O Google Agenda é um aplicativo básico que ajuda milhões de pessoas a manter suas vidas em ordem. 6 Dicas de gerenciamento de projetos que você pode usar para organizar sua vida Gerenciamento de projetos é a profissão de fazer as coisas. Nossas dicas ajudarão você a aplicar a perspectiva, as habilidades e as ferramentas de um gerente de projeto para organizar sua própria vida. Consulte Mais informação . Para alguns, é usado de forma irregular e apenas para eventos importantes. Para outros, eles seriam perdidos sem isso (se um evento não estiver no calendário, ele não existe!).
Você está usando seu calendário em todo o seu potencial? O Google Agenda contém várias ferramentas e recursos ocultos que podem ajudar você a agendar reuniões com mais facilidade e automatizar partes de sua agenda. Os mais úteis estão listados abaixo. Combinado com algumas extensões selecionadas do Chrome 7 Incríveis extensões do Chrome para melhorar o Google Calendar 7 Incríveis extensões do Chrome para melhorar o Google Calendar O Google Calendar, ou o GCal, é o rei dos serviços de calendário on-line. Naturalmente, mais desenvolvedores estão dispostos a melhorar o GCal e construíram algumas extensões incríveis para ele. Aqui estão nossos favoritos. Leia mais, você será um usuário avançado do Google Agenda em pouco tempo.
1. Crie uma página de compromisso
Digamos que você queira agrupar todas as suas chamadas entre 17h e 5h da quinta-feira. Em vez de jogar e-mail pingue-pongue para negociar o melhor momento para conhecer cada pessoa, as páginas de agendamento do Google têm as suas costas.
Neste exemplo, você bloquearia um intervalo de tempo em sua agenda (saiba mais sobre o bloqueio de tempo para melhorar seu foco aqui Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Experimente o Time Blocking. Essa tática de gerenciamento de tempo pode ajudar a mantê-lo no caminho certo, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva à distância. Quando a caixa pop-up aparecer, clique em Slots de compromisso . Escolha a duração de cada compromisso a ser agendado neste período de tempo (para reuniões no local de trabalho, mantenha-as curtas para garantir eficiência). Em seguida, selecione outras opções para incluir. Você quer que a tarefa se repita? Você precisa adicionar um local?
Agora, convide as pessoas a escolher o horário mais conveniente, enviando o link para a página de compromissos ou convidando cada pessoa por e-mail.
2. Contagem regressiva para o seu próximo evento
Se não souber quanto tempo você tem até o próximo evento causar um estresse, você deve ativar o timer de contagem regressiva.
No Google Agenda, vá para Configurações> Labs e ative o recurso Próxima reunião . À direita da sua agenda, você verá exatamente quanto tempo demora até o seu próximo evento (com até duas semanas de antecedência), ajudando você a organizar suas tarefas. 7 Planejadores de produtividade de página única para organizar sua lista de tarefas pendentes 7 Planejadores de Produtividade de Página Única para Organizar Sua Lista de Tarefas O simples ato de marcar a caixa é terapêutico. Se o papel for sua vocação, a Internet tem algumas folhas úteis de produtividade de página única que você pode imprimir para o planejamento diário Leia mais e prepare-se adequadamente.
3. Obtenha uma agenda diária para sua caixa de entrada
Se você não quiser verificar constantemente sua agenda para ver o que vem a seguir no seu dia, pode enviar uma agenda diária diretamente para sua caixa de entrada.
Para configurá-lo a partir do seu calendário, acesse Configurações> Agendas e clique em Editar notificações para o calendário escolhido. É aqui que você pode escolher como você é notificado sobre cada evento. Para o caso em questão, selecione a opção para Agenda diária . Esta agenda irá chegar à sua caixa de entrada às 5 da manhã todos os dias.
4. Layer seus calendários
Regularmente planejar para atender pessoas com horários ocupados pode ser difícil. Até mesmo planejar um café com um amigo pode se tornar uma provação logística.
Para superar isso, você deve sobrepor o calendário do seu amigo / colega. Isso permite que você veja facilmente onde seu tempo livre se sobrepõe. Há uma infinidade de outros usos para calendários em camadas / compartilhados 12 Idéias Produtivas para um Calendário Google Compartilhado 12 Idéias Produtivas para um Calendário Google Compartilhado O Google Agenda é uma ferramenta fenomenal de produtividade. Essas 12 ideias devem lhe dar inspiração para começar a pensar de forma criativa quando se trata do Google Agenda. Leia mais também, desde o agendamento de um espaço compartilhado até o planejamento das refeições.
Para configurar isso, vá para a esquerda da sua agenda, onde diz Outros calendários . Agora, insira o endereço de e-mail do amigo / colega com quem você deseja comparar os calendários. Eles receberão um e-mail convidando-os a compartilhar sua agenda com você. Ou, caso não usem o Google Agenda, eles serão convidados a começar a usar o serviço.
5. Chamadas de Vídeo Fáceis
Muitas pessoas ainda estão no hábito antiquado de trocar nomes do Skype para organizar chamadas de vídeo. Uma opção muito mais fácil é clicar no botão Ingressar na reunião, em geral, subutilizado em cada evento do Google Agenda.
Cada pessoa convidada para o evento poderá ver este botão. Depois de clicados, todos vocês serão levados para uma vídeo chamada do Google Hangouts, sem a necessidade de usar outros aplicativos ou de compartilhar URLs.
Este recurso de videochamada pode ser usado de todas as maneiras 15 Maneiras criativas de aproveitar ao máximo os Hangouts do Google 15 Maneiras criativas de aproveitar ao máximo os Hangouts do Google Essas ideias criativas para o Hangouts do Google podem ser usadas para enriquecer sua vida em todas as esferas - se você está trabalhando, relaxando, se comunicando com a família ou tentando aprender uma nova habilidade. Leia mais, desde organizar uma noite de jogos ou assistir a filmes juntos, até fazer uma apresentação ou entrevista.
6. Envie um email para todos os seus participantes
A capacidade de enviar e-mails em massa a todos os participantes de um evento evita que você envie por e-mail cada participante individualmente para lembrá-los sobre a reunião de amanhã. Antes de fazer isso, certifique-se de que todos sejam adicionados ao seu evento, caso contrário, eles não receberão seu e-mail.
Para enviar o email em massa, abra o seu evento. Na seção Convidados, clique em Convidados por email . Um e-mail pop-up aparecerá onde você pode escrever sua mensagem.
7. Configurar um relógio mundial
Estamos em um mundo onde as chamadas são programadas rotineiramente com pessoas em fusos horários distantes. Combine isso com os relógios indo para frente ou para trás em lugares diferentes, e agendar reuniões pode ficar confuso rapidamente.
Para tornar esse processo mais fácil, no seu calendário, vá para Setting> Labs e ative o recurso World Clock . O widget de relógio mundial será exibido à direita da sua agenda, onde você pode selecionar os fusos horários a serem exibidos.
Ao selecionar um horário para um novo evento, você poderá ver qual seria esse tempo em locais diferentes. E quando você abre um evento existente que foi criado em um fuso horário diferente, pode ver a que horas ele estará acontecendo no seu fuso horário.
8. Acompanhe as suas finanças
Se você configurar um novo calendário (selecione Meus calendários> Criar novo calendário) intitulado Finanças, você poderá usá-lo para acompanhar os pagamentos recorrentes.
Adicione um evento novo e recorrente para cada pagamento, incluindo seu salário, contas e assinaturas on-line Como gerenciar facilmente suas assinaturas on-line e economizar dinheiro Como gerenciar facilmente suas assinaturas on-line e economizar dinheiro Não acompanhamos as assinaturas on-line devemos. Essas ferramentas mostrarão o que você está inscrito, quanto está gastando e solicitará que você cancele as assinaturas que não são mais necessárias. Consulte Mais informação . Especifique se cada pagamento é efetuado todos os meses, duas semanas, quatro semanas, etc.
Como dica, é melhor marcar cada um deles como todos os eventos do dia, para que eles sejam exibidos na parte superior da sua agenda.
9. Simplifique sua rotina matinal
Para manter sua rotina matinal o mais eficiente possível 5 maneiras de atualizar sua rotina matinal e ser mais feliz 5 maneiras de atualizar sua rotina matinal e ser mais feliz A primeira hora do dia determina como os 23 restantes irão. Assuma o controle do seu dia assumindo o controle da sua manhã e torne-se mais feliz. Leia mais, você deve manter o número de aplicativos que você verifica quando você acorda o menor possível.
Para ajudar com isso, configure algumas receitas úteis do Google Agenda do IFTTT. IFTTT (If This Then That) é um aplicativo que conecta diferentes aplicativos e serviços para ajudá-lo a automatizar tarefas repetitivas.
Como um par de exemplos, abandone seu aplicativo meteorológico fazendo com que o IFTTT envie um boletim meteorológico para o seu calendário todos os dias na mesma hora.
Se você gerencia sua lista de tarefas com o Todoist, sincronize suas tarefas agendadas com o Google Agenda, para que você não precise verificar o aplicativo todas as manhãs.
Há muitas outras coisas que você pode importar automaticamente para o seu Google Agenda Coisas impressionantes que você pode importar automaticamente para o Google Agenda Coisas impressionantes que você pode importar automaticamente para o Google Agenda Um calendário mantém todos os aspectos de sua vida concentrados em um único local. e realizar mais. Veja algumas maneiras úteis de importar informações importantes para o seu Google Agenda. Leia mais também.
Um calendário mais eficiente
Os calendários percorreram um longo caminho nos últimos 20 anos, mas pode ser difícil para nós saber quais recursos novos valem a pena adotar.
Esses nove recursos menos usados do Google Agenda são aqueles que eu recomendaria testar. Eles facilitarão a organização dos eventos, reduzirão o tempo que você gasta gerenciando seu calendário e o ajudará a programar os mais produtivos. Como se preparar para o dia perfeito com aplicativos gratuitos Como se preparar para o dia perfeito com aplicativos gratuitos O dia perfeito é quando você se sentir energizado e passar pela sua lista de tarefas com tempo e energia de sobra. Mostramos os aplicativos que podem ajudar você a entrar na zona. Leia mais dias.
Existem outros recursos ou truques do Google Agenda que você adicionaria a essa lista?
Crédito de imagem: Calendário super ocupado por hidesy via Shutterstock