Sobrecarga de e-mail é um grande problema nos dias de hoje. Além disso, o e-mail não é apenas uma comunicação, mas também determina sua lista de tarefas. Além disso, as notificações constantes podem ser uma distração. Todos nós precisamos de uma maneira de domesticar o email.
Truques para evitar uma caixa de entrada transbordando 3 Maneiras fáceis de parar a sobrecarga de e-mail de bater sua caixa de entrada 3 E-mails tem bastante reputação como um assassino de produtividade. Gerenciar e-mails bem pode ajudar a manter sua caixa de entrada limpa, mas não seria ótimo se você tivesse menos para começar? Leia mais estão na ordem do dia. Quem melhor para falar sobre isso do que um homem que tem procurado domar o Gmail a partir de 2006? Andy Mitchell é o fundador do ActiveInbox, um aplicativo para organizar sua caixa de entrada do Gmail Organize sua Caixa de Entrada do Gmail com o ActiveInbox Organize sua Caixa de Entrada do Gmail com o ActiveInbox Leia Mais.
E-mail de manhã: é um item obrigatório, ou você deve resolvê-lo para mais tarde? Qual é a melhor estratégia para lidar com e-mails quando você acorda ?
Andy: Eu lutei com isso por anos.
- Se você enviar e-mails logo de cara, você será sugado e perderá uma manhã inteira (um pouco como assistir a um vídeo no YouTube e depois seguir os relacionados abaixo na toca do coelho).
- Mas se você adiar isso, você provavelmente sentirá falta de algo crítico, ou ficará preso a outra coisa e nunca mais voltará a ela.
A resposta é fazer as duas coisas! Embora em duas mordidas fáceis.
Primeiro, atinja o Inbox Zero usando a abordagem de David Allen. 5 Etapas de ação para curar sua caixa de entrada Zero email frenzy 5 Etapas de ação para curar sua caixa de entrada Zero Email Frenzy Inbox Zero é uma das palavras mais populares. Para realmente resolver seus problemas de e-mail, você precisa ir além do Inbox Zero e resolver os problemas subjacentes. Leia mais para cada email:
- Isso é lixo? Delete isso.
- Você pode responder em 2 minutos? Então faça isso e apague-o.
- Caso contrário, aja para mais tarde. O Gmail (com ActiveInbox) ou o Outlook permitirão que você especifique um status de prioridade. (Você pode querer responder imediatamente a todos os e-mails críticos)
Por que ir para o Inbox Zero? Nas palavras de Merlin Mann ...
“Isso é zero? Não são quantas mensagens existem na sua caixa de entrada - é quanto do seu próprio cérebro está nessa caixa de entrada. Especialmente quando você não quer que seja.
Dá-lhe um começo limpo para continuar o seu dia.
Item de ação: escolha vários pontos de baixa energia no final do dia para receber os e-mails. Eu defendo a sonolenta meia hora depois do almoço e um pouco antes do final do dia. Entre na sua lista de e-mails acionados e faça zoom neles.
O email deve ser algo que você verifica o tempo todo ou periodicamente?
Andy: Eu acho que, se você seguir a abordagem do Inbox Zero acima, você pode verificar cada hora ou mais para ficar ciente de coisas urgentes, mas adiar qualquer coisa que leve tempo em blocos mais periódicos.
Claro, se você trabalha em vendas ou suporte ao cliente, não tem escolha - e-mail é a sua vida!
Como você categoriza e-mails entre tarefas, informações importantes e outros trabalhos?
Andy: Primeiro, há apenas duas grandes categorias que importam: é uma tarefa ou é um material de referência? Todos os outros emails simplesmente são excluídos.
Então, as tarefas podem ser agrupadas por status. Por exemplo, alta prioridade, baixa prioridade e "Aguardando".
A lista "Aguardando" é a mais poderosa, por tudo que está bloqueado enquanto você espera alguém fazer alguma coisa. Esses e-mails normalmente são os que afundam nas profundezas do nosso cliente de e-mail, e nos esquecemos completamente de fazer o acompanhamento.
Item de ação: no Gmail, mantenha um marcador. ou no Outlook manter um sinalizador; e quando você envia um e-mail para o qual você definitivamente precisa de uma resposta, marque-o. Então, uma vez por semana, você pode entrar na sua lista de espera e perseguir todos que não responderam.
O email deve ser usado como uma lista de tarefas?
Andy: Sim!
Se as tarefas já estão chegando na sua caixa de entrada, qual é a alternativa? Você teria que copiá-los e colá-los do seu e-mail em outro sistema.
Esta é uma enorme fonte de perda de tempo e confusão, com tarefas sendo duplicadas em diferentes sistemas. Por essa razão, David Allen defende “arestas duras” (um item deve aparecer em apenas uma lista) para manter seu cérebro organizado e livre de estresse.
Naturalmente, a principal desvantagem dos clientes regulares de e-mail é que eles não são bons em lidar com essas tarefas de e-mail. Assim, a ideia original do ActiveInbox era que e-mails são tarefas . Não há separação ou duplicação.
Item de ação: [Nota do editor] Você pode transformar o Gmail em um painel de tarefas parecido com o Trello com o Sortdt Transforme o Gmail em um painel de tarefas parecido com o Trello com o Gmail Transforme-o em um painel de tarefas parecido com o Trello se transforma em sua lista de tarefas. Bem, agora você pode obter a organização no estilo do Trello no Gmail com uma nova extensão do Chrome, a Sortd. Leia mais, dando-lhe o conforto de sua caixa de entrada regular e adicionando uma capa de lista de tarefas no processo.
Quais são algumas maneiras eficazes de usar o email para executar tarefas?
Andy: Se você quiser adicionar uma tarefa que não começou como um e-mail, basta enviar um e-mail para você mesmo! Então você precisa marcá-lo como uma tarefa.
Com o ActiveInbox, você pode substituir o assunto do email por um nome de tarefa, definir um status e data de vencimento, adicionar uma lista de verificação e anotações e torná-lo parte de um projeto. Transforma o Gmail em um gerenciador de tarefas completo.
Item de ação: no Gmail, você pode marcar um e-mail com estrelas. com Inbox do Google, você pode adicionar lembretes ou adiar um e-mail Google Inbox Review: Uma lufada de ar fresco Google Inbox Review: Uma lufada de ar fresco Gmail é um nome familiar no departamento de e-mail, mas o Google não estava contente com isso. Conheça o Google Inbox, uma nova maneira de abordar e-mails. Consulte Mais informação .
Nossa caixa de entrada como uma lista de tarefas se torna apenas mais um sistema competindo por atenção?
Andy: Certamente é um sistema competindo pela nossa atenção, mas nossa caixa de entrada já está fazendo isso. Então não é outro. O fato de sua caixa de entrada já ser uma lista de tarefas, sem que você queira que seja, é exatamente por isso que você deve torná-la sua lista de tarefas central.
É sempre mais fácil nadar com a corrente. Você poderia tentar manter uma lista de tarefas em outro lugar, mas se a maioria de suas tarefas vem do e-mail, você quer continuar lutando, copiar e colar e-mails no seu outro gerenciador de tarefas e gritar com colegas que continuam enviando e-mails para você? Não lute contra isso! Torne o email o núcleo da sua lista de tarefas.
Item de ação: [Nota do editor] Se você ainda quiser usar uma lista de tarefas externa, Todoist e Any.do permitem que você adicione tarefas diretamente do Gmail.
A eficiência do email é uma responsabilidade colaborativa ou individual? Qual é a etiqueta que todos devemos seguir?
Andy: Quando se trata de etiqueta, a resposta é definitivamente, definitivamente colaborativa. Como em tudo o mais na sociedade, trata-se de respeitar os outros tanto quanto você. [Nota do editor: Da mesma forma, existem alguns e-mails garantidos para ofender, irritar ou incomodar os destinatários 6 maneiras de garantir ofender, irritar e irritar com cada e-mail que você envia 6 maneiras de garantir ofender, irritar e irritar com cada e-mail que você envia e-mails resistente. É realmente difícil entender o que você realmente quer dizer em um e-mail e, na maior parte do tempo, as pessoas quase sempre o entendem mal. Muito do problema vem ... Leia mais]
Apesar de ser aparentemente educado, acho que e-mails que apenas dizem "obrigado!" Ou "ok!" São uma perda total de tempo e, portanto, mal.
No entanto, quando se trata de ferramentas colaborativas, essa é uma questão diferente. E-mail é uma experiência inerentemente individual. Pelo menos para coordenar o cronograma de uma equipe, você ainda precisa do seu gerente de projeto, CRM e ferramenta de IM.
Item de ação: Sou fã de 3Sentences. Brevity economiza tempo a todos - até mesmo quando você precisa redigitalizar o e-mail no futuro. Considerando que e-mails waffling são preguiçosos e rudes.
Pergunte a Andy suas perguntas relacionadas a e-mail!
Andy Mitchell lerá os comentários e responderá a todas as perguntas que você tiver sobre como lidar com seu e-mail. Agora é sua chance de resolver esse problema irritante!
Créditos da Imagem: Cairo, Latumahina Lea, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip