Ferramentas on-line e recursos para organizar reuniões eficazes são amplas e variadas e extremamente úteis. Com sites como o MyCommittee.com, você pode reduzir a necessidade de enviar e-mails para frente e para trás e encaminhar documentos para reunir uma reunião. O MyCommittee permite que você organize e gerencie reuniões com os membros do seu comitê, além de ter minutos online e compartilhá-los após cada reunião.
Os escritores MUO já cobriram várias outras ferramentas de reunião on-line, mas eu pessoalmente gosto do MyCommittee porque inclui recursos e ferramentas básicas para reuniões de pequeno a médio porte. Pode ser especialmente útil se você estiver realizando reuniões on-line sobre dicas do Google Hangouts sobre planejamento e realização de reuniões eficazes com o Google Hangouts Dicas sobre planejamento e realização de reuniões eficazes com o Google Hangouts Com a tecnologia atual da Internet, realizar reuniões on-line pode ser eficiente e custoso - Eficaz especialmente se você os planejar previamente e usar ferramentas que economizam tempo. Nos últimos dois meses, participei de reuniões on-line ... Leia mais, Skype ou outros sites semelhantes.
Como funciona
A chave para usar o MyCommittee é registrar uma conta no site, configurar sua primeira agenda e, em seguida, convidar o seu comitê ou os membros da organização para verificá-la. O site inclui um assistente que orienta você no processo de criação da agenda da sua reunião.
Você irá, obviamente, definir informações logísticas e o propósito da reunião; adicione uma lista de participantes convidados e convidados, seguidos por itens de agenda recorrentes (por exemplo, Revisar e Aprovar Agenda, Velhos e Novos Negócios, Revisar Tarefas) e carregar documentos que podem ser baixados para revisão.
Em suas Configurações do Comitê, você pode, entre outras coisas, definir informações padrão, criar um modelo de agenda, definir privilégios de membro e ativar ou desativar o acesso público ou privado a agendas e atas.
Depois de criar e revisar sua agenda, você pode enviar um link por e-mail para seus membros e convidados. Você também pode exportar uma cópia em PDF da agenda para que ela possa ser visualizada e impressa off-line. O assistente de agenda faz com que suas agendas pareçam muito profissionais, reduzindo a quantidade de trabalho necessário para produzi-las no Word ou em outro editor de texto.
Antes, durante e depois das reuniões
Se você puder reunir todos os membros de seu comitê usando o MyCommittee, ele poderá ser usado como um hub central, onde eles poderão ter o privilégio de adicionar e editar itens da agenda e carregar documentos para a reunião.
A qualquer momento antes do início da reunião, os membros podem adicionar comentários em todos os itens da agenda que todos verão e notas pessoais nos itens, que só podem ser vistos pela pessoa que postou a nota.
Na data da reunião, você verá um botão “Criar Minutos” que, quando ativado, transforma sua agenda em um formulário de minutos. O layout e a agenda dos minutos e da agenda são praticamente os mesmos, mas depois que sua agenda é convertida em minutos, você pode usar a seção de comentários de cada item para adicionar anotações, pontos de discussão, decisões etc. a cada item. A caixa de texto de comentários não abre inline dentro dos minutos, mas como uma página separada.
Há também uma seção para atribuir tarefas ao comitê e aos membros individuais. O conteúdo de suas atas pode ser visto por todos os membros on-line de seu comitê, que podem participar da atualização dos minutos, para que a tarefa não recaia sobre uma pessoa.
Se os membros do comitê tiverem acesso on-line à agenda e às atas durante a reunião, o MyCommittee pode ajudar todos a ficarem na tarefa, e reduz a quantidade de papel impresso para mais documentos.
Avaliação geral
Os recursos básicos do MyCommittee permitem membros ilimitados do comitê registrado e agendas e minutos ilimitados. O armazenamento de arquivos, no entanto, é limitado a meros 1MB. Você sempre pode usar serviços de armazenamento de arquivos como o Dropbox para vincular a documentos para download. (Nota: se você estiver procurando por uma opção de agenda e minutos on-line totalmente gratuita, acesse Agreedo Agreedo: Escreva e gerencie seus minutos de reunião de negócios gratuitamente on-line Há algumas semanas venho procurando um site ou aplicativo fácil de usar que me permitisse manter e armazenar as atas das reuniões. A abordagem tradicional de documentos de texto não é mais produtiva ... Leia mais.)
Existem algumas áreas onde o MyCommittee precisa de melhorias. Por exemplo, ele tem um aplicativo cliente móvel para o Black Berry, mas não para o iPhone ou Android. Não há integração de redes sociais e a edição de itens da agenda pode levar poucos cliques.
O MyCommittee inclui alguns tutoriais em vídeo introdutórios para você começar a usar e vários recursos de suporte sobre como manter e gerenciar reuniões eficazes.
Deixe-nos saber o que você acha do MyCommittee e quais outras ferramentas de reunião on-line você recomenda. Para outras idéias sobre este tópico, confira estes artigos:
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Crédito de imagem: reunião do grupo de negócios via Shutterstock