As listas de tarefas são ferramentas fundamentais em nossa busca incessante de como ser mais produtivo. Existem inúmeros aplicativos, estratégias, teorias e métodos para manter a melhor e mais produtiva lista de tarefas.
Mas poderíamos estar enganados? A lista de tarefas poderia nos impedir? Muitas pessoas altamente produtivas dizem que sim. E eles têm algumas ideias interessantes sobre como ser mais produtivo sem usar uma lista de tarefas.
Por que listas de tarefas podem ser contra-produtivas
Listas de tarefas certamente têm benefícios - se não o fizéssemos, não as usaríamos em primeiro lugar. Mas eles também têm alguns inconvenientes sérios.
Por exemplo, as listas de tarefas podem se tornar uma importante ferramenta de procrastinação. Você já decidiu se sentar e organizar sua lista em vez de começar uma tarefa nela? Eu certamente tenho - e mais do que algumas vezes. Nós sentimos que estamos sendo produtivos quando estamos trabalhando em nossa lista, em vez de realmente trabalhar.
Por outro lado, listas de tarefas nos fazem sentir como se nunca tivéssemos feito o suficiente. Quando foi a última vez que você verificou todos os itens da sua lista? Acho que fiz isso uma vez nos últimos três ou quatro anos. Mesmo que você descubra como ser mais produtivo, nunca sentirá que teve sucesso.
Um dos motivos pelos quais nunca verificamos todas as coisas da lista é que as listas de tarefas não levam tempo em conta. A menos que você esteja mantendo uma lista extremamente detalhada, um projeto de 10 horas será exatamente igual a um de 10 minutos. E você se sentirá altamente produtivo se marcar várias tarefas pequenas e menos importantes que levam apenas alguns minutos.
Todas essas escolhas podem parecer legais, porque você sempre tem algo em que pode trabalhar, mas as listas de tarefas nos sobrecarregam com escolhas. Se você tem 47 coisas na sua lista, seu cérebro começa a reagir. Ele fica sobrecarregado e as emoções negativas começam a surgir. E então você fica paralisado e não acaba fazendo nada.
Naturalmente, muitas pessoas acham que as listas de tarefas ajudam a serem mais produtivas. Encontrar o sistema de produtividade perfeita Como criar o último sistema de gerenciamento de tempo perfeito que você já usou Como criar o último sistema de gerenciamento de tempo perfeito que você já usou A produtividade é uma busca constante por mais organização com menos trabalho. Uma maneira de realizar tudo o que você sonha em realizar, sem perder o sono. Esse sistema automatizado de gerenciamento de tempo pode fazer tudo isso? Leia mais para sua própria vida é o primeiro passo para descobrir como fazer mais em um dia. Se você usa uma lista de tarefas ou não, é com você.
Mas eu encorajo você a considerar como você pode ser mais produtivo fazendo as seguintes mudanças em seu regime diário de produtividade.
Vivendo em seu calendário
Daniel Markowitz, em um artigo para a Harvard Business Review, apresenta uma alternativa às listas de tarefas que ele chama de “viver em seu calendário”. A ideia é simples: tire suas tarefas da lista, calcule quanto tempo elas demoram e mova-as para o seu calendário.
Agendar tarefas - não apenas usando seu calendário como sua lista de tarefas - tem muitos benefícios. Muitas pessoas acham que, na verdade, ver o tempo dedicado a atividades específicas aumenta sua probabilidade de realizar essas tarefas e manter o foco. Outros relatam que isso os impede de tentar agendar demais em um dia.
Ter um lembrete visual de quantas coisas você está trabalhando ajudará você a priorizar seus projetos atuais e descobrir se pode dizer "sim" para novos.
Kevin Kruse entrevistou “mais de 200 bilionários, atletas olímpicos, estudantes diretos e empresários” sobre gerenciamento de tempo e como ser mais produtivo. Quantos você acha que eles usam uma lista de tarefas? Nenhum. Mas muitos deles viviam em seus calendários.
Discutimos o tempo bloqueando Como bloquear o tempo no Google Agenda para um dia de trabalho produtivo Como bloquear o tempo no Google Agenda para um dia de trabalho produtivo Você luta contra o gerenciamento do tempo? Mostramos a você como bloquear o tempo no seu Google Agenda para aumentar o foco, reduzir o estresse e aumentar a produtividade. Leia mais no passado e é exatamente disso que estamos falando aqui. Defina horários específicos em que você trabalhará em tarefas específicas e cumpra sua programação.
Siga a regra de dois minutos
Uma das razões pelas quais as listas de tarefas são preenchidas tão rapidamente é que muitas vezes colocamos toneladas de pequenas tarefas lá. É quando as coisas começam a ficar sobrecarregadas e nos estressamos. Um dos melhores métodos para lidar com esse problema é seguir a regra dos dois minutos. Se uma tarefa levar menos de dois minutos, não a coloque em uma lista - apenas faça.
Isso manterá um número chocante de itens fora de sua lista. Ative seu cartão de crédito, devolva esse e-mail, levante-se e se estique, você ficará surpreso com quantas coisas você pode fazer em dois minutos. E isso se traduz diretamente em retirar itens da sua lista. Eventualmente, você pode achar que não precisa de uma lista!
Concentre-se em hábitos em desenvolvimento
Você sabe sobre as grandes coisas que você precisa fazer. São os pequenos que preenchem sua lista de tarefas e se acostumam a adiar as coisas mais importantes. Itens como “limpar a casa”, “comprar mantimentos” e “gerenciar e-mail” geralmente ficam na sua lista por dias, provocando você repetidamente.
É aqui que os hábitos são úteis.
Crie o hábito de gerenciar sua caixa de entrada por 30 minutos todas as tardes antes de sair do trabalho. Ou imediatamente de manhã. Comece a fazer compras em dias específicos da semana depois do trabalho. Retornar chamadas telefônicas em um determinado dia da semana.
Você pode criar um hábito de qualquer coisa 12 Hábitos de produtividade para finalmente cortar sua vida no novo ano 12 Hábitos de produtividade para finalmente cortar sua vida no novo ano Uma solução comum para a maioria dos trabalhadores é ser mais produtiva. Neste artigo, vamos explorar doze maus hábitos que você pode mudar - um por mês - para melhorar drasticamente a produtividade da sua carga de trabalho. Consulte Mais informação . E quando você cria mais hábitos, pode remover mais coisas da sua lista de tarefas. Eventualmente, você ficará com apenas os grandes, e é quando o tempo de bloqueio e o calendário realmente começam a ter um efeito positivo.
Automatize e Delegue Pequenas Tarefas
Mais uma vez, são as pequenas coisas que preenchem sua lista e o estressam. A automação pode ajudar muito a resolver esse problema. Você pode automatizar suas finanças Como o minimalismo financeiro ajuda você a economizar dinheiro e eliminar o estresse Como o minimalismo financeiro ajuda você a economizar dinheiro e eliminar o estresse É fácil deixar que suas finanças saiam do controle, mas usar os princípios do minimalismo pode ajudá-lo a controlar reduzir o estresse. Leia mais para que você mal tenha que fazer qualquer coisa - e isso economizará muito tempo. Você também pode automatizar e-mails de acompanhamento, que (dependendo de quantos e-mails você enviar) podem economizar horas por semana.
Com o IFTTT ou o Zapier, você pode automatizar praticamente qualquer tarefa digital. A tecnologia de casa inteligente permite automatizar as coisas em sua casa. Você também pode usar um Arduino para automatizar sua casa Arduino Projeto Idéias para um Automated Home Arduino Projeto Idéias para um Automated Home Não seria ótimo para regar sua estufa sem sair de sua cadeira? Um Arduino pode ser usado como o componente chave de alguns projetos de automação residencial - aqui estão cinco! Consulte Mais informação .
Quando você não pode automatizar algo, considere delegá-lo a outra pessoa. É difícil pedir ajuda, mas isso pode fazer uma grande diferença em sua vida. Você pode delegar em casa: pergunte ao seu cônjuge ou a seus filhos por ajuda em casa. Ou no trabalho: peça a alguém que esteja em uma posição melhor para concluir uma tarefa para assumir o controle para você. Você pode até mesmo delegar entre seus amigos: peça a alguém que planeje a próxima reunião para economizar algum tempo.
Se você não tem pessoas ao seu redor que podem assumir tarefas, considere a contratação de um assistente. Assistentes virtuais 20 maneiras que um assistente virtual humano pode economizar seu tempo 20 maneiras que um assistente virtual humano pode economizar seu tempo Saiba quais tipos de tarefas você pode terceirizar com segurança para um assistente virtual e economizará horas todos os dias. Nós mostramos a você como começar. Leia mais (VAs) são relativamente acessíveis, especialmente se você contratá-los por apenas algumas horas por semana, e pode cuidar de muitas tarefas repetitivas para você. Se você está procurando maneiras de ser mais produtivo, um VA é difícil de bater.
Leva tempo para que a automação e a delegação funcionem, mas, depois disso, você ficará surpreso com quantas coisas não precisará mais colocar em uma lista.
Ou alterar como você faz listas
Se você programar tudo, aplicar a regra dos dois minutos, melhorar seus hábitos e encontrar maneiras de automatizar e delegar, há uma boa chance de você não precisar mais da sua lista de tarefas. Se você ainda não está pronto para dar o salto, pense em mudar como você cria sua lista de tarefas.
Meu método favorito para isso é adotar a lista de tarefas de três itens. É exatamente o que parece: você só coloca três coisas nele.
Quando você sabe que está limitado a três itens, só colocará as tarefas mais importantes do seu dia no papel. Isso incentiva você a se concentrar nos grandes problemas e deixar os menores se encaixarem mais tarde.
Não vai ser fácil. Mas eu recomendo fortemente que você dê uma chance. Reduzir o número de itens na sua lista pode ser uma experiência muito libertadora.
Mate suas listas de afazeres e seja mais produtivo
Se você quer conselhos sobre como ter uma vida mais produtiva, pode se surpreender com a minha sugestão de que procure uma alternativa à sua lista de tarefas. Vai contra um monte de conselhos que você já leu antes. E vai se sentir muito estranho.
Há alguma evidência convincente de que é um bom caminho a percorrer. A busca de como ser mais produtivo nunca acaba. Mas livrar-se da sua lista de tarefas é um bom próximo passo.
Você ainda usa uma lista de tarefas? Ou você usa seu calendário? Como você se mantém produtivo? Compartilhe seus pensamentos nos comentários abaixo!