Excel é o rei dos programas de planilhas Excel x Planilhas Google: Qual é o melhor para você? Excel x Planilhas Google: qual é a melhor para você? Você realmente precisa do Excel? Ambas as soluções de desktop e on-line têm suas vantagens. Se você tiver problemas para escolher entre o Excel e o Planilhas Google para gerenciar suas planilhas, deixe-nos ajudá-lo a decidir. Leia mais, mas às vezes você precisa abrir um documento que não foi formatado especificamente para programas da Microsoft. E outras vezes, você precisará salvar seu documento em um formato diferente para que as pessoas que não usam o Excel possam usá-lo.
Importar e exportar dados no Excel parece um processo complicado, mas na verdade é bem fácil, uma vez que você o fez algumas vezes. Aqui está o que você precisa saber.
Como importar dados para o Excel
Não importa o tipo de dados que você está importando, você iniciará o processo da mesma maneira. Hit File> Import para começar. Você verá este pop-up, permitindo que você escolha o formato do arquivo original que deseja importar:
Essa caixa de diálogo oferece a opção de importar arquivos de valores separados por vírgula (CSV), FileMaker Pro, HTML e texto. Se você quiser importar outro tipo de arquivo de planilha, sua melhor opção é exportar a planilha em um formato diferente do programa original. A maioria dos programas não deve ter dificuldade em exportar para CSV ou texto. Eu vou estar usando um CSV neste exemplo porque é um formato de dados comum, usado para tudo, desde dados de pesquisa até planilhas de contatos de mídia social. Como fazer backup de seus contatos do Facebook para qualquer conta de e-mail [Dicas semanais do Facebook] Como fazer backup de seus contatos do Facebook para qualquer conta de e-mail [Dicas semanais do Facebook] O Facebook torna muitos aspectos da sua vida mais convenientes. É uma maneira fácil de manter contato, lembra os aniversários de seus amigos e pode sincronizar seus contatos e eventos do Facebook com seus amigos.
Iniciar o Assistente de Importação de Texto
Clique em Importar e você verá o Assistente de Importação de Texto:
O Assistente de Importação de Texto do Excel faz o máximo que pode para facilitar esse processo e, na maior parte, funciona muito bem. Na maioria das vezes, você só clicará em Próximo> até que o assistente desapareça e seus dados apareçam na planilha. Como você pode ver na imagem acima, o assistente de texto determinou que esse arquivo é delimitado - cada célula é separada por uma vírgula. Como isso está correto, podemos simplesmente clicar em Próximo> para prosseguir com a importação (se não estiver, leia as dicas sobre importação de largura fixa).
Definir delimitadores de dados
A segunda etapa permite escolher várias opções diferentes relacionadas à delimitação que ajudarão a garantir que seus dados sejam importados corretamente:
Primeiro, você pode escolher seu delimitador. Os dados que estou importando aqui usam vírgulas para separar as células, então deixarei o Comma selecionado. A tabulação também é selecionada e não tem um efeito adverso nessa importação, então deixarei isso em paz. Se sua planilha usa espaços ou ponto e vírgula para diferenciar entre as células, basta selecionar essa opção. Se você quiser dividir os dados em outro caractere, como uma barra ou um ponto, você pode inserir esse caractere na caixa Outros : .
O tratamento de delimitadores consecutivos como uma caixa faz exatamente o que diz; no caso de vírgulas, ter duas vírgulas seguidas criaria uma única nova célula. Quando a caixa não está marcada, qual é o padrão, isso criaria duas novas células.
A caixa do qualificador de texto é importante; quando o assistente importa uma planilha, ele tratará algumas das células como números e algumas como texto. O caractere nesta caixa informará ao Excel quais células devem ser tratadas como texto. Normalmente, haverá aspas ("") ao redor do texto, então esta é a opção padrão. Os qualificadores de texto não serão exibidos na planilha final. Você também pode alterá-lo para aspas simples ('') ou nenhuma, nesse caso, todas as aspas permanecerão no lugar quando forem importadas para a planilha final.
Definir formatos de dados
Quando tudo estiver correto, clique em Próximo> para ir para a etapa final, que permite definir formatos de dados para células importadas:
O valor padrão para o formato de dados Coluna é Geral, que converte dados automaticamente em formatos numéricos, de data e de texto. Na maior parte, isso funcionará bem. Se você tem necessidades específicas de formatação, você pode selecionar Texto ou Data:. A opção de data também permite escolher o formato em que a data é importada. E se você quiser pular colunas específicas, você também pode fazer isso.
Cada uma dessas opções é aplicada a uma única coluna ou a várias colunas se você clicar com a tecla Shift para selecionar mais de uma. Pode levar muito tempo para percorrer todas as colunas dessa maneira se você tiver uma planilha gigante, mas isso poderá economizar tempo a longo prazo se todos os seus dados estiverem formatados corretamente quando você importá-los.
A última opção nesta caixa de diálogo é o menu Avançado, que permite ajustar as configurações usadas para reconhecer dados numéricos. O padrão usa um período como o separador decimal e uma vírgula como separador de milhar, mas você pode alterar isso se os dados forem formatados de maneira diferente.
Depois que essas configurações forem discadas ao seu gosto, basta clicar em Concluir e a importação estará concluída.
Use Largura Fixa em vez de Delimitada
Se o Excel conseguir que seus dados sejam delimitados incorretamente ou se você estiver importando um arquivo de texto sem delimitadores, poderá escolher Largura fixa em vez de Delimitado na primeira etapa. Isso permite separar seus dados em colunas com base no número de caracteres em cada coluna. Por exemplo, se você tiver uma planilha cheia de células que contenha códigos com quatro letras e quatro números e quiser dividir as letras e números entre diferentes células, poderá escolher Largura fixa e definir a divisão depois de quatro caracteres:
Para fazer isso, selecione Largura fixa e clique em Avançar> . Na caixa de diálogo a seguir, você pode informar ao Excel onde dividir os dados em células diferentes, clicando nos dados exibidos. Para mover uma divisão, basta clicar e arrastar a seta na parte superior da linha. Se você quiser excluir uma divisão, clique duas vezes na linha.
Depois de selecionar seus splits e clicar em Next>, você terá as mesmas opções que teria na importação delimitada; você pode selecionar o formato de dados para cada coluna. Em seguida, aperte Finish e você receberá sua planilha.
Além de importar arquivos não delimitados, essa é uma boa maneira de dividir texto e números Como extrair um número ou texto do Excel com esta função Como extrair um número ou texto do Excel com esta função Misturar números e texto em um arquivo A planilha do Excel pode apresentar desafios. Mostraremos como alterar a formatação de suas células e separar números de texto. Leia mais de arquivos que você está trabalhando. Basta salvar o arquivo como um arquivo CSV ou de texto, importar esse arquivo e usar esse método para dividi-lo da maneira que quiser.
Importar HTML é o mesmo que importar arquivos CSV ou de texto; selecione o arquivo, passe pelas mesmas opções acima, e seu documento HTML será transformado em uma planilha com a qual você pode trabalhar (você pode achar útil se você quiser fazer o download de tabelas HTML de um site, ou se os dados do formulário web forem salvo em formato HTML).
Exportando dados do Excel
Exportar dados é muito mais simples do que importá-los. Quando estiver pronto para exportar, pressione Arquivo> Salvar como… (ou use um atalho de teclado do Excel prático. Atalhos de teclado diários do Microsoft Excel para Windows e Mac Todos os dias Atalhos de teclado do Microsoft Excel para Windows e Mac Atalhos de teclado podem economizar muito Use esses atalhos do Microsoft Excel para acelerar o trabalho com planilhas no Windows e Mac. Leia mais), e você será presenteado com uma série de opções. Basta escolher o que você precisa.
Aqui está um resumo de alguns dos mais comuns:
- .xlsx / .xls : formatos padrão do Excel.
- .xlt : modelo do Excel.
- .xlsb : um formato do Excel escrito em binário em vez de XML, que permite salvar planilhas extremamente grandes com mais rapidez do que os formatos padrão.
- .csv : valor separado por vírgula (como no primeiro exemplo de importação usado acima; pode ser lido por qualquer programa de planilha eletrônica).
- .txt : vários formatos ligeiramente diferentes que usam guias para separar as células da sua planilha (em caso de dúvida, selecione Tab Delimited Text em vez de outra opção .txt).
Quando você seleciona um formato e clica em Salvar, você pode receber um aviso como este:
Se você estiver olhando para salvar seu arquivo como algo diferente de .xlsx ou .xls, é provável que isso aconteça. A menos que haja recursos específicos que você realmente precise em sua planilha, basta pressionar Continuar e seu documento será salvo.
Um passo mais perto do domínio do Excel
Na maior parte, as pessoas simplesmente usam planilhas formatadas em Excel e é realmente fácil de abrir, modificar e salvá-las. Mas, de vez em quando, você obtém um tipo diferente de documento, como um extraído da web ou gerado em um pacote Office diferente. Qual pacote Office é melhor para você? Qual pacote de aplicativos é melhor para você? Você será pressionado a encontrar uma ocupação que não exija processamento de palavras ou números de algum tipo. E você pode se perguntar, o Microsoft Office é realmente a melhor solução? Aqui estão suas opções. Consulte Mais informação . Saber importar e exportar diferentes formatos pode tornar o trabalho com esses tipos de folhas muito mais conveniente.
Você importa ou exporta arquivos do Excel regularmente? Para que você acha útil? Você tem alguma dica para compartilhar ou problemas específicos que ainda não encontrou uma solução? Compartilhe-os abaixo!