Uma das habilidades mais importantes no bolso de um gerente de projetos é a organização. Ser capaz de gerenciar com sucesso e acompanhar projetos, tarefas e pessoas é essencial para ter sucesso nesse tipo de posição.
Para os gerentes de projeto, pode ser mais fácil carregar as ferramentas e o know-how para organizar suas vidas pessoais do que para os outros. Com isso em mente, aqui estão algumas dicas e truques desse ofício que podem ajudar praticamente qualquer pessoa a gerenciar, acompanhar e organizar partes de sua vida diária.
Lidando com projetos usando tarefas - uma mordida de cada vez
Tarefas e tarefas 8 Melhores aplicativos para gerenciar listas de tarefas no Android 8 Melhores aplicativos para gerenciar listas de tarefas no Android Não tente conciliar dezenas de tarefas em sua cabeça. Esses incríveis aplicativos de gerenciamento de tarefas do Android ajudam você a controlar sua lista de tarefas com eficiência. Leia mais são uma grande parte de qualquer projeto. Seja para implementar um novo software da empresa como Gerente de Projeto ou para o paisagismo do quintal como dono de uma casa, cada projeto deve ser dividido em tarefas. Tenha em mente a analogia de como comer um elefante, que é uma mordida de cada vez. Qualquer projeto, grande ou pequeno, pode e deve ser dividido em um conjunto de tarefas.
Criar tarefas também é importante quando há dependências. Para o Gerente de Projeto, a tarefa de instalar o novo software não pode ocorrer até a compra do novo aplicativo. No mesmo sentido, a tarefa de plantar os novos arbustos não pode acontecer até que sejam comprados.
Então, se você tem um projeto como o exemplo acima para paisagismo ou algo em uma escala menor, como simplesmente limpar a casa, liste as tarefas primeiro e tenha em mente essas dependências. Conforme você percorre e conclui cada tarefa, basta marcá-la na lista. Seu projeto será concluído de maneira muito organizada, garantindo que nada seja esquecido.
Todoist, Wunderlist, Google Tasks, Remember the Milk e Trello são algumas das ferramentas mais populares para tarefas, tarefas e gerenciamento de projetos pessoais Showdown da lista de afazeres do Chrome: Wunderlist, Google Tasks e Todoist Chrome To-Do List Showdown: Wunderlist, Google Tasks e Todoist Chrome têm várias extensões e aplicativos que funcionam diretamente com alguns dos gerenciadores de tarefas mais populares. Mas, quão bem eles funcionam e como eles são fáceis de usar? Consulte Mais informação .
Lembretes sobre a memória - coisas não vão escorregar sua mente
Algumas pessoas têm a capacidade mais maravilhosa de se lembrar de qualquer coisa e de tudo. No entanto, isso não é comum para a maioria. E muitas vezes, podemos nos lembrar de tarefas para que o trabalho seja feito de manhã mais facilmente do que lembrar que precisamos ligar para a companhia de energia à tarde. Os gerentes de projeto podem usar lembretes para obter atualizações de status, confirmar prazos ou criar relatórios de status.
Fora do local de trabalho, o uso de lembretes nos protege de esquecer de fazer coisas, ir a lugares, fazer ligações telefônicas ou qualquer coisa que você possa imaginar que precise ser feito. Mesmo que você se lembre de fazer o pagamento do carro no primeiro dia de cada mês, ter um lembrete recorrente configurado em seu dispositivo móvel ou até anotá-lo no calendário de cada mês, quase garante que ele nunca vai passar pela sua cabeça. Porque e se o dia chegar quando isso acontecer?
Você pode escolher entre muitas ferramentas para lembretes. A partir de aplicações no seu telemóvel Coloque os Lembretes do iPhone para melhor utilizar com as aplicações e sugestões correctas Coloque os lembretes do iPhone para melhor utilização com as aplicações e sugestões correctas Adicionar lembretes e eventos do calendário ao seu iPhone deve ser um processo indolor - e pode ser use os apps e truques certos para economizar tempo. Leia mais e tablet, para aplicativos de desktop e extensões de navegador, para simples notas e calendários de parede. Atualmente, os aplicativos móveis são provavelmente o método mais popular, pois podem ser sincronizados em várias plataformas, exibir uma notificação quando necessário e não podem ser perdidos ou descartados acidentalmente. Você também pode incorporar lembretes em suas listas de tarefas ou usar aplicativos simples e divertidos, como o MemoCool Plus.
Organizando a equipe - sua equipe doméstica
Uma grande parte de ser um Gerente de Projeto está tendo que reunir as tropas Como lidar com pessoas difíceis como gerente de projeto de TI Como lidar com pessoas difíceis como gerente de projeto de TI Um gerente de projeto precisa colocar pessoas diferentes em uma equipe de projeto bem-sucedida. Existem algumas habilidades que você pode usar para manter o projeto e a equipe no caminho certo. Consulte Mais informação . Diferentes partes de um projeto e suas tarefas são geralmente realizadas por várias pessoas. Ser capaz de obter atualizações dos membros da equipe, dar-lhes incentivos, às vezes, e fazer tudo com respeito é importante para o sucesso do projeto. A menos que você viva sozinho, é provável que você tenha sua própria equipe de membros da casa que executam e são responsáveis por tarefas diferentes.
Ser capaz de manter todos em dia com suas tarefas e tarefas diárias, semanais ou mensais pode ser realizado de várias maneiras diferentes. Você pode colocar um quadro branco ou gráfico de tarefas na geladeira ou na parede, listando o nome e as tarefas de cada pessoa, que podem ser marcadas quando forem concluídas. Os modelos facilitam ainda mais 10 modelos de planilhas surpreendentemente úteis para organizar sua vida 10 Modelos de planilhas surpreendentemente úteis para organizar sua vida É a sua vida um hotch-potch de prazos perdidos, compras esquecidas e compromissos renegados? Parece que você precisa se organizar. Consulte Mais informação .
Outro método é rastrear suas tarefas e tarefas eletronicamente. Muitos produtos permitem atribuir tarefas a outras pessoas. Portanto, se seus filhos forem um pouco mais velhos ou se você morar com vários colegas de quarto, o envio de tarefas para todos na lista pode fornecer lembretes úteis para que as coisas sejam feitas.
Não importa qual método funcione bem para sua casa, manter todos em dia com tarefas e tarefas significa que seu espaço de vida é mais organizado em geral. E, se você tem que cutucar ou cutucar alguém para ficar na tarefa, lembre-se que você pode pegar mais moscas com mel do que com vinagre.
Outras dicas úteis
Aproveite as listas para que nada seja esquecido . Se você usa papel e caneta ou um aplicativo em seu telefone, fazer listas de itens necessários na loja, roupas que você precisa arrumar para uma viagem ou lugares que você precisa ir no dia da missão, significa que você não deve esquecer de nada.
Além disso, tome o seu tempo ao criar listas Estes 3 tipos de listas irão ajudá-lo a ser mais produtivo Estes 3 tipos de listas irão ajudá-lo a ser mais produtivo Quando se trata de ser organizado e produtivo, a lista de tarefas é a melhor ferramenta. Três tipos de listas podem lhe dar todo o poder que você precisa sem complicar muito o seu planejamento. Leia mais e tente pensar em itens relacionados. Se você está criando uma lista de embalagem para a sua viagem, por exemplo, você pode anotar “sapatos de vestido”, que deve então pedir-lhe para escrever “meias de vestido”. Ou, para uma lista de compras, você pode querer comprar bifes para o grelhador, que deve, então, pedir-lhe para pegar um prato para acompanhá-los. Muitas ferramentas de gerenciamento de tarefas, como as mencionadas acima, podem ser usadas para essas listas simples.
Use sinalizadores de email para facilitar a localização . Se você receber um e-mail de sua escola, notificando-o sobre um prazo, um de seu primo sobre uma festa de aniversário ou um lembrete da empresa telefônica, marque esses e-mails com uma bandeira ou estrela para que eles se destaquem.
Se a sua caixa de entrada estiver repleta de boletins informativos, e-mails pessoais, anúncios e todas as outras mensagens recebidas, é provável que e-mails não sinalizados, mas importantes, sejam movidos para a parte inferior da lista e, portanto, fora de mente. Muitos aplicativos de e-mail, como o Email CloudMagic e clientes on-line, oferecem lembretes internos para que os e-mails sejam exibidos novamente no horário definido por você.
Teste e incorpore as ferramentas que funcionam para você . Listamos algumas ferramentas de lista de tarefas e aplicativos de lembretes. Note que nem toda ferramenta funciona bem para cada pessoa ou família. Assim como gerentes de projeto diferentes têm estilos variados para realizar seus trabalhos, pessoas diferentes têm opiniões variadas sobre quais ferramentas funcionam para eles.
Experimente algumas ferramentas de gerenciamento de tarefas diferentes antes de selecionar a que você gosta. Confira vários métodos de organização de tarefas domésticas para ver qual deles funciona melhor para sua família. Um que você pode verificar que atende às famílias e inclui projetos, atribuição de tarefas, lembretes e listas de compras é Cozi.
Vamos compartilhar alguns pensamentos
Se você é um gerente de projetos e gostaria de adicioná-lo a essa lista, sinta-se à vontade para incluir suas sugestões abaixo. Ou, se você está apenas tendo problemas para organizar algumas das coisas discutidas aqui e gostaria de conselhos ou ajuda, publique sua pergunta ou dilema nos comentários.
Crédito da imagem: Mulher irritada em uma sala de estar caótica por wavebreakmedia via Shutterstock, SLBLAKE e TaOb62 via Shutterstock.com