Se você usa o Gmail, o Outlook, a Caixa de entrada do Google, o Yahoo Mail ou qualquer outra coisa, o e-mail é um e-mail e, mais cedo ou mais tarde, sua caixa de entrada é inundada. Mas um sistema simples de classificação garantirá que você nunca se sinta fora de controle e esteja sempre no topo de suas mensagens.
Já tentou aplicar truques de lista de tarefas à sua caixa de entrada de email? Eu fiz. Mais frequentemente do que não, eles não funcionam. O que não conseguimos entender sobre a diferença entre listas de e-mail e tarefas é que as tarefas exigem apenas uma ação sua, enquanto os e-mails tratam da comunicação com as pessoas.
Mas modificar um sistema popular de produtividade é a resposta para domar a enxurrada constante de e-mails. A matriz do presidente dos EUA, Dwight Eisenhower, para classificar as tarefas é maravilhosamente eficaz para classificar os e-mails também, se você ajustar corretamente.
Matriz Eisenhower modificada para e-mails
A Eisenhower Matrix é como ele classificou sua lista de tarefas em quatro quadrantes, o que o ajudou a descobrir qual tarefa ele deveria fazer em seguida. A matriz básica se parece com isso, e vamos manter isso intacto:
Você classificará cada email em um desses quatro quadrantes. Os quadrantes vão ditar o que você faz com esse email e quando você age nele. Esqueça a "caixa de entrada zero", vamos nos concentrar em fazer as coisas.
É melhor combinar a matriz com pastas no Outlook ou usar marcadores do Gmail para domar sua caixa de entrada Redescubra as etiquetas do Gmail e finalmente domar sua caixa de entrada Redescubra as etiquetas do Gmail e finalmente domar sua caixa de entrada Há muitos truques para lidar com sobrecarga de e-mail, seu nariz que você pode não estar usando: bons rótulos antigos do Gmail. Consulte Mais informação . Assim, cada quadrante terá seu próprio nome de rótulo / pasta e talvez sua própria cor também.
Faça o que fizer, não mude o nome desses quadrantes. Assim, suas pastas ou marcadores terão apenas essas quatro categorias:
- Importante e urgente
- Importante (não urgente)
- Urgente (não importante)
- Não Importante Nem Urgente
O que é "urgente"?
É fácil identificar o que é “importante” - é uma chamada subjetiva que podemos tomar facilmente, dependendo de nossas prioridades. Mas "urgente" coloca uma imagem de um cálculo baseado no tempo, e isso afasta as pessoas.
Relaxe, não entre em pânico. "Urgente" aqui vai significar o que você quer que signifique. Se você tem um dia atarefado sem um único momento de sobra, então “Urgente” assume um novo significado. Se você tem um dia cheio de reuniões, então "Urgente" assume outro significado. Deixe que seja flexível; Na verdade, é importante que seja flexível.
Diversos especialistas em produtividade realmente gostam de colocar um limite de tempo na coluna “urgente” da Matriz Eisenhower, mas isso não é viável, uma vez que as necessidades de vida e trabalho baseadas no tempo continuam mudando.
Não há fórmula mágica ou limite de tempo definido para definir "Urgente". Você saberá quando vir isso. Não é uma palavra difícil de entender, então não pense demais.
Mantenha-se simples, não tenha "regras de quadrante"
Você será tentado a associar uma ação ao seu quadrante. Por exemplo, Bryan Lee, da Tutum, usa o sistema e colocou uma ação específica para cada quadrante, como “Decida quando fazer” para “Importante, mas não urgente” e “Delegue” para “Urgente, mas não importante”.
Resista isso. Existem dois problemas com isso.
Primeiro, essas "regras de ação" acabam influenciando a maneira como você marca um e-mail. Se você sabe que tem que agir em um e-mail agora, mas não tem tempo para fazê-lo, você encontrará seu cérebro enganando você para classificá-lo erroneamente.
Em segundo lugar, um quadrante nem sempre tem a mesma ação. Delegar uma tarefa nem sempre será uma opção. "Não é urgente nem importante" não significa que você tenha que excluí-lo, você pode precisar desse email mais tarde.
Em vez disso, confie na matriz de Eisenhower e confie em sua própria capacidade de fazer as coisas. Um sistema de produtividade supercomplicado e superespecífico é aquele que você acabará despejando com a regra de produtividade de três greves O Sistema 3-Strike: Como Priorizar Sua Lista de Tarefas O Sistema 3-Strike: Como Priorizar Seu To-Do Do List Você não está entendendo sua lista de tarefas? O problema pode não ser sua produtividade, pode ser apenas suas prioridades. Vamos aprender como priorizar a lista de tarefas e fazer as coisas. Consulte Mais informação . Os nomes desses quadrantes realmente dão uma boa idéia do que é um e-mail, e você poderá tomar a decisão correta de acordo.
Uma regra de ouro: não seguir em frente sem rotular
A idéia é classificar seus e-mails impiedosamente Não é possível adiar o e-mail todas as manhãs? Tente este ritual em vez disso não pode colocar o email todas as manhãs? Tente este ritual em vez de começar o seu dia a maneira de e-mail é regularmente - mesmo que a maioria de nós o faça. Está checando o e-mail depois de acordar tão mal? Leia mais e envolve um ato de autodisciplina - você não pode passar para o próximo e-mail sem rotular o que está lendo.
Isso é crítico. Toda vez que você abre um e-mail, é absolutamente necessário classificá-lo. Não se permita verificar o próximo e-mail se você não tiver classificado este em um quadrante.
Como discutimos anteriormente, não classificar ou classificar mal é a razão pela qual o seu aplicativo de produtividade não está funcionando 5 Razões para o seu aplicativo de tarefas fazer com que você seja menos produtivo 5 motivos para tornar seu aplicativo menos produtivo Desistir do seu -fazer listas? Seu problema não é sua ambição ou o aplicativo de planejamento de tarefas que você usa. O problema está em como você está usando sua lista de tarefas em geral. Consulte Mais informação . Você precisa acertar o processo de classificação e, então, todo o resto se encaixa.
Como atacar seus e-mails
Aqui está a beleza disso: uma vez que sua caixa de entrada é classificada, você realmente não precisará de muitos conselhos sobre quando e como você deve endereçar seu email. Para as coisas urgentes e importantes, você vai acabar resolvendo isso no momento em que tiver algum tempo livre.
Para todo o resto, como Andy Mitchell do ActiveInbox disse MakeUseOf Como lidar com sobrecarga de caixa de entrada e listas de tarefas em e-mails Como lidar com sobrecarga de caixa de entrada e listas de afazeres em e-mails E-mail não é apenas comunicação, também em grande parte dita sua tarefa Lista. Vamos falar sobre as melhores dicas para vincular a caixa de entrada à nossa produtividade com Andy Mitchell - o fundador do ActiveInbox. Consulte Mais informação,
Escolha pontos de baixa energia no seu dia (como aquela meia hora de sono depois do almoço) e entre na caixa de entrada para aumentar o zoom.
Se já é priorizado, é fácil fazer as coisas sem perder um item obrigatório.
No final de cada dia, atue em todos os seus e-mails classificados, mesmo que sejam do seu aplicativo para smartphone. Confie em mim, uma vez que já está priorizado, você passa pela metade do tempo que você toma de outra forma.
Isso é fácil ou difícil?
Pessoalmente, acho que o método Eisenhower Matrix de classificar emails é o mais fácil que usei. Na verdade, tornou a minha caixa de entrada muito mais gerenciável para mim e não perdi nada por causa disso.
Você acha que este sistema é fácil de implementar ou você acharia difícil? Diga-nos porque!
Créditos da Imagem: Hey Paul Studios / Flickr