Dante estava errado; Há dez círculos de inferno, o mais profundo dos quais é reservado para aqueles que cometem o mais hediondo dos pecados de e-mail. E-mail está aqui para ficar, mas há alguns pecadores que estão tornando isso pior para o resto de nós. Hoje eu vou olhar para algumas das formas mais graves que as pessoas podem abusar de e-mail e tornar a vida ruim para o resto de nós.
Não se preocupe, mesmo se você é um pecador, você não está condenado a uma eternidade de sofrimento. Abrace uma penitência de uma semana para corrigir o erro dos seus caminhos e arrepender-se do seu pecado de e-mail e tudo será perdoado.
Leia mais para descobrir se você é um e-mail santo 7 Netiqueta Diretrizes para escrever e-mails e posts do Fórum Netiquette é a abreviatura de etiqueta de rede ou internet. Ela engloba o conjunto especial de convenções sociais encontradas nas interações online. Enquanto netiqueta é muito semelhante ao bom comportamento ou etiqueta em encontros offline, há ... Leia mais ou pecador.
Enviando e-mails para muitas pessoas
E-mail é incrivelmente barato para enviar. Uma pessoa pode passar cinco minutos escrevendo um e-mail e enviá-lo para milhares, ou até centenas de milhares de destinatários. É também, em termos gerais, extremamente caro receber. Se levar dois minutos para ler, ou até mesmo 30 segundos para ser dispensado, o número de pessoas que um único e-mail desperdiçará em minutos é enorme. Isso equivale a um enorme desperdício de tempo produtivo. Mesmo que você tome medidas para minimizar o impacto, como configurar um sistema de comunicação de várias camadas Use este sistema de comunicação de três camadas para resistir a distrações Use este sistema de comunicação de três camadas para resistir a distrações A necessidade de ficar constantemente conectado é uma distração. Para gerenciar seus relacionamentos e tempo, também gerencie a maneira como você se comunica com o mundo. Crie um plano inteligente de 3 camadas. Leia mais, você ainda tem que lidar com isso em algum momento.
Muitas organizações têm políticas em que qualquer pessoa, todos e todos os cachorros são colocados em todos os e-mails. Nem todo mundo precisa receber todos os emails. Se você é uma das pessoas que fazem essas políticas, ou apenas está enganando a todos por hábito quando não precisa, você é um pecador por e-mail.
Não se preocupe, a penitência é simples. Por uma semana, envie apenas e-mails para as pessoas que precisam recebê-los. Em caso de dúvida, não envie o email. Você provavelmente ficará surpreso com o pouco efeito que tem sobre como tudo funciona.
Como um bônus, quanto mais e-mails você enviar, mais você provavelmente receberá, caso esteja enfrentando a sobrecarga de seu próprio e-mail, isso também pode ajudar.
Overusing Reply All
E-mail no seu melhor quando é usado exatamente como uma carta: uma pessoa envia outra pessoa uma única mensagem e espera por eles para responder. E-mail também funciona quando uma pessoa envia uma única mensagem para muitas pessoas (desde que todas elas precisem recebê-la). Mesmo com ótimos recursos como mensagens encadeadas 6 razões pelas quais você deve parar de usar os clientes de e-mail desktop em favor de opções baseadas na Web 6 razões pelas quais você deve parar de usar clientes de e-mail desktop em favor de opções baseadas na Web dia em torno da multidão MakeUseOf é como pregar para o coro. A maioria de nós usa o Gmail, nossos próprios servidores de e-mail ou alguma forma de backup na nuvem ... O Read More, e-mail simplesmente não foi projetado para lidar com várias mensagens corretamente.
O problema fica realmente aparente com emails de grupo. Classifico-os ligeiramente acima da bomba nuclear como o pior desenvolvimento tecnológico do século XX. Um tópico de e-mail com 15 ou 20 pessoas respondendo pode sair rapidamente do controle se as pessoas não forem cuidadosas Não tropeçar em você: 5 Comportamentos por e-mail a serem evitados Não tropeçar em você: 5 Comportamentos por e-mail em grupo a evitar criar uma boa o email não é fácil, e é uma arte que poucas pessoas conseguem aperfeiçoar. Os emails de grupo não são mais fáceis. Essas dicas devem ajudar a melhorar suas mensagens. Consulte Mais informação . E lembre-se, toda mensagem enviada é outra notificação para alguém em algum lugar.
Embora a primeira mensagem possa ter sido relevante para todos na organização, as chances são de que as respostas não sejam. Se o seu chefe envia uma pergunta para toda a equipe, seus colegas de trabalho realmente precisam ver sua resposta? Sobre o uso da resposta todos os botões é um dos maiores pecados de e-mail que você pode cometer.
Mais uma vez, a penitência é bem simples. Por uma semana, você deve usar apenas o botão de resposta. Se mais de uma pessoa precisar ver a resposta, faça um CC manualmente. A resposta todo botão é uma tentação do mal que deve ser resistida.
E-mail quando você não precisa
Às vezes, o e-mail é a melhor maneira de alcançar alguém. Às vezes não é. Infelizmente, o e-mail é frequentemente visto como o padrão. E-mail quando você não precisa é outra maneira de obter-se enviado diretamente para e-mail inferno.
Às vezes, há maneiras melhores de fazer as coisas. Se Tony estiver do outro lado da sala, a menos que você precise criar uma trilha de papel, por que não se aproxima e fala com ele? Da mesma forma, se algo exigir muito, uma reunião presencial ou por telefone provavelmente será muito mais eficiente. Um telefonema de 30 minutos pode ocupar o lugar das discussões por e-mail durante a semana. Apenas certifique-se de não deixar suas reuniões se transformarem em um vácuo de tempo suprido de reuniões ineficientes? Enviar estas 8 regras para o seu chefe Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefe Se uma reunião for bem organizada, não há motivo para não aumentar a produtividade, o senso de propósito e a moral. Aqui estão algumas regras a serem seguidas para reuniões eficazes. Consulte Mais informação .
Sua penitência é fazer tudo o que puder para não enviar e-mails por uma semana. Se Tony não estiver em sua mesa quando você se aproximar, deixe uma nota escrita à mão. Se Bob quiser organizar alguma coisa, ligue para ele e marque-o no telefone. Veja como alterar seu padrão de "enviar um e-mail" para "enviar apenas um e-mail se não houver outra opção" afeta o modo como você trabalha. A caixa de entrada de todos vai agradecer.
Enviando E-mails Overlong
Assim como enviar um e-mail curto para muitas pessoas é um pecado, enviar e-mails longos para apenas uma pessoa também pode ser. Se o que você está tentando dizer exige um e-mail de 2000 palavras, provavelmente você está usando a ferramenta de comunicação errada. Quanto mais tempo seu e-mail, mais tempo leva para a outra pessoa ler e mais esforço é necessário para responder. E-mails longos podem realmente chupar!
“Eu não tive tempo para escrever um e-mail curto, então escrevi um longo em vez disso.” - Mark “Marky” Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 de abril de 2015
Há um movimento crescente de pessoas comprometendo-se a manter todos os e-mails com menos de cinco sentenças. Eles sentem que, se a mensagem não pode ser transmitida brevemente, você está fazendo errado. Se você é culpado de escrever e-mails que chegam ao território de Tolstoi, sua penitência é juntar-se à multidão de cinco frases por uma semana. Nenhum e-mail enviado por você, não importa o quão necessário pareça, pode ser executado por mais de cinco frases, de preferência curtas. É um bom hábito de entrar e vai torná-lo mais produtivo. 7 E-mail Eficiência Dicas para obter mais e-mail, mais rápido A vida gira em torno da comunicação e, literalmente, nada é realizado sem ela. E-mail é uma ferramenta de comunicação para facilitar a sua vida. Em vez de ter que digitar uma carta ou tentar pegar alguém ... Leia Mais.
Respondendo a cada mensagem
Este é o pecado que eu mais culpei, e levei um tempo para passar por isso. Quando você recebe um e-mail, o impulso natural é responder imediatamente. O problema é que isso pode levar você a trocas desnecessárias e reacionárias, e as pessoas esperam que você esteja disponível para responder instantaneamente a e-mails a qualquer hora. Responder a todos os emails instantaneamente é apenas um pequeno email, enquanto o inverso, esperando que todos respondam instantaneamente, é um pecado maior.
Respondendo rapidamente a tudo o que você está alimentando a besta que é o chefe que exige respostas por e-mail às 4 da manhã de um sábado. Tu não deves agradar a tais patrões. Como penitência por esse pecado, você deve passar uma semana esperando pelo menos uma hora antes de responder aos e-mails e respondendo apenas durante as horas de trabalho. Se algo requer uma resposta urgente, você precisa usar outro método de comunicação.
Vá agora em paz
Ame ou odeie, o e-mail chegou para ficar. No entanto, existem maneiras de tornar a experiência melhor para todos os outros. Se você é um péssimo pecador por email, arrependa-se e coloque algumas dessas soluções simples em prática. As pessoas vão agradecer por isso. Se, por outro lado, você for um santo por e-mail, encaminhe este artigo para qualquer pecador que você conheça e espalhe a boa palavra.
Existem inúmeros outros pecados por e-mail por aí. O que você acha que eu perdi? E qual penitência você sugeriria?
Créditos da Imagem: xkcd.org.