Como ferramenta para gerenciamento de projetos Como usar o Microsoft OneNote para gerenciamento de projetos Como usar o Microsoft OneNote para gerenciamento de projetos O OneNote é a ferramenta de colaboração ideal para gerenciar projetos simples em pequenas equipes. E é completamente grátis. Veja como o OneNote pode ajudar seus projetos a decolar! Leia mais, o Microsoft OneNote tem muitos recursos úteis. Um desses recursos é a disponibilidade de modelos. De uma visão geral do projeto a notas de reuniões e listas de tarefas, o OneNote definitivamente o cobre.
Se não tiver certeza de como os modelos podem ser úteis em seu projeto ou o que você pode fazer com eles, aqui estão algumas dicas e truques.
Acessando modelos internos
O OneNote possui modelos úteis para gerenciar projetos integrados. Dependendo da sua versão do OneNote, você acessará esses modelos de maneiras diferentes.
No OneNote 2016, selecione Inserir na navegação superior e clique em Modelos de Página . Em seguida, você verá uma lista de modelos usados recentemente e uma opção para abrir todos eles selecionando Modelos de página na lista suspensa.
Para versões mais antigas do OneNote, você pode navegar para os modelos começando com a adição de uma nova guia ao seu bloco de anotações. Você verá a Nova Página no lado direito e, quando clicar na seta, você verá uma lista suspensa onde poderá selecionar Modelos de Página .
Em ambos os casos, você será presenteado com modelos que são categorizados por acadêmico, em branco, negócios, decoração e planejadores.
Modelos de gerenciamento de projetos no OneNote
1. Modelo de Visão Geral do Projeto
Para gerenciamento de projetos, a categoria Negócios possui um bom modelo de Visão Geral do Projeto . Basta selecioná-lo e ele será exibido diretamente no seu notebook. O modelo é preenchido com itens úteis para começar e eles podem, é claro, ser personalizados para atender às suas necessidades de projeto.
Sua empresa básica e as informações do projeto estão convenientemente posicionadas no topo. Em seguida, uma descrição, metas de projeto, recursos, procedimentos, agendamentos e outras peças são exibidas em listas com marcadores fáceis de ler. Para inserir seus próprios itens, basta excluir o texto de amostra e substituí-lo pelo seu.
O modelo Visão geral do projeto é útil para uma visão geral bem organizada de todas as peças do projeto. Isso não só ajuda você como gerente de projeto a ver os itens rapidamente, mas também pode ser um documento maravilhoso para os outros. Você pode compartilhá-lo com os membros da equipe do projeto, seu supervisor ou os executivos.
Todos terão uma boa ideia do que esperar e podem ser atualizados regularmente para ajustes de horários e alterações de horários.
2. Modelos de Anotações de Reunião
Dentro da categoria Negócios, você também encontrará vários modelos de anotações de reuniões que são perfeitos para tomar notas durante a reunião. 12 Dicas para tomar notas melhores com o Microsoft OneNote 12 Dicas para tirar notas melhores com o Microsoft OneNote Essas 12 dicas mostram como aproveitar melhor notas no MIcrosoft OneNote. Hoje, a anotação digital é tanto sobre habilidade quanto sobre a ferramenta. Leia mais, usando para uma referência depois, e compartilhando com os outros como um follow-up. Dos modelos de notas de reunião simples ao modelo de notas de reunião formal, cada um é formatado de forma um pouco diferente com informações variadas.
Para algo extremamente básico e útil para reuniões rápidas, existem dois modelos de notas da reunião simples para escolher. Você simplesmente insere o título da reunião e depois passa para a agenda, os participantes e os itens de ação.
Quando chegar a hora de atualizar a equipe executiva do projeto, você pode preferir o modelo Formal Meeting Notes para um layout mais oficial e itens adicionais. Este não apenas inclui sua agenda e participantes, mas aprovações, questões abertas, novos negócios e uma agenda para uma reunião de acompanhamento.
Dependendo do tipo de reunião que você está organizando ou participando, cada um desses modelos manterá suas anotações bem organizadas e facilitará o acompanhamento. Se você é o organizador, definir a agenda com antecedência e compartilhá-la com os participantes garante que todos estarão na mesma página. Além disso, os outros participantes podem usá-los para tirar suas próprias anotações. 5 Razões pelas quais você deve fazer anotações com o OneNote Anywhere 5 motivos para anotações com o OneNote Anywhere Poucas coisas são tão importantes quanto a capacidade de tirar boas notas, especialmente para os alunos. O OneNote é perfeito para anotações sobre cursos. Achamos que você também vai achar ótimo organizar outras informações. Consulte Mais informação .
3. Modelos de lista de tarefas
Para listar tarefas 5 Dicas para usar o OneNote como sua Lista de tarefas 5 Dicas para usar o OneNote como sua lista de tarefas Está fazendo uma lista de tarefas na sua lista de tarefas? Configure-o no OneNote para tornar as tarefas o mais simples possível. Leia mais, o OneNote oferece três tipos de listas de tarefas, facilitando a priorização e a organização de itens. Eles estão contidos na categoria Planejadores de modelos de páginas. O modelo Simple To Do List é básico com caixas de seleção definidas e prontas para você inserir seus itens.
O modelo Prioritized To Do List vai um pouco além, permitindo que você insira e organize tarefas com base em prioridade alta, média ou baixa. Isso é muito conveniente e este também tem as caixas de seleção aguardando as entradas da sua tarefa.
O modelo Project To Do List é formatado de forma diferente, por projeto. E esse modelo inclui uma seção de notas úteis ao lado de cada conjunto de tarefas do projeto. O que é ótimo nesse modelo é que, embora seja organizado por projeto quando você o abre, você sempre pode alterá-lo para que seja organizado por recurso ou até mesmo por data. Isso lhe dá a flexibilidade de organizá-lo para melhor atender às suas necessidades.
Uma maneira organizada de usar modelos do OneNote para ser mais organizada Como usar os modelos do OneNote para ser mais organizada O OneNote é uma ótima maneira de manter seus pensamentos organizados, e os modelos podem tornar esse processo ainda mais fácil. Aprenda a usar, editar e criar seus próprios modelos com este guia. A lista de tarefas Ler Mais ou priorizada é importante para qualquer projeto, grande ou pequeno, e esses modelos podem ajudá-lo a obter um super-início.
Modelos externos
O Try2Stop.Us possui um caderno de gerenciamento de projetos que inclui três seções. A visão geral do projeto é semelhante àquela incorporada no OneNote. A página de reunião de status do projeto tem alguns itens diferentes dos modelos de anotações de reunião contidos no OneNote. Finalmente, a lista de horas do projeto pode ser muito útil para descrever as horas a serem gastas em cada tarefa.
Na lista de horários do projeto, você encontrará uma tabela básica na qual poderá inserir o nome do projeto e, em seguida, a data, a descrição e o número de horas. Esse é um modelo conveniente se o projeto no qual você está trabalhando precisar de uma separação clara de horas.
OneNoteGem.com é outro recurso para modelos do OneNote, com algumas opções para auxiliar no gerenciamento de projetos. Eles têm um par de modelos de agenda de trabalho diários e combinam notas e modelos de lista de tarefas. O modelo de programação diária pode ser conveniente para ver o seu dia rapidamente. Para reuniões e até mesmo tempo com sua equipe de projeto, planejamento de projetos e outros itens, essa é uma ferramenta útil.
Encontrar modelos para o OneNote não é tão fácil quanto costumava ser. Muitos sites direcionam você para o site de modelos do Microsoft Office, que atualmente não oferece opções para o OneNote, infelizmente. No entanto, se você não estiver satisfeito com esses modelos internos, essas outras opções estarão disponíveis. Apenas observe que, dependendo da sua versão do OneNote, em comparação com o modelo do qual você faz o download, alguns recursos podem estar indisponíveis.
Dicas úteis
1. Reorganizando Itens
Um excelente recurso disponível para todas as opções é que você pode reorganizar itens com facilidade. Basta colocar o mouse sobre o item que você deseja mover e você verá a seta de quatro pontas. Em seguida, basta arrastá-lo para o novo local. Isso funciona para peças de bloco usadas para o layout, bem como itens individuais, como itens de tarefas e itens de lista.
2. Redimensionando Blocos
Os blocos usados para organizar o layout podem não apenas ser movidos, mas redimensionados para que você obtenha o máximo dos modelos. Basta selecionar o bloco e no canto superior direito você verá pequenas setas. Basta tocar e arrastar para a direita ou para a esquerda para redimensionar.
3. Formatação Básica
Para alterar rapidamente o tamanho da fonte ou a cor de todo o texto, basta colocar o mouse sobre a seção principal até ver a seta de quatro pontas e clicar para selecioná-la. Você pode clicar em Início na navegação superior ou clicar com o botão direito do mouse para fazer seus ajustes. Essa também é uma maneira fácil de adicionar caixas de seleção ou estrelas aos seus itens ou até mesmo alterar o estilo.
4. Salvando Modelos Personalizados
Se você começou com um desses modelos incorporados, fez várias alterações e gostaria de continuar a usá-lo, você pode salvá-lo facilmente. Talvez você tenha adicionado o logotipo da empresa, os blocos redimensionados e o texto reformatado para que ele fique do jeito que você deseja. Não deixe que esse trabalho duro seja desperdiçado; salve-o como um modelo para uso futuro.
Para salvar seu novo modelo, selecione Visualizar na navegação superior e, em seguida, Tamanho do papel . Isso abrirá o painel Tamanho do papel. Na parte inferior desse painel, clique em Salvar página atual como um modelo . Em seguida, dê um nome ao seu modelo e selecione se ele deve ou não ser seu modelo de página padrão na seção atual.
Quando chegar a hora de usar o modelo salvo, execute as mesmas etapas acima para acessar os modelos internos, dependendo da sua versão do OneNote. Você deve então ver uma categoria adicional chamada Meus modelos . Selecione a seta ao lado e escolha a que você deseja usar.
Como você usa o OneNote para seus projetos?
Os modelos são apenas um dos inúmeros recursos do OneNote que não são valorizados. 7 Recursos do OneNote pouco conhecidos Você adorará 7 Recursos do OneNote pouco conhecidos Você adorará O OneNote é 100% gratuito e repleto de recursos avançados. Vamos verificar alguns dos que você pode ter perdido. Se você ainda não estiver usando o OneNote, eles podem conquistá-lo. Consulte Mais informação .
Quais modelos do OneNote você acha mais úteis para ajudá-lo como gerente de projetos? 7+ Melhores ferramentas gratuitas para gerenciar qualquer projeto com facilidade 7+ Melhores ferramentas gratuitas para gerenciar qualquer projeto com facilidade A colaboração em projetos é muito mais fácil com a Internet. Particularmente, se a sua equipe está espalhada ou nem sempre no mesmo local. Mostramos a você quais ferramentas podem ajudar você a gerenciar seus projetos on-line. Consulte Mais informação ? Que outro recurso você não poderia viver sem? Por favor, compartilhe seus pensamentos e sugestões nos comentários abaixo!
Créditos da Imagem: Empresário pensa por alfaspirit via Shutterstock