Muitas vezes nos empolgamos com os sistemas de produtividade e os recursos promissores dos aplicativos de lista de tarefas pendentes. Quando isso acontece, o gerenciamento de tarefas se torna uma atividade excessiva e uma desculpa para procrastinar um pouco mais da Internet é um lugar maravilhoso, mas às vezes ele só gera as criações mais estranhas. Amostra destes nove sites que vão fazer você se perguntar por que eles nunca foram criados. Dê uma risada ou duas. Consulte Mais informação .
Para planejamento e agendamento de tarefas a longo prazo, você precisa de um sistema robusto de ferramentas para obter uma visão panorâmica de todos os seus projetos. Mas, no dia-a-dia, um pedaço de papel funciona melhor como um todo para suas tarefas mais importantes. Ele traz de volta seu foco onde ele pertence: ao seu trabalho.
Apps que insistem em uma abordagem básica semelhante funcionam igualmente bem. Neste artigo, veremos oito dessas ferramentas minimalistas para rastrear suas tarefas diárias.
1. Minimalista (Web)
Minimalista vive na web. Você não precisa se inscrever para criar uma lista de tarefas, mas pode conectar o aplicativo à sua conta do Google.
Vá para getminimalist.com e comece a criar sua lista principal de tarefas. Você receberá um link dedicado para isso, que poderá compartilhar com alguém se quiser.
Embora o Minimalist não tenha um aplicativo para dispositivos móveis dedicado, ele suporta gestos como deslizar e arrastar dispositivos móveis.
2. Google Tasks (Web, Desktop, Mobile)
Com tantos aplicativos de lista de tarefas inundando o mercado, você pode ter esquecido o recurso de gerenciamento de tarefas que fica na sua caixa de entrada do Gmail ao longo do dia. Se você tiver, é hora de reconsiderar como um candidato digno para lidar com suas tarefas diárias. Até mesmo permite que você transforme e-mails em tarefas 9 maneiras instantâneas de transformar seus e-mails em tarefas 9 maneiras instantâneas de transformar seus e-mails em tarefas Você não pode impedir que os tipos de e-mails acabem na sua caixa de entrada, mas pode ativá-los em tarefas para gerenciá-los melhor. Aqui estão algumas dicas para transformar e-mails em tarefas. Consulte Mais informação .
Para abrir o Google Tasks, clique no Gmail acima da barra lateral na caixa de entrada do Gmail e selecione Tarefas no menu suspenso. Você verá um minúsculo painel no canto inferior direito. É aqui que você pode listar suas tarefas do dia e marcá-las uma a uma. Minimize o painel Tarefas para mantê-lo fora de vista e ainda de fácil acesso.
O Google Tasks é especialmente útil se o seu trabalho envolve muitos e-mails para trás e para frente e você fica colado à sua caixa de entrada do Gmail. Você também pode exibir tarefas do seu Google Agenda clicando em Tarefas em Minhas agendas .
Se você quiser exibir Tarefas em uma guia própria, siga este URL. Usuários do Chrome, que tal manter as Tarefas fixadas na barra de ferramentas do Chrome com a extensão oficial do Google Tasks no Google Chrome? Usuários do Android, você pode carregar o Google Tasks no seu bolso com o Tasks.
Em vez de usar o Google Tasks, você poderia listar suas tarefas em um rascunho de e-mail e marcar o rascunho para acesso rápido. (Afixe o rascunho na caixa de entrada se estiver usando o Inbox by Gmail.) Se você tiver ativado o recurso Links rápidos em Configurações> Labs no Gmail, você poderá adicionar um link rápido ao rascunho de tarefas na barra lateral.
3. MinimaList (iOS)
MinimaList passa a ser o meu favorito nesta lista. É baseado em gestos, o que significa que você pode deslizar, arrastar e tocar em seu caminho.
Criar, editar e reorganizar tarefas é simples e intuitivo. A lista padrão que aparece quando você instala o aplicativo alinha as instruções sobre o uso do MinimaList.
O que eu adorei no MinimaList é a integração de um temporizador Pomodoro, para usuários que juram pela eficácia da técnica Pomodoro Como um simples temporizador Pomodoro tornou minha vida melhor Como um simples temporizador Pomodoro tornou minha vida melhor A técnica Pomodoro é uma das mais simples gerenciamento de tempo vida hacks. Romper distrações com a ajuda de pedaços de 25 minutos e um temporizador. Pode ser uma mudança de rotina de mudança de vida, se lhe convier. Consulte Mais informação . A configuração do timer em si não é intrusiva, o que significa que você não vai incomodar se você não usar a técnica Pomodoro para gerenciar seu tempo.
MinimaList está disponível gratuitamente na App Store. Usuários de iOS, lembre-se de que seu dispositivo já tem um aplicativo de estoque (Lembretes) que é ótimo para manter listas de tarefas pendentes. Funciona offline como MinimaList.
4. Um arquivo de texto (Desktop, Web, Mobile)
Um arquivo de texto é provavelmente a unidade mais simples e básica para gravar informações em seu computador, e é ideal se você deseja simplicidade em seu fluxo de trabalho. Você pode acompanhar tudo, desde ideias até contas em arquivos de texto 8 Coisas cotidianas que você pode acompanhar com arquivos de texto 8 Coisas cotidianas que você pode acompanhar com arquivos de texto Armazenar dados em arquivos de texto é um atalho para um fluxo de trabalho mais simples. Vamos usar o arquivo de texto humilde para rastrear dados do dia-a-dia com essas dicas e melhorar nossa produtividade. Leia mais, então por que não sua lista de tarefas?
Se você já tem um arquivo “todo.txt” na sua área de trabalho, vai adorar o Todo.txt, que traz a simplicidade das listas de tarefas simples para o seu dispositivo móvel. Está disponível no Android e no iOS.
5. Slack (Desktop, Web, Mobile)
Se você gasta uma grande parte do seu dia de trabalho no Slack, é aí que sua lista de tarefas também pode ir. Trazer um bot automatizado 14 Melhores bots automatizados que você precisa para o seu Slack Channel 14 Melhores bots automatizados que você precisa para o seu Slack Channel Se você está executando um negócio, você pode configurar o Slack e ter bots realizando as tarefas domésticas 24/7 enquanto você continuar com coisas mais importantes, como conquistar o mundo. Leia mais para rastrear sua lista de tarefas para você.
No MakeUseOf no Slack temos um bot de lista de tarefas chamado, uh, To-do bot. Eu posso comandá-lo para adicionar tarefas à minha lista de tarefas pessoais, entre outras coisas. Aqui está um instantâneo de alguns dos comandos que posso jogar nele.
A integração do aplicativo To-Do Bot requer privilégios de administrador. Após a instalação do aplicativo, todos na equipe do Slack podem fazer uso do comando / todo .
Se sua equipe já usa um aplicativo de gerenciamento de projetos completo como o Kyber.me, você pode recorrer ao recurso de lista de tarefas que o acompanha.
6. Uma planilha (desktop, web, celular)
Uma planilha é uma maneira prática para rastrear qualquer tipo de dados. 10 Modelos de planilhas surpreendentemente úteis para organizar sua vida 10 Modelos de planilhas surpreendentemente úteis para organizar sua vida A sua vida é uma complicação de prazos perdidos, compras esquecidas e compromissos renegados? Parece que você precisa se organizar. Leia mais, incluindo suas tarefas diárias. Pode parecer complexo à primeira vista, mas pode ser tão simples quanto você quer que seja. Apenas duas colunas servirão: uma para o nome da tarefa e outra para o status.
Mesmo se você adicionar colunas para nomes de projetos, prioridades, prazos, e assim por diante, uma planilha não parece tão complicada quanto um aplicativo dedicado. Isso pode ser porque você pode ver todos os seus dados de relance, sem ter que pular de tela para tela.
7. Papel e Caneta
É mais satisfatório marcar coisas “feitas” no papel do que em uma tela, não é? É por isso que eu ainda mantenho uma lista de artigos 6 Razões simples porque o papel ainda pode ser o seu aplicativo Killer Productivity O papel pode ser uma ferramenta mais potente para a produtividade do que um computador ou um dispositivo de toque, e não deve ser imediatamente dispensado. Não convencido? Aqui estão seis razões pelas quais o papel ainda é relevante. Leia mais para minhas tarefas diárias. Eu não verifico as coisas nesta lista, porque isso não me diz muito sobre o meu progresso na tarefa. Em vez disso, uso o sistema Circle, que descreverei abaixo.
Você começa com um círculo oco ao lado de cada tarefa da sua lista. No final do dia, você preenche o círculo com base no progresso que você fez na tarefa. Por exemplo, se você tiver terminado uma tarefa, escureça o círculo ao lado dela. Se uma tarefa for cancelada, coloque uma marca "X" no círculo ao lado da tarefa. Para uma tarefa que você delegou, escureça o círculo correspondente e adicione uma seta para a direita ao lado dele.
Você está interessado em aprender mais sobre o sistema Circle? Leia este post do blog pela pessoa que criou o sistema (Sigurdur Armannsson) para uma explicação detalhada. Sinta-se à vontade para ajustar o sistema e adicionar suas próprias ações / ênfases por conveniência.
Para mim, o sistema Circle parece fácil, ao contrário do método Bullet Journal (BuJo). Este último é eficaz, mas também parece muito trabalho. Tenha em mente que estamos nos concentrando nas listas de tarefas diárias aqui. Para anotações e acompanhamento regular de seu trabalho e vida, manter um Bullet Journal vale o esforço que envolve Como usar um Bullet Journal no Trello para planejar seu dia Como usar um Bullet Journal no Trello para planejar seu dia É hora de mostre como transformar o Trello - se esse é o seu principal aplicativo de anotações - em um Bullet Journal. Consulte Mais informação .
Eu também uso o sistema Circle para acompanhar pagamentos de contas que não posso automatizar. É fácil esquecer quais contas você pagou e quais você não pagou quando aparecem aleatoriamente durante o mês. Com este sistema, não tenho mais esse problema.
8. Versões para dispositivos móveis de aplicativos de resumo e anotações
É claro que você pode criar sua lista de tarefas diárias em seu aplicativo de anotações usual ou aplicativo de layout.
Se você está trabalhando em um punhado de projetos diferentes, listar suas tarefas em uma única lista pode ser confuso. Isto é onde ajuda se você usar um aplicativo de anotação ou delineador para escrever sua lista e organizar suas tarefas em seções lógicas.
O problema é que é fácil obter side-tracked por várias notas e recursos do aplicativo de anotações. Estes agem como lembretes visuais das cento e uma coisas que você ainda precisa cuidar. Uma maneira de superar esse "desvio de atenção" é usar a versão para dispositivos móveis do aplicativo. Já que os aplicativos móveis são projetados para telas pequenas O que é o design thinking e como isso o torna mais criativo? O que é o design thinking e como isso o torna mais criativo? O design thinking não é novidade no mundo dos negócios - Apple, Coca-Cola e Nike usam alguma versão para construir suas marcas. Infelizmente, muitas pessoas não são ensinadas sobre o que é ou como ... Leia Mais, elas freqüentemente escondem barras laterais e outros elementos que causam distração por padrão. Isso ajuda a manter sua lista de tarefas na vanguarda do seu dia.
O seu sistema de tarefas pendentes está configurado para falhar?
Se você sempre achar que sua lista de tarefas diárias é esmagadora e incontrolável, considere que poderia ser por duas razões principais dadas abaixo.
1. Você tem expectativas irrealistas sobre o que pode fazer em 24 horas.
É muito enganador. Vinte e quatro horas soam como muito tempo e, por isso, parece que devemos ser capazes de encaixar no dia todas as coisas que pensamos que temos que fazer, bem como todas as coisas que queremos fazer. Mas o fato é que, se você trabalha oito horas por dia e dorme oito horas por noite, isso deixa apenas oito horas para todo o resto.
- Elaine St. James, vivendo a vida simples: um guia para reduzir a escala e aproveitar mais
2. Sua lista de tarefas também funciona como uma lista de balde, lista de compras, caderno, lista de ideias e assim por diante.
Se você tiver uma propensão a cair em uma ou ambas dessas armadilhas, ficar atento a isso pode ajudá-lo a priorizar o que acontece em sua lista de tarefas. O Sistema de 3 Golpes: Como Priorizar Sua Lista de Tarefas O Sistema de 3 Golpes : Como priorizar sua lista de tarefas Você não está obtendo sua lista de tarefas? O problema pode não ser sua produtividade, pode ser apenas suas prioridades. Vamos aprender como priorizar a lista de tarefas e fazer as coisas. Leia mais e mantenha-o realista e "fininga".
Onde está o fluxo de trabalho?
Eu escolhi deixar de fora aplicativos como Workflowy, Todoist, Toodledo e Remember the Milk desta lista. Eles são todos excelentes aplicativos, mas para este artigo eu decidi focar nas ferramentas que são mais adequadas para criar uma lista básica de tarefas. Você sabe, o tipo de lista que provavelmente vai ficar na porta da sua geladeira ou na tampa do seu laptop.
É hora de focar!
Se você tem uma escolha entre se inscrever para um novo aplicativo e se contentar com um que já usa muito, sugiro ir com o último. Isso não só economizará seu tempo, mas também evitará um caso de foco fragmentado, que a troca freqüente de aplicativos geralmente causa.
Sempre que estou prestes a sucumbir à loucura de aplicativos extravagantes / brilhantes da lista de tarefas, um rápido olhar para o impressionante fluxo de trabalho de meu colega Dave Parrack Quem Somos: Um Olhar Interior para Nossos Escritores e Suas Estações de Trabalho Quem Somos: Um Interior Olhe para os nossos escritores e suas estações de trabalho Todos nós temos uma grande variedade de configurações de computadores e cada um de nós tem um fluxo de trabalho exclusivo que nos mantém produtivos. Junte-se a nós enquanto descobrimos nossos espaços mais sagrados para você ver! Leia mais me puxa de volta da beira. Isso me lembra que a auto-disciplina é a melhor ajuda de produtividade que existe Por que a autodisciplina é a melhor produtividade que você precisa Por que a autodisciplina é a melhor produtividade que você precisa Qual é o segredo para fazer um trabalho profundo? É motivação ou disciplina? Se você não consegue se concentrar e terminar o seu trabalho, aqui estão algumas dicas de hábitos que ajudarão você a conseguir mais. Consulte Mais informação .
Como é sua lista diária de tarefas? É uma fera complexa cheia de notas e sub-notas ou uma lista básica de suas tarefas mais importantes do dia? Onde você escreve isso?