O Outlook continua sendo uma das plataformas de e-mail mais populares no local de trabalho e vem repleto de ferramentas de produtividade que podem economizar muito tempo. Se você está à procura de mais dicas para adicionar ao seu arsenal do Outlook, aqui estão três maneiras de usar o cliente de e-mail para ficar no caminho certo.
1. Marcar emails como lidos imediatamente
Quando você clica em um e-mail não lido no Outlook e o exclui sem passar para outra mensagem, ele permanece não lido. Isso é particularmente irritante porque você vai acabar achando que existem mensagens não lidas no lixo.
Vá para Arquivo > Opções > Mail . Em painéis do Outlook, clique no botão do painel de leitura e uma caixa de diálogo aparecerá com algumas opções. A única configuração que você precisa alterar é Marcar itens como lidos quando visualizados no Painel de Leitura . Certifique-se de que a caixa esteja marcada e digite 0 para o número de segundos a aguardar antes de marcar um item como lido.
Clique em OK na caixa de diálogo e novamente nas configurações de email. Agora, quando você clica em um e-mail no Outlook, ele será marcado como lido instantaneamente.
2. Criar instantaneamente novos emails com texto copiado
Se você copiou o texto do seu navegador, de um documento, de outro e-mail ou de qualquer outro lugar do seu computador, pode criar instantaneamente um novo e-mail com esse texto no corpo do seu e-mail apenas pressionando o atalho de teclado Ctrl + V em qualquer lugar no Outlook.
Para e-mails, você desejará estar na guia E-mail. Se você estiver nas guias Calendário, Contatos ou Tarefas, o texto será exibido em uma nova caixa de diálogo de item para a respectiva guia.
3. Desativar notificações com exceções
Se você precisar se concentrar e as notificações por email do Outlook estiverem distraindo você, poderá desativá-las. Mas, se você quiser ficar de olho nos e-mails relacionados ao projeto do qual está trabalhando ou de indivíduos específicos, poderá criar exceções à regra.
Primeiro, vá para Arquivo > Opções > Mail . Em Mensagem de chegada, verifique se todas as opções de notificações estão desmarcadas e clique em OK.
Em seguida, você vai querer criar exceções para contatos específicos. Existem várias maneiras de fazer isso.
Se você estiver interessado apenas em notificações para contatos específicos, a maneira mais fácil de fazer isso é navegar até um email deles, clicar com o botão direito do mouse e selecionar Regras> Criar Regra . Na caixa de diálogo que aparece, certifique-se de que em Quando recebo um email com todas as condições selecionadas, a opção De está marcada. Para Faça o seguinte, certifique-se de que Exibir na janela de alerta de novo item esteja marcado. Se desejar, você também pode ativar a notificação de som e também entrar em Opções avançadas para mais condições, como texto na linha de assunto e nível de importância.
Se você quiser, pode escolher entre mais condições além do remetente, mas para isso você terá que ir para o menu com guias na parte superior da tela, clicar no botão Regras e ir para Gerenciar regras e alertas . Clique no botão Nova Regra . Em Manter-se atualizado, clique na opção Exibir e-mail de alguém na janela Alerta de novo item e clique em Avançar .
Você encontrará uma lista de várias condições para os tipos de e-mails que receber: por remetente (um indivíduo ou um grupo), por palavras específicas no assunto, enviadas apenas para você, marcadas como importantes ou sinalizadas, com palavras específicas no campo corpo, com anexos e muito mais.
Marque a caixa da condição que você deseja usar na Etapa 1 e, na Etapa 2, você verá o texto vinculado de cada item. Clique em cada link e siga as instruções sobre o tipo de conteúdo a ser inserido. Depois de fazer todas as suas escolhas, clique em Avançar .
Você pode então selecionar sua ação. Para notificações, você pode configurá-lo para que o Outlook exiba uma mensagem de alerta específica de sua escolha, notificações na área de trabalho e / ou reproduza um som. Depois de fazer sua seleção, clique em Concluir . Você verá a regra aparecer na lista Regras e Alertas.
Se você acabou de se concentrar e deseja reativar as notificações, volte para Arquivo > Opções > E- mail e, em Voltar a notificações de recebimento de mensagens .
Quais dicas e truques do Outlook você usa para se manter produtivo? Compartilhe-os conosco nos comentários.