Há pouco mais frustrante do que se esforçar para escrever um e-mail urgente, apenas para a resposta chegar tarde demais. Mas o problema pode não estar no destinatário. Pode estar com você e como você criou sua mensagem.
A pesquisa revelou muitos insights sobre como convencer mais membros de uma lista de discussão a abrir, ler e clicar em links dentro de e-mails. Mas há menos informações sobre como atingir metas semelhantes para email pessoal ou de trabalho.
Se você tem um problema urgente no trabalho, quer se apresentar para um influenciador 6 maneiras de obter pessoas ocupadas para responder seus e-mails 6 maneiras de obter pessoas ocupadas para responder seus e-mails Há um conjunto totalmente diferente de regras quando se trata de e-mail que irá encorajar ou desencorajar uma pessoa a apertar o botão "responder" e responder a você. Aprenda as regras do sucesso do email. Leia mais, ou organize uma reunião, como é mais provável que você receba uma resposta rápida ao seu email?
Segue-se uma lista de motivos pelos quais as respostas aos seus emails continuam a chegar atrasadas ou não chegam mais tarde. Ao estar ciente desses erros e dicas comuns, você será capaz de cultivar uma taxa de resposta mais rápida e consistente para cada um dos seus e-mails.
Você CC'd a pessoa que você precisa de uma resposta de
Se você usar o CC em sua mensagem, eles irão presumir que eles foram incluídos apenas para serem mantidos no loop. Isso diminui a chance de os indivíduos responderem, já que eles não se sentem os principais destinatários. Se você precisar que todos respondam, evite usar a função CC. Idealmente, você deveria estar enviando uma pessoa por vez. Mas se você tiver que CC, deixe claro no início do e-mail que você precisa de todos para responder, incluindo aqueles que são CC.
Sua linha de assunto é uma merda
Uma linha de assunto de qualidade Como fazer sua mensagem de e-mail se destacar em uma caixa de entrada desordenada Como fazer sua mensagem de e-mail se destacar em uma caixa de entrada desordenada Você já enviou um e-mail que considerou importante apenas para ser respondido muitos dias depois? ? Concedido, às vezes está fora de seu controle, mas há coisas que você pode fazer ... Leia mais tem que as pessoas saibam que você precisa de uma resposta urgente. Isso significa mais do que anonimizar o seu e-mail "URGENTE". E isso não significa que você tem que ser ridiculamente detalhado.
Algo tão simples como "Stevo, precisamos tomar essa decisão até amanhã" funciona bem. Primeiro, ele se dirige ao indivíduo, então eles sabem que a responsabilidade está com eles . Em segundo lugar, o conteúdo dessa linha de assunto transmite uma sensação de urgência e curiosidade. Isso aumenta a probabilidade de que a mensagem seja aberta imediatamente.
Você não está dizendo sua demanda rapidamente
Nós todos sabemos que os emails devem ser mantidos concisos. Mas se o seu for mais do que alguns parágrafos curtos, certifique-se de que seu pedido está no centro das atenções desde o início, senão ele pode passar despercebido.
Isso significa educadamente transmitir o que você precisa na primeira ou segunda sentença. Você pode entrar em mais detalhes mais tarde, mas a premissa de que você está atrás precisa vir em primeiro lugar.
Suas mensagens são chatas
Se todos esperarem que suas mensagens sejam maçantes, confusas, cheias de jargões e detalhadas demais, elas detestarão a ideia de abrir seus e-mails.
Em vez disso, deixe as pessoas ansiosas para receber um e-mail seu. Use humor. Enderece as pessoas pessoalmente. Evite falar em empresas. Mantenha suas frases curtas e fortes. Inclua um GIF engraçado Encontre os melhores GIFs na Web com o Giphy, um mecanismo de pesquisa dedicado para imagens animadas Encontre os melhores GIFs na Web com o Giphy, um mecanismo de pesquisa dedicado para imagens animadas Os GIFs são comuns na Web, mas às vezes é difícil Encontre o caminho certo para a situação certa. Felizmente chegou um novo motor de busca dedicado apenas para GIFs. Seu nome é Giphy e ... Leia Mais. Você ainda é capaz de alegrar o dia de alguém, mesmo que esteja pedindo um favor.
Você não está definindo um prazo
Se você precisar de algo, informe ao destinatário exatamente quando ele é necessário. Com muita frequência, somos solicitados a fornecer uma resposta "o mais rápido possível" ou "em breve". Isso torna o prazo subjetivo. Se você disser “Eu realmente preciso de uma resposta para essa pergunta às 16h de hoje”, no entanto, não há espaço para ambigüidade.
Você não está fornecendo alternativas
Continuando com o exemplo acima, pode ser que o destinatário não receba uma resposta até as 16h. Você precisa explicar essa possibilidade em sua mensagem inicial expandindo a frase:
“Eu realmente preciso de uma resposta para essa pergunta até as 16h de hoje. Se isso não for possível, por favor me avise até o meio-dia para que eu possa fazer arranjos alternativos. ”
O email não é alta prioridade
Se a sua mensagem for realmente urgente, você pode tornar isso mais óbvio, marcando e-mails como tal em determinados clientes de e-mail. Ser capaz de marcar um email como alta prioridade é possível no Microsoft Outlook e no Apple Mail. Infelizmente, isso não é possível no Gmail, então a alternativa mais próxima é preceder o assunto com "URGENT:"
Isso só deve ser feito em casos genuinamente urgentes. Se você é visto fazendo isso com muita freqüência, esta dica vai perder sua eficácia.
Você não está fazendo uma ameaça
Isso parece pior do que é. Informe ao destinatário que, se uma resposta não for recebida dentro de um prazo definido, certas conseqüências se seguirão. Como exemplo: “Se eu não tiver recebido suas respostas até as 14h, presumo que esteja tudo bem, e enviarei US $ 10.000 para o contratante”.
Se o destinatário optar por ignorar a pergunta, ela saberá explicitamente que as coisas continuarão sem sua entrada. Se eles querem que sua voz seja ouvida, eles precisam falar agora .
Você não está ajudando
Se o seu pedido for muito amplo, o destinatário muitas vezes achará que precisa elaborar uma resposta mais eloquente do que o necessário. Deixe-os saber se um simples "sim" ou "não" serve. Se você estiver organizando uma reunião, ofereça três ou quatro horários convenientes como ponto de partida. Faça o que puder para tornar a resposta ao email menos onerosa para o destinatário.
Você está enviando e-mail no momento errado
Se você sabe que seu gerente está sempre apressado em uma tarde de quinta-feira, não espere até a manhã de quinta-feira para enviar o e-mail, se você poderia tê-lo enviado na terça-feira. Se você sabe que seu colega tem muitos e-mails no início de cada dia, talvez espere até que ele saiba que passou pela caixa de entrada. 5 Etapas de ação para curar sua caixa de entrada Zero Frenzy de e-mail 5 Etapas de ação para curar sua caixa de entrada Zero Email Frenzy Inbox Zero é uma das palavras mais populares. Para realmente resolver seus problemas de e-mail, você precisa ir além do Inbox Zero e resolver os problemas subjacentes. Leia mais antes de enviar sua mensagem. Isso faz com que seu e-mail seja menos uma agulha em um palheiro.
Você está enviando muitos emails
Se você é conhecido pelo escritório como sendo um remetente incansável, seus colegas rapidamente ficam cegos para os pedidos da sua caixa de entrada.
Crie um hábito Como Usar Micro Hábitos e Faíscas Massiva Mudanças Pessoais Como Usar Micro Hábitos e Faíscas Massiva Mudança Pessoal Criar novos hábitos é difícil. Os hábitos geralmente são construídos ao longo de semanas ou meses de repetição, e a motivação é o desafio. Quando as coisas ficam difíceis, os micro-hábitos podem ser uma grande ajuda. Leia mais que os e-mails que você envia são e-mails importantes. Então, quando alguém vê uma mensagem sua na caixa de entrada, é mais provável que ela perceba.
Você é ingrato
Se você continuar perguntando coisas às pessoas e não demonstrar gratidão, muito em breve as pessoas se ressentirão de ajudá-lo. No mundo do email, isso se traduz em pessoas simplesmente ignorando você. Eles preferem responder e ajudar outras pessoas que respeitam seu tempo e esforço.
Então, se alguém responder rapidamente, agradeça a ele ou ela. Se eles saírem de seu caminho para responder a você ou ajudá-lo, certifique-se de mostrar que você é grato.
De uma chance
Se receber respostas lentas ou nenhuma resposta for um problema que você está tendo, tente evitar cada um dos erros acima. Ao fazer isso, cada um dos seus e-mails provavelmente será aberto, lido e respondido rapidamente. Depois de fazer isso por algumas semanas, ele deve se tornar uma segunda natureza. Antes que você perceba, você será um especialista em e-mail. Quer se tornar um especialista em alguma coisa? Tente Prática Deliberada Quer Se Tornar Um Especialista Em Algo? Tente Prática Deliberada É muito fácil sentir-se desanimado quando você está tentando melhorar uma certa habilidade. Use o poder da "prática deliberada" para superar esses planaltos enfurecidos. Consulte Mais informação .
Quais outras técnicas de email ajudam você a receber uma resposta rápida? Alguma das situações acima foi particularmente eficaz para você?
Créditos da Imagem: trabalho chato de Ditty_about_summer via Shutterstock, Dia de cada Dia de São Valentim de Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Estamos quase lá ainda? por Stuard Richards (Flickr). cuidado - degraus íngremes: 1 por Crystian Cruz (Flickr). Caixa de entrada triagem com o Gmail por David Bruce Jr. (flickr).