grupo é novo. Melhor ainda, contratar um facilitador profissional para reuniões especiais é um bom investimento. Um facilitador profissional, é claro, não é um membro do grupo e, portanto, pode ser mais neutro ao lidar com conflitos que surgem em reuniões.

Um bom facilitador encoraja todos os membros a participar, e tenta manter os participantes focados em um item da agenda no momento. Com reuniões maiores de cinco ou mais participantes, é melhor que o facilitador permaneça um participante neutro e não compartilhe sua opinião sobre as ideias ou decisões que estão sendo tomadas. Desta forma, o facilitador pode se concentrar em facilitar e não ser sugado por argumentos e conflitos. Um bom facilitador também protege os indivíduos e suas idéias contra ataques. Os Segredos da Facilitação, de Michael Wilikinson: O Guia SMART para Obter Resultados com Grupos e o Guia do Facilitador de Sam Participar para a Tomada de Decisão Participativa (Jossey-Bass Business & Management) são livros úteis sobre o desenvolvimento de habilidades para facilitar reuniões eficazes.

Minutos

Cada reunião deve incluir um atendente, ou gravador - alguém designado para tomar notas das decisões e tarefas feitas durante a reunião, bem como fazer anotações dos nomes dos membros do grupo que são responsáveis ​​por várias tarefas ou tarefas. Se uma reunião for maior do que cinco participantes, idealmente, o gravador da reunião também seria um participante neutro, para que ele possa se concentrar em ser um gravador. Normalmente, o relatório de minutos deve corresponder aos itens da agenda. Com MyCommittee e yaM, o formulário de agenda é transformado em um formulário de minutos no início da reunião.

Como descrevi na seção sobre ferramentas de reunião, é altamente recomendável usar um formulário de atas para reuniões eficazes. Sugiro MyCommittee ou yaM, porque se o seu grupo se reunir regularmente, os relatórios de minutos serão automaticamente arquivados na sua conta MyCommittee ou yaM. Quando os minutos informados forem concluídos, você poderá enviar um aviso aos participantes para informá-los de que estão prontos para revisão ou, no caso de yaM, relatório de minutos inserido diretamente no e-mail enviado diretamente aos participantes.

Agreedo Agreedo: Redija e gerencie seus minutos de reunião de negócios de graça online Agreedo: Redija e gerencie seus minutos de reunião de negócios de graça on-line Há várias semanas, estou procurando um site ou aplicativo fácil de usar que me permita manter e armazene as atas das reuniões. A abordagem tradicional de documentos de texto não é mais produtiva ... A Read More é outra fonte online útil para a gravação de minutos e, se você não se incomodar em usar o iPad, alguns bons aplicativos para iOS (consulte a próxima seção) também é útil para criar e compartilhar relatórios profissionais minuciosos.

Outra recomendação para a tomada de minutos é incluir um item da agenda definido para o final das reuniões para revisar as tarefas e atribuições decididas durante cada reunião. O gravador simplesmente lê e esclarece tarefas, atribuições e datas de vencimento acordadas. O relatório de última hora deve idealmente ser concluído e distribuído dentro de 48 horas da reunião, enquanto está fresco na mente de todos.

Guardião do Tempo

Idealmente, um facilitador qualificado deve ser capaz de acompanhar o tempo alocado para cada item da agenda, pois quando o grupo se reúne regularmente, é melhor começar e terminar as reuniões no prazo. Uma agenda bem pensada deve incluir a quantidade de tempo necessária para cada item da agenda, mas normalmente o facilitador precisará revisar e reajustar o tempo à medida que a reunião avança. Para reuniões com mais de 10 participantes, atribuir alguém para ser um guardião do tempo pode ser útil para o facilitador.

5. Ferramentas de Reunião Online e Móvel

Se o seu grupo estiver disperso geograficamente e / ou se os membros do grupo usarem sistemas operacionais de computador diferentes (Windows, Mac OS X, Linux), você precisará de ferramentas de reunião que todos os membros do seu grupo possam usar. Se você é um usuário de Mac e iPad, pode ser um problema se você usar ferramentas e aplicativos que os usuários de PC e Android do seu grupo não podem acessar durante as reuniões.

Por outro lado, algumas ferramentas e aplicativos de reunião on-line nem sempre são tão ricas em recursos ou tão fáceis de usar quanto os aplicativos de desktop. O mesmo vale para aplicativos tablet. Existem vários aplicativos impressionantes do iPad para configuração de agenda, gravação de minutos e planejamento de projetos, mas o uso dessas ferramentas durante uma reunião pode às vezes ser incômodo devido ao tamanho do iPad. Se todos os participantes do grupo usarem o mesmo dispositivo móvel, será muito mais fácil concordar com as ferramentas de reunião que serão usadas por todos os membros.

Neste capítulo, recomendo ferramentas on-line para preparar reuniões, definir agendas e tirar atas. Quais ferramentas você usará serão baseadas nas necessidades do seu grupo e no tipo de dispositivos e outros serviços que você usa. Eu também incluo links para revisões de artigos MUO que fornecem mais detalhes.

Nota: as ferramentas on-line como o Evernote e o Springpad que eu discuto na seção Planejamento do Projeto também podem ser usadas para planejar e realizar reuniões. As ferramentas descritas nas seções a seguir foram projetadas especificamente para reuniões on-line e atividades relacionadas. Embora não seja revisado aqui, você também pode precisar de outras ferramentas on-line durante suas reuniões; eles incluem um cronômetro, um quadro branco on-line e um calendário on-line no qual as reuniões e os eventos agendados podem ser compartilhados.

AgreeDo

O AgreeDo é uma agenda on-line e minutos que levam aplicativos que podem ser compartilhados e colaborados tanto pública quanto privadamente. Cada reunião que você cria no AgreeDo Agreedo: Grave e gerencie seus minutos de reunião de negócios para Free Online Agreedo: Grave e gerencie seus minutos de reunião de negócios de graça on-line Há várias semanas, estou procurando um site ou aplicativo fácil de usar permitiria que eu guardasse e armazenasse as atas das reuniões. A abordagem de documento de texto tradicional não é mais produtiva ... Leia mais inclui informações logísticas, hora de início e término da reunião, lista de participantes e quatro tipos de itens de agenda para escolher: Informações, Decisão, Tarefa, Tópico. Você também pode anexar arquivos que precisam ser baixados para a reunião.

Para cada item da agenda, o tomador de minutos pode adicionar o nome da pessoa designada ou responsável por esse item e a data de vencimento da tarefa ou ação.

Depois que a agenda é criada, você pode enviar um convite aos participantes para revisar e dar entrada para uma agenda agendada. Quando a reunião começa, o gravador da reunião pode usar a agenda para adicionar anotações e ações para cada item da agenda.

Todas as reuniões são arquivadas na sua conta do Agreedo e podem ser impressas ou exportadas no formato Microsoft Excel CSV (UTF-8). No entanto, recomendo que você peça aos membros do grupo para simplesmente visualizar os minutos on-line, conforme necessário.

MyCommittee

O MyCommittee é um dos mais antigos aplicativos de reuniões on-line que permite aos usuários criar agendas e transformá-las em minutos. MyCommittee MyCommittee é a melhor ferramenta on-line para criar agendas e minutos on-line MyCommittee é a melhor ferramenta on-line para criar agendas e minutos on-line Ferramentas on-line e recursos para organizar reuniões eficazes são amplas e variadas e extremamente úteis. Com sites como o MyCommittee.com, você pode reduzir a necessidade de e-mails para frente e para trás e encaminhar documentos para reunir ... O Read More consiste em um modelo / formulário de reunião padrão que inclui informações logísticas; os nomes dos membros dos grupos, convidados e participantes da reunião; antigos e novos itens da agenda; e a capacidade de enviar convites para revisar e modificar itens da agenda para membros designados que fazem login em sua conta.

Cada vez que você cria uma nova agenda no MyCommittee, pode optar por clicar e adicionar itens da agenda de uma reunião anterior, em vez de precisar digitá-los novamente. Cada item da agenda inclui uma caixa de texto para escrever uma descrição do item. Você também pode adicionar itens de agenda padrão que aparecem para cada nova reunião que você criar.

Quando você inicia sua reunião, você transforma a agenda em um formulário de minutos, e o gravador da reunião simplesmente adiciona anotações, ações e decisões durante a reunião.

MyCommittee inclui um recurso para exportar agendas e atas para o formulário em PDF, mas até o momento em que escrevo esse recurso é problemático, então sugiro que os membros do grupo simplesmente entrem na conta do grupo e revisem as agendas e as atas online.

O design do MyCommittee tornou-se um pouco datado e não se integra a nenhum dos sites populares de redes sociais, mas contém todos os elementos tradicionais para criar agendas e relatórios de atas online.

yaM (ainda outro encontro)

Uma agenda online mais recente e uma ferramenta de aplicação de minutos que você deve definitivamente dar uma olhada é yaM, que significa “Yet Another Meeting”. yaM é semelhante ao MyCommittee, mas seu design é muito mais atualizado e inclui algumas ferramentas incríveis que ajudam os participantes a debater ideias, fazer análises de produtos e custos e integrar-se a contas on-line na nuvem, incluindo Dropbox, Google Agenda e Evernote Como um aplicativo da web, o yaM é semelhante ao Agreedo, mas é muito mais avançado sem parecer mais complicado.

yaM permite que você crie sua agenda da primeira reunião assim que você registra uma conta. A plataforma inclui recursos para criar itens de agenda e anexar o tempo de duração e as pessoas responsáveis ​​por cada item da agenda. Sua agenda pode ser distribuída para outros membros por email ou impressa. Se os membros do seu grupo tiverem uma conta yaM registrada, eles poderão acessar e dar entrada à agenda criada no yaM.

Por sua vez, você usa sua agenda yaM para tirar minutos. Minutos em yaM consistem em quatro tipos de conteúdo: notas, itens de ação, arquivos anexados e entrada com base em uma coleção de ferramentas de tomada de decisão. yaM ainda permite que mais de um usuário registrado em uma reunião digite entrada para os minutos em tempo real, ao mesmo tempo.

Onde yaM também brilha é a sua coleção de ferramentas de colaboração integradas que permitem aos membros fazer uma análise pro / con, análise de produto, ideias de ideias ou votação de decisões importantes. Há também uma ferramenta para o que é chamado de análise SWAT, que envolve discutir e registrar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de um projeto, ideia ou decisão em particular.

Assim como na pauta, as atas podem circular por e-mail, relatórios impressos ou simplesmente acessadas por meio de cadastro online. O yaM facilita o arquivamento de agendas e atas e a cópia e a colagem seletivas de itens da agenda de reuniões anteriores para criar uma nova agenda.

Se o seu grupo ou comitê é sério sobre o uso de reuniões para colaborar e fazer as coisas, você deve a si mesmo para verificar yaM. Ele permite que você crie até 10 reuniões gratuitas por mês, com até cinco participantes por reunião. Uma conta premium permite reuniões ilimitadas e participantes, interface personalizável e criptografia SSL por US $ 9, 99 por mês.

Doodle para agendamento de reuniões

Agendar reuniões pode ficar muito complicado, especialmente quando se encontra com um grupo cujos membros estão separados geograficamente. É aqui que o Doodle.com entra. O Doodle permite que você publique online um evento ou uma reunião Doodle remove a frustração de agendar reuniões ou eventos O Doodle remove a frustração de agendar reuniões ou eventos Frequentemente agendar uma reunião ou evento para um grupo de pessoas concordar pode ser tão frustrante e demorado quanto encontrar seus filhos perdidos em um shopping movimentado. O aplicativo da web de pesquisa on-line, ... Leia Mais em que os convidados podem escolher em quais intervalos de data e hora eles podem participar. Todas as respostas individuais serão exibidas e você escolhe a data e a hora que melhor funcionam para todos. As pesquisas podem ser públicas ou confidenciais somente para você, o administrador, ver.

Para obter mais ferramentas on-line, confira as 10 ou mais ferramentas on-line da Angela Alcorn para coordenação de grupos e reuniões 10 ou mais ferramentas on-line para coordenação de grupos e reuniões 10 ou mais ferramentas on-line para coordenação de grupos e reuniões Como gerenciar equipe de pessoas que estão espalhadas geograficamente? Como você coordena os fusos horários internacionais? O conceito de trabalho via Internet começou a se infiltrar no local de trabalho cotidiano, ... Leia Mais.

6. Aplicativos para iPad para reuniões

O iPad e outros dispositivos similares se tornaram cada vez mais populares para acessar a Web, escrever, ler e armazenar documentos e e-books, além de usar inúmeros aplicativos móveis que nos ajudam a fazer as coisas.

O iPad ainda é o tablet mais vendido e mais usado. Inclui um teclado no ecrã, mas também pode utilizar um teclado externo para uma digitação mais rápida. Quase todos os serviços que descrevi até agora neste guia podem ser acessados ​​no iPad, seja pelo navegador da Web para dispositivos móveis ou diretamente em aplicativos criados para serviços como o Google+ (que também inclui o Google Hangouts), Google Documents, Evernote, Springpad e inhame. O iPad é muito portátil, leve e bastante fácil de navegar.

No entanto, embora o iPad pode ser usado como um laptop Como substituir seu iPad em um laptop Em uma entrevista, o CEO da Apple, Tim Cook disse que não há planos para o desenvolvimento de um iPad que se transforma em um laptop. Mas isso certamente não impede que muitos usuários do iPad usem o dispositivo como um notebook ... Leia Mais, eu não recomendo isso como um dispositivo para reuniões pesadas. Um laptop real é muito melhor.

Algumas desvantagens do iPad é que você não pode ter mais de um aplicativo aberto na tela de cada vez. Não há gerenciador de clipboard embutido para armazenar múltiplos trechos de textos. E mesmo se você estiver usando um teclado externo para digitar no dispositivo, na maioria dos casos, não será tão rápido e eficiente quanto digitar em um laptop.

Apesar dessas desvantagens, existem muitos aplicativos criativos e extremamente úteis para iPad, úteis para planejar e conduzir reuniões. Na verdade, a maioria dos aplicativos a seguir que eu descrevo faria ótimos aplicativos para Mac e PC por causa de sua nova abordagem para ajudar os usuários a produzir agendas e relatórios de minutos.

Outra vantagem do uso do iPad é que a maioria dos aplicativos da iTunes App Store é relativamente acessível, variando em média de US $ 0, 99 a menos de US $ 5, 00. Depois de pagar e baixar um aplicativo, todas as atualizações são gratuitas. Então, se você tem um iPad ou planeja adquirir um, eu definitivamente recomendo verificar os seguintes aplicativos para ver se eles podem ser ferramentas úteis para seus objetivos de reunião.

Reuniões - Notebooks for Work

Reuniões (US $ 3, 99) é um aplicativo de minutos elegante e despojado para o iPad. Ele foi projetado para registrar o título, a data, a hora e os participantes das reuniões, além de incluir espaço para anotações e listar itens de ação, que podem ser agrupados por projeto ou por data de vencimento. Embora o aplicativo possa ser usado para criar agendas, não é a melhor ferramenta para essa finalidade.

A força das Reuniões é que ela cria um relatório profissional de seus minutos que você pode compartilhar via cópias impressas, enviar e-mail para os participantes ou exportar como um PDF para o Dropbox ou uma conta de armazenamento em nuvem da Caixa. Você pode gerenciar todos os seus relatórios em cadernos, onde eles são listados até a data das reuniões.

Pegador Minuto

O Minute Taker é outro aplicativo elegante que permite que você adicione o título, a data e a hora de uma reunião, além de extrair os nomes dos participantes da sua lista de contatos. Conforme a reunião avança, você simplesmente adiciona notas, tarefas e atribuições. Quando você deseja atribuir uma tarefa a um membro, basta tocar na lista de participantes e adicionar o nome dele na lista, o que reduz a necessidade de digitar nomes repetidas vezes. Cada tarefa também pode receber uma data de vencimento e uma tag.

Quando o relatório de minutos está pronto, o Minute Taker cria um PDF com design profissional que inclui os minutos da reunião. O layout de múltiplas colunas dos relatórios de minutos é tão bem feito que os participantes irão definitivamente revisá-los.

O Minute Taker funciona melhor para pequenos grupos, com tarefas e responsabilidades muito definidas para cada reunião. É definitivamente um aplicativo para iPad que deve ser construído para computadores Mac e PC.

Agenda Maker

Agenda Maker (US $ 0, 99) para o iPad e iPhone é um dos poucos aplicativos no iTunes App dedicado à criação de agendas para reuniões, workshops, conferências e eventos. É útil se você precisa desenvolver uma agenda para agendas complexas e demoradas, em que você pode precisar mover os itens e encaixá-los na sequência certa.

Ao discutir e classificar os itens da agenda no Agenda Maker, ele reajusta e calcula a hora para você. Você pode compartilhar a agenda por e-mail, uma página HTML ou como um PDF anexado.

Pelo preço, o Agenda Maker é uma poderosa ferramenta de economia de tempo que é muito mais útil do que o brainstorming e a classificação de itens da agenda em um processador de texto ou em uma lousa. Seria ainda melhor se esse aplicativo fosse um aplicativo de desktop ou on-line.

corresponder às expectativas

Expectativas de reunião é outro aplicativo de criação de agenda que pode, em um piscar de olhos, também ser usado como um tomador de minutos. Este aplicativo permite que você inclua o título obrigatório, data, hora e local para reuniões, bem como adicionar participantes da sua lista de contatos.

Gosto de como as expectativas das reuniões criam facilmente agendas de reuniões usando as expectativas das reuniões [iPad] Crie facilmente agendas de reunião usando as expectativas das reuniões [iPad] Embora nenhum de nós esteja ansioso para participar de reuniões, há vários aplicativos on-line e móveis úteis, como o AgreeDo, que facilitam a tarefa de planejar reuniões. Todas as reuniões bem-sucedidas começam ... O Read More inclui um campo Propósito, que não deve ser menosprezado. Toda reunião deve ter um propósito claramente definido, e declarar que o propósito da agenda ajuda a lembrar aos participantes por que a reunião está sendo realizada.

À medida que você cria sua agenda, as Expectativas de Reunião também reajustam e calculam a hora, para que você não precise fazer isso manualmente. Inclui também predefinições do item da agenda para intervalos.

Quando sua agenda é concluída, ela pode ser enviada por e-mail para os participantes.

Conclusão

Vá em frente e conheça

As ferramentas e serviços para a realização de reuniões on-line continuarão crescendo e se expandindo, e abordarão muitas das necessidades e desafios que os usuários enfrentam ao trabalhar em projetos e descobrir maneiras de se comunicar melhor uns com os outros on-line. No momento em que escrevo, por exemplo, o Google adicionou uma nova ferramenta de notebook chamada Keep aos serviços do Google Drive; e o Springpad lançará uma versão 4.0 de seus serviços de notebook que promete tornar ainda mais fácil criar e gerenciar documentos, marcadores e outros recursos. Da mesma forma, o Evernote está atualmente revisando seu serviço de notebook em nuvem e lançou um serviço corporativo que permite que empresas e organizações façam backup e pesquisem todos os seus documentos on-line, para que estejam facilmente disponíveis para funcionários e membros.

A esse respeito, a MakeUseOf.com continuará a publicar artigos e análises sobre os melhores serviços e aplicativos on-line gratuitos e acessíveis disponíveis para planejar e realizar reuniões on-line e planejar projetos.

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