"Obter esse relatório para mim, o mais rápido possível!" Essa é a linha que pode atingir muitos trabalhadores de escritório com terror e medo. Bem, não precisa ser assim, se você puder desenvolver pelo menos cinco habilidades essenciais do Microsoft Office.
Quais são essas habilidades do MS Office? Obviamente, existem pelo menos alguns que você precisa para o seu trabalho específico. Se você é um contador, por exemplo, provavelmente é bem versado usando todas as funções financeiras do Microsoft Excel Faça um orçamento pessoal no Excel em 4 etapas fáceis Faça um orçamento pessoal no Excel em 4 etapas fáceis Você tem tanta dívida que levará décadas para pagar? É hora de fazer um orçamento e aplicar alguns truques do Excel para ajudá-lo a pagar sua dívida mais cedo. Consulte Mais informação . Se você está no ramo de administração, aposto que você tem uma longa lista de truques que você desenvolveu ao longo dos anos para montar apresentações profissionais com o Microsoft PowerPoint 10 dicas de PowerPoint para preparar uma apresentação profissional 10 dicas de PowerPoint para Preparando uma apresentação profissional As apresentações são uma ótima maneira de apoiar uma palestra. Este guia ajudará você a criar apresentações com uma aparência profissional e conteúdo conciso. Ao mesmo tempo, você evitará os erros de apresentação mais comuns. Consulte Mais informação .
Além dessas coisas específicas do trabalho, quase todo mundo precisa conhecer um conjunto básico de habilidades do MS Office ao entrar em um trabalho de escritório. Se um cubículo é a sua casa, e você deverá analisar informações, fazer apresentações ocasionais ou redigir relatórios de qualquer tipo, certifique-se de ter essas dicas no bolso de trás o tempo todo.
Habilidades do Microsoft Excel
O Excel deve ser discutido primeiro, simplesmente porque é um dos produtos mais versáteis do Microsoft Office. Quase todas as profissões no mundo devem ter algum uso para o Excel. Ok, talvez não operadores de pedágio ou balconistas do McDonald's - mas você entendeu. Organizar e entender melhor as informações e os dados está no centro do que o Microsoft Excel é para Como usar o Microsoft Excel para gerenciar sua vida Como usar o Microsoft Excel para gerenciar sua vida Não é segredo que sou um fanboy total do Excel. Grande parte disso vem do fato de eu gostar de escrever código VBA, e o Excel combinado com scripts VBA abre um mundo de possibilidades ... Leia mais, e ser capaz de fazer isso mais rapidamente também permitirá que você faça seu trabalho Mais rápido.
1. Use o Autofill
Você pode economizar uma quantidade enorme de tempo com dois métodos de preenchimento de dados no Excel. Habilidade 1 é o recurso de preenchimento automático - preenchendo dados numerados em colunas e linhas. Enquanto tutoria um corretor de imóveis sobre como usar o Excel para substituir sua documentação financeira de papel, aprendi rapidamente que muitas pessoas não estão cientes deste único recurso do Excel que pode economizar horas de entrada de dados. Para usá-lo, basta digitar qualquer coisa na primeira célula que termina em um número.
Clique e segure o canto inferior direito da célula e arraste o mouse para baixo na coluna. Você notará que o número à direita será incrementado automaticamente para cada célula.
2. Use o Preenchimento Automático para Fórmulas
A habilidade 2 para aprender é usar o preenchimento automático para fórmulas. Se você escrever uma função na parte inferior de cada coluna - por exemplo, calculando a média de todos os valores nessa coluna - você poderá usar esse mesmo recurso de preenchimento automático para fazer o mesmo cálculo na parte inferior de cada outra coluna.
Você faz isso da mesma maneira. Clique e segure o canto inferior direito da célula onde você acabou de digitar a fórmula e, em seguida, arraste-a pelas outras colunas à direita dela.
Quando você soltar o mouse, todos esses cálculos de coluna serão corrigidos automaticamente para a letra da coluna à direita. Você basicamente executou a fórmula idêntica para cada coluna em apenas alguns segundos e nem precisou digitar outro pressionamento de tecla.
3. Gerenciar dados facilmente com a ferramenta de tabela dinâmica
A terceira habilidade que você realmente precisa aprender no Excel, se quiser economizar uma quantidade enorme de tempo de análise, é uma ferramenta chamada Tabela Dinâmica. Tabela Dinâmica está acessível no menu “Inserir”. Basta procurar o ícone “Tabela Dinâmica”. Se você clicar nesse ícone depois de destacar uma tabela inteira de dados (incluindo cabeçalhos), a ferramenta de Tabela Dinâmica Realizar estudos de pesquisa na Web usando dados da Web e consultas da Web do Excel Fazer estudos visionários na Web usando dados da Web e consultas da Web do Excel O que você diria se eu lhe dissesse que você tem as ferramentas à sua disposição para fazer uma pesquisa inovadora e revolucionária? Bem, você faz, e eu vou te mostrar como. Leia mais analisa esses dados e os traz para uma nova planilha onde você pode manipular esses dados de várias maneiras.
A ferramenta Tabela Dinâmica permite selecionar as colunas de dados que você deseja analisar e, em seguida, escolher como você deseja manipular os dados. Basta adicioná-los todos? Média deles? Calcule o desvio padrão?
Usando uma tabela dinâmica economiza uma quantidade enorme de tempo. Realizar essas mesmas tarefas em uma planilha padrão do Excel exigiria todos os tipos de funções e reformataria os dados. Tabelas dinâmicas fazem o trabalho automaticamente, enquanto você pode gastar mais do seu tempo estudando os resultados.
Habilidades do Microsoft Word
Um dos produtos mais usados do Microsoft Office é o Microsoft Word, usando o Microsoft Word? Aqui está como se tornar um ninja que salva o tempo usando o Microsoft Word? Veja como se tornar um ninja que economiza tempo Ao longo dos anos, o Microsoft Word se tornou um dos melhores processadores de texto do mundo. Tenho certeza de que há pessoas por aí que discordam - particularmente pessoas do Linux ou Mac que realmente preferem ... Leia Mais por exemplo para redigir relatórios à gerência ou escrever cartas comerciais importantes e outras correspondências. Considerando esses usos comuns, é fácil identificar as duas habilidades neste produto do MS Office que todo morador de cubículos deve conhecer, como manipulação de cabeçalho, layout de página e formatação.
4. Formatar e reutilizar cabeçalhos
A razão pela qual os cabeçalhos são importantes é porque uma vez que você tenha um bom design de cabeçalho para algo como uma carta ou um determinado tipo de relatório que precisa preencher, você nunca precisará projetar ou criar esse cabeçalho novamente. Você pode salvar um documento com toda a formatação de cabeçalho necessária e salvar todo esse esforço na próxima vez em que criar o mesmo documento. Os cabeçalhos podem ser formatados clicando no menu “Inserir” e escolhendo o ícone “Cabeçalho”.
Depois de rever o menu de edição do cabeçalho, você verá exatamente como cabeçalhos versáteis e úteis podem ser. Você pode automaticamente ter cabeçalhos alternados entre dois designs entre páginas pares e ímpares, e você pode até dividir seu documento em seções e dar a cada seção um cabeçalho exclusivo.
Essa flexibilidade permite automatizar todas as seções repetidas de documentos para os vários documentos que você precisa escrever para o seu trabalho, economizando uma quantidade enorme de tempo.
Outra vantagem de usar cabeçalhos dessa maneira é que, se você quiser alterar qualquer parte desses cabeçalhos no documento, tudo o que precisa fazer é alterar o estilo de cabeçalho em um único local, e a alteração será replicada automaticamente em toda a sua estrutura. documento inteiro. Sem um cabeçalho, você teria que fazer manualmente essa alteração em todas as páginas.
5. Gerenciar Layout de Página
A próxima habilidade do Microsoft Word que todo trabalhador de escritório deve saber é como configurar e visualizar o formato de página de qualquer documento. Entender como fazer isso dá a você a flexibilidade de fazer uma aparência de documento como quiser, em vez de ficar com as configurações padrão para coisas como o tamanho da margem da página (que muitas pessoas não têm idéia de como mudar).
Algumas das ferramentas que você deve aprender a formatar o layout da página estão no menu “Inserir”. Coisas como a ferramenta “Page Number”, que irá automatizar e gerenciar a numeração de páginas para você.
A maior parte das opções de formatação de página que você precisa está, na verdade, no menu apropriadamente chamado “Layout de página”. Se você está escrevendo um boletim informativo para sua empresa, por que mexer com manualmente tentando elaborar a formatação Top 5 Sites para baixar modelos do Microsoft Word Top 5 sites para baixar modelos do Microsoft Word Leia mais em seções da página quando você pode apenas usar a ferramenta "Colunas" encontrada aqui para fazer isso?
E essa margem misteriosa ao redor da página que a maioria das pessoas chama de técnico de TI local para aprender a modificar? Não se incomode em ligar, basta clicar no ícone "Bordas da página", ir para a guia "Borda da página" e clicar em "Opções".
Você pode definir as margens superior, inferior, esquerda e direita da página. A propósito, no menu "Borders and Shading", confira todas as outras coisas legais que você pode fazer, como colocar linhas de borda em qualquer lado da página, aplicar apenas em seções do documento e muito mais.
Aprendendo estas habilidades em MS Word e Excel, você impressionará a todos em seu escritório - e, o mais importante, impressionará seu chefe! Que outras habilidades de software você achou essenciais?