Como as suas mensagens de email podem fazer as pessoas te amarem ou te odiarem

Se você quer se deparar de uma forma positiva - como um membro da equipe, um líder competente ou um amigo de confiança - as palavras que você encadeia juntas têm um tremendo impacto. Isso é mais importante com os e-mails.

Se você quer se deparar de uma forma positiva - como um membro da equipe, um líder competente ou um amigo de confiança - as palavras que você encadeia juntas têm um tremendo impacto.  Isso é mais importante com os e-mails.
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Eu sei que você acha que sabe como escrever um bom e-mail Como escrever e-mails fantásticos pode promover sua carreira Como escrever e-mails incríveis pode promover sua carreira O envio de e-mails profissionais dá um impulso intangível à sua reputação online e offline. O critério final do e-mail engenhoso é se você pode arrumar um emprego ou conseguir um emprego com apenas um e-mail impressionante .... Leia mais, mas eu gostaria de ter um momento para lhe dizer a maneira correta de escrever um e-mail. Como essa frase fez você se sentir? Tipo como se eu estivesse falando com você como se você tivesse três anos de idade, certo? É assim que um email pode facilmente ofender as pessoas.

Se você quer se deparar de uma maneira positiva - como um membro da equipe, um líder competente ou um amigo de confiança - as palavras que você escolhe e a maneira como você as une têm um tremendo impacto. Isso é ainda mais importante no e-mail, pois, diferentemente do bate-papo por telefone ou por vídeo, você não consegue ver o rosto da pessoa. Você não pode ver o sorriso quando eles entregam sarcasmo, ou o vinco na testa deles porque algo que você acabou de dizer os confunde. Algumas pessoas pensam que é por isso que a tecnologia como e-mail e redes sociais estão prejudicando a sociedade O impacto negativo de sites de redes sociais na sociedade [Opinião] O impacto negativo de sites de redes sociais na sociedade [Opinião] Eu tenho contas em vários sites de redes sociais e gastar muito tempo sobre eles escrever minhas próprias atualizações e ler as atualizações dos outros. Eu gosto de fazer isso, sendo capaz de interagir com amigos, ... Leia Mais.

Com o email, você está praticamente voando às cegas. Para algumas pessoas, isso funciona bem porque são o tipo de pessoa que gosta de falar com as pessoas, e não com as pessoas. Se você já trabalhou em qualquer ambiente em que o e-mail é uma forma de comunicação muito utilizada, é bem provável que você saiba que existem tantas “personalidades de e-mail” diferentes. Há o patrono, o troll que odeia o ódio, a negatividade do Sr. (ou da Sra.) Cronicamente fora do assunto ... a lista continua indefinidamente.

Então, como você sabe se está vindo pelo caminho errado sem perceber? Que tipo de regras você pode seguir para sempre se certificar de que você é um tipo de pessoa cooperativa, de mente aberta, com quem as pessoas realmente gostam de trabalhar? As dicas a seguir devem dar a você uma vantagem inicial em relação a comunicações por email mais produtivas e amigáveis.

A linha entre a confiança e a arrogância

Muitas vezes, as pessoas que se mostram arrogantes em um e-mail nem percebem como se deparam. Muitas vezes, eles estão apenas tentando impressionar alguém ou ganhar o respeito de seus colegas ou amigos. De todos os erros de e-mail que as pessoas cometem - especialmente no trabalho - esse é o grande problema. Tantos estão tentando impressionar o chefe que, muitas vezes, se torna um jogo contínuo de superação entre colegas. Todo mundo quer essa promoção e, muitas vezes, a única visão de desempenho que um gerente vê é o que está sendo relatado nos e-mails. Pelo menos, esse é o processo de pensamento.

O problema começa quando você vê muito a palavra “eu”. "Eu quero que comecemos a fazer isso imediatamente", ou "eu quero ser claro aqui ..."

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As frases não são apenas egocêntricas. Eles também se transformam em uma conversa ditatorial. É quase como um relacionamento pai-filho, onde uma pessoa pensa que vai ditar todas as regras, e você deve calar a boca e ouvir.

Ninguém gosta de estar na ponta receptora disso, e acredite, você também não quer estar no lado da entrega. Ninguém vai gostar de você.

Carmine Gallo, uma consultora de coach de habilidades e autora, escreveu que pessoas arrogantes tendem a evitar o contato visual. Eles parecem quase falar através de você e não de você. É porque eles não se importam com quem estão falando, só que o que eles têm a dizer é ouvido. Isso também aparece no e-mail por meio do uso constante do “eu”, com pouca atenção ao que os outros dizem, além dos comentários superficiais ocasionais sobre “apreciar” sua opinião. Você pode apostar que o gerente não vai ler o que você escreve, mas estará ocupado tentando chegar ao que eles querem dizer em seguida.

Ninguém precisa de você para "entrar", Big Guy.

Outra dica de que você tem um ego auto-inflado nas mãos é quando você está no meio de uma conversa por e-mail, que inclui uma lista de CC de várias pessoas e, em seguida, do nada, alguém entra na conversa com a frase “ Permita-me entrar aqui por um momento ...

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Aqui está o que esse tipo de frase, semelhante a um "Deixe-me esclarecer ..." faz para as pessoas que lêem seu e-mail. Diz-lhes que você acha que tem todas as respostas. Diz-lhes que você se sente enganado e incorreto até este ponto, e aqui está você - o herói de armadura brilhante em um cavalo branco - para salvar a todos da própria estupidez e ignorância.

Ótimo trabalho, Sr. Herói - você acabou de alienar todos da equipe com as primeiras palavras do seu e-mail.

Aqui estão algumas das dicas mais poderosas para uma comunicação educada, mas profissional.

Seja honesto e humilde

A marca de um verdadeiro líder é aquele que não apenas reconhece que não tem todas as respostas, mas também declara - com frequência e ênfase - que os funcionários são os que possuem os maiores insights e habilidades. A melhor maneira de fazer isso no e-mail é CC seu funcionário quando você está enviando e-mails com seus superiores sobre eles e falando bem deles. Faça o mesmo quando estiver conversando com outros membros da equipe - fale bem de seus funcionários. Reconheça quando eles tiveram um grande sucesso.

Pode ser contra-intuitivo para as pessoas que entram em uma posição de gerenciamento para não se construírem. Afinal, a posição é de autoridade e presta-se a auto-ostentação. A maioria dos gerentes acha que, para o respeito dos funcionários, eles precisam parecer intelectualmente superiores. Infelizmente, na maioria dos casos isso faz o oposto.

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Pergunte

Parece estranho, como gerente, pedir respostas aos seus funcionários em vez de dar-lhes as respostas, mas, acredite ou não, quando você capacitar as pessoas a desenvolver soluções para você, isso também faz com que elas respeitem você. Uma vez que eles cumpram a tarefa de encontrar uma resposta para um problema, eles não apenas se sentirão mais confiantes sobre si mesmos, mas também se lembrarão de que você foi quem os inspirou a progredir e obter esse sucesso. Esse é o segredo para a administração - concentrando-se no sucesso dos indivíduos abaixo de você, em vez de se concentrar no seu próprio.

Pense nisso - você está em uma posição única para construir uma equipe de pessoas confiantes e bem sucedidas que estão trabalhando para você . Imagine o quanto uma equipe como essa poderia realizar, do que uma equipe cheia de pessoas descontentes e desmotivadas.

Mas ... não use "mas"

Outra tática divertida que eu vi aparecer em e-mails de gerente durante minhas várias viagens é toda a rotina de isco e troca. É aí que o gerente começa o e-mail com um elogio e, em seguida, faz uma troca para reclamar de algo ou para pedir trabalho adicional. Isto é particularmente prejudicial, porque dá a falsa impressão de que você está prestes a ser honesto e humilde (como recomendado acima), e você constrói as expectativas do funcionário de que eles estão prestes a receber um elogio, e então você simplesmente o destrói fazendo exatamente o oposto.

Estas são frases como: "Vocês estão indo muito bem, mas ..." ou "Eu gosto do que você fez com esse diagrama, mas ..."

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Este é realmente o filho bastardo do antigo conselho dado aos gerentes de que eles devem sempre começar um e-mail pedindo algo ou criticando algo com algo positivo para "suavizar o golpe". Não me entenda mal, sinceramente, isso realmente funciona. O problema é que a maioria das pessoas não sabe como fazer isso com sinceridade e, em vez disso, apenas se depara com uma bunda condescendente e pomposa.

A menos que você sinta sinceramente que alguém está fazendo um bom trabalho - apenas contorne as platitudes vazias e comece a fazer negócios. Seu funcionário vai gostar de ser tratado como um adulto em vez de ter uma criança de 5 anos.

Mostre às pessoas que você se importa com o que elas dizem

Se você deseja que seus funcionários ou colegas de trabalho apreciem você e sintam que você é uma pessoa autêntica, é importante que você seja honesto e direto com as pessoas. Ser feliz é ótimo, mas ser positivo apenas por ser positivo é muito vazio e paternalista via e-mail. Se você tiver que usar a abordagem “diga algo positivo primeiro” ao entregar más notícias, faça-o com autenticidade. Não diga apenas "você é um funcionário incrível", mas mencione algo que eles fizeram especificamente para demonstrar isso. Isso lhes diz que você realmente presta atenção - você se importa com o que eles fazem e o que eles dizem.

Administrar pessoas é provavelmente um dos trabalhos mais difíceis, porque é da natureza humana desconfiar e não gostar de autoridade. Quando você está em uma posição de autoridade, torna-se muito mais necessário ser humilde, autêntico e honesto.

Não é suficiente dizer que você se importa com as pessoas. Mostre.

Não é importante o suficiente para dizer que você aprecia alguém. Descreva porque.

Com o email, as pessoas vão fazer todo tipo de suposições sobre o que você diz - então não deixe espaço para interpretações erradas. As pessoas vão apreciar sua franqueza e honestidade - não apenas seus funcionários, mas também seus colegas. Se você fizer isso bem, algum dia você se encontrará no final de um prêmio de “líder distinto”.

Como você tenta se comunicar bem com o email? Que tipo de abordagem você toma para se certificar de não ofender ou patrocinar as pessoas? Compartilhe suas próprias dicas na seção de comentários abaixo!

Crédito de imagem: Empresário egocêntrico, homem de negócios cobrindo o rosto, colegas discutindo, chefe zombeteiro, grande empresário (todos via Shutterstock)

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