Como bloquear o tempo no Google Agenda para um dia de trabalho produtivo

Você luta com o gerenciamento do tempo? Mostramos a você como bloquear o tempo no seu Google Agenda para aumentar o foco, reduzir o estresse e aumentar a produtividade.

Você luta com o gerenciamento do tempo?  Mostramos a você como bloquear o tempo no seu Google Agenda para aumentar o foco, reduzir o estresse e aumentar a produtividade.
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Você às vezes acha difícil administrar seu tempo? Não é de admirar que colegas, crianças e sua outra pessoa esperem muito de você. Seu calendário pode ajudar!

Abaixo, vamos olhar para um conceito chamado de bloqueio de tempo Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Tente o tempo de bloqueio. Essa tática de gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a manter o controle, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva à distância. Consulte Mais informação . Você aprenderá como começar a usá-lo todos os dias de maneiras específicas com a ajuda do Google Agenda. O bloqueio de tempo envolve reservar períodos designados de acordo com metas de curto e longo prazo. Seus benefícios incluem melhor foco, estado mental mais preparado e redução do estresse.

Então, por que esperar? Vamos começar!

Hora de relaxar no seu dia (30 minutos)

Vivemos em uma cultura impulsionada pelo imediatismo. Às vezes, parece que resultados rápidos são mais desejáveis ​​do que os de alta qualidade. Se você se sentir compelido a mergulhar em tarefas imediatamente após chegar ao trabalho, pense novamente. Tomando essa abordagem pode fazer você se sentir esgotado e resultar em uma incapacidade de fazer o seu melhor trabalho. Use o Google Agenda para bloquear o tempo que permite que você facilite suas tarefas. Quais dessas rotinas matinais são melhores para você? Qual destas rotinas matinais é melhor para você? Não há um tamanho único quando se trata de rotinas matinais, mas se você perguntar a um grupo de pessoas bem-sucedidas sobre elas, você verá muitas semelhanças e sobreposições. Consulte Mais informação .

Enfrente as tarefas menos intensivas primeiro e progrida gradualmente para as mais exigentes. Faça um evento no Google Agenda para cada coisa que você precisa fazer. Use títulos descritivos para que você não saia da pista devido à ambigüidade.

manhã de bloco de tempo

Comece clicando no segmento de calendário desejado e fazendo um título de evento. Em seguida, clique no botão Editar evento . A opção Criar parece correta, mas a primeira oferece mais opções de personalização.

manhã de bloco de tempo

Certifique-se de marcar-se como ocupado, se você não quer ser incomodado.

Por fim, garanta que sua entrada na agenda seja visível para quem precisa vê-la. Basta clicar no botão de rádio Público à direita de "Visibilidade" nas configurações do evento.

manhã de bloco de tempo

É até possível adicionar eventos ao seu calendário diretamente do Gmail. A tecnologia incorporada detecta quando você está lendo um email que inclui uma obrigação específica do tempo. Ele sublinha as palavras em que você pode clicar para ver se há eventos conflitantes no Google Agenda. Clique nesses para obter mais informações. Há também uma opção Criar evento no menu Mais do Gmail. Clique para iniciar o Google Agenda.

Dar a si mesmo tempo para atingir gradualmente o desempenho máximo deve evitar que você se sinta sobrecarregado. Essa dica de bloqueio de tempo funciona especialmente bem se você costuma ficar “trancado” pensando na programação do dia.

Tempo para Reagir a Reuniões e Comunicações (15 a 30 Minutos)

Se você sabe que tem uma reunião amanhã, planeje de 15 a 30 minutos após a reunião 3 modelos gratuitos para manter reuniões em andamento e 3 modelos gratuitos úteis para manter as reuniões em andamento e úteis Torne suas reuniões melhores com um modelo bem estruturado. Aqui, mostramos modelos de reunião gratuitos para preparar, registrar e recapitular suas reuniões para um resultado eficaz. Leia mais que você pode usar para responder ao que foi discutido.

Quais ações você precisa fazer? Você precisa organizar um evento, fazer uma mudança de processo, acompanhar alguém?

bloco de tempo de comunicação de reunião

É melhor tirar essas tarefas do caminho enquanto elas ainda estão frescas em sua mente. Bloquear esse tempo de antecedência não apenas deixa você mais preparado para ouvir itens de ação durante uma reunião ou telefonema, mas também impede que outras tarefas atrapalhem.

Use as configurações de disponibilidade e visibilidade mencionadas anteriormente. Então, outros não têm dúvidas de que você não pode fornecer assistência imediata durante esse tempo de reação.

bloco de tempo de comunicação de reunião

Além disso, lembre-se do link de fuso horário próximo ao topo das configurações de "Editar evento".

Se você se comunicar com pessoas em todo o mundo, isso lhes dará percepções mais precisas da estrutura do seu dia.

Tempo "Deep Work" indisponível (2 horas)

Quando os prazos se aproximam, deixe espaço para um fim de semana descontraído - 5 dicas simples para vencer os prazos finais Deixe espaço para um fim de semana descontraído - 5 dicas simples para vencer prazos Nada pode ser mais estressante do que a ameaça de um prazo iminente. Mas não precisa ser assim. Com apenas alguns ajustes, você pode fazer seu trabalho antes do tempo. Leia mais e a pressão associada cresce, às vezes você não tem outra opção a não ser afundar. Isso significa criar um espaço de escritório livre de distrações - e garantir que ninguém entre nele.

Existem indicadores físicos que você pode usar para transmitir a falta de disponibilidade. Por exemplo, use um gancho de porta “Não perturbe”. Alternativamente, monte um quadro branco ao lado de sua entrada que diz quando você estará disponível novamente.

Em termos do Google Agenda, mostre que você está no limite da carga de trabalho e não está disponível para outras pessoas. Color-code sua indisponibilidade Como alterar a cor de evento padrão no Google Calendar Como alterar a cor de evento padrão no Google Calendar Se você está querendo saber como mudar a cor de eventos recém-criados no Google Calendar, aqui está o que você precisa fazer. Leia mais em um matiz notável, como vermelho.

bloco de tempo profundo trabalho

Além disso, considere adicionar detalhes a cada bloco “indisponível” explicando por que seu escritório (e headspace) está fora dos limites. Forneça detalhes para demonstrar aos outros o quanto você leva a sério o tempo de trabalho. Caso contrário, as pessoas podem pensar que você não quer companhia porque está se dando um longo intervalo para o almoço.

A caixa de seleção Repetir, inversamente, é ótima para entrar em uma prática habitual de produtividade profunda.

bloco de tempo profundo trabalho

Clique nele e faça as alterações nas respectivas listas suspensas e caixas de seleção. Eles permitem editar a duração e reincidir detalhes.

bloco de tempo profundo trabalho

Você está tendo problemas com esse aspecto de bloqueio de tempo ou até mesmo de adicionar itens à sua agenda? Procure ajuda em qualquer um dos inúmeros aplicativos existentes com esse problema em mente.

Hora de ser espontâneo (1 hora)

Você pode se sentir bem equipado para planejar, mas ocorrências imprevistas ainda podem criar desafios. Confie no Google Agenda para aumentar o tempo de “colchão” usando o bloqueio de tempo.

Talvez você esteja antecipando um e-mail de manhã de uma pessoa que sempre define altas expectativas. Se você suspeitar que o indivíduo vai colocar outra responsabilidade no seu prato já cheio, bloqueie o tempo para reagir de acordo.

Suponha que tarefas como reuniões de empresas, telefonemas importantes e reuniões de equipe durem mais do que o esperado.

bloco de tempo espontâneo

Aproveite ao máximo o bloco de tempo seguindo um blueprint para lidar com eventos inesperados O Blueprint perfeito para reuniões (modelos incluídos) O Blueprint perfeito para reuniões (modelos incluídos) Solicitações de reuniões eficazes podem ajudar a economizar tempo e proporcionar reuniões mais produtivas. Nosso projeto ajudará você a escrever objetivos claros de reunião e envolver seus participantes com sucesso. Consulte Mais informação . Tomando essa abordagem deve ajudá-lo a ficar tão focado quanto possível. O tempo que você reserva no Google Agenda oferece flexibilidade para lidar estrategicamente com circunstâncias não planejadas. Sem esse benefício, você pode sentir que um problema é grande demais para ser resolvido. Ou pode haver uma percepção de que você não conhece o primeiro passo para consertar as coisas.

Use as configurações de notificação do Google Agenda para ajudar você a seguir seu plano. Encontre-os diretamente sob as opções “Event color” na página Edit Event. Altere os menus suspensos para indicar se você deseja notificações por email, caixas pop-up ou ambos.

Você também pode alterar suas configurações de notificações padrão. Vá para a página principal do Google Agenda e, em Minhas agendas, expanda o menu de agendas clicando no botão de menu com a ponta da seta. Vá para Configurações do Google Agenda> Editar notificações .

bloco de tempo espontâneo

Aqui você pode alterar o padrão existente e clicar em Adicionar uma notificação para adicionar outros padrões.

bloco de tempo espontâneo

Lembre-se: Dependendo da situação, sua melhor resposta imediata pode ser não fazer nada. Isso é particularmente provável se isso provocar emoções fortes. É perfeitamente apropriado adiar a ação até depois de avaliar a situação.

O fim do dia de trabalho (20-30 minutos)

Especialistas em produtividade acreditam que o fechamento de um dia de trabalho pode determinar a maneira como você inicia o próximo. No Google Agenda, reserve blocos de 20 minutos para fazer as coisas que o preparem para o futuro.

Comece refletindo sobre o dia. Que coisas correram bem e quais têm espaço para melhorias? Não se trate muito das coisas que não correram tão bem quanto você esperava. Eles estão no passado agora. Além disso, você esperou suavizar alguns deles com a técnica diretamente acima. Se não, decidir fazê-lo estará entre as suas prioridades para a manhã seguinte. Como projetar seu próprio dia perfeito para a produtividade Como criar seu próprio dia perfeito para a produtividade Um dia produtivo começa quando você acorda energizado. Todos os dias podem começar de forma produtiva sem muito esforço. Aqui estão algumas ferramentas e dicas que podem ajudar você a começar um novo dia. Consulte Mais informação .

Os últimos 20 minutos do seu tempo de trabalho é uma oportunidade ideal para se preparar para o dia seguinte 8 Ferramentas de Lista de Tarefas Super Simples para Mantê-lo Focalizado 8 Ferramentas de Lista de Tarefas Super Simples para Mantê-lo Focalizado Uma lista de tarefas pendentes é o sistema de produtividade mais simples. Estas oito ferramentas de listas de tarefas minimalistas são para rastrear suas tarefas diárias sem o barulho. Consulte Mais informação . Usando a primeira dica aqui, você pode dar tempo para se preparar para o trabalho. Em vez de se sentir imediatamente sobrecarregado, você pode fazer a transição para o dia de trabalho em um ritmo razoável.

bloco de tempo depois do trabalho

Volte para a seção Notificações do evento. Observe como há muita flexibilidade quando as notificações acontecem? Você pode pedir ao Google para enviá-los para você com até quatro semanas de antecedência, se desejar.

Para os nossos propósitos, obter uma por hora antes do término do dia de trabalho faz com que você se lembre desse período de conclusão. Configure as coisas usando a lista suspensa que se refere ao tempo.

Você também pode usar o recurso Repetir para bloquear automaticamente esse tempo de fim de dia para você todos os dias da semana.

Resolva seu tempo no trabalho identificando as melhores maneiras de passar o dia seguinte. Escolha as tarefas de maior prioridade e, em seguida, revise seu Google Agenda e verifique se ele está suficientemente bloqueado. Se não, dedique alguns minutos para melhorá-lo.

Que outros horários você põe de lado?

O bloqueio de tempo pode ser muito útil em termos de manter seu cronograma realista e produtivo. No entanto, além de bloquear os intervalos de tempo mencionados aqui, há muitas outras coisas que você pode usar para bloquear o tempo também!

O que mais você vai bloquear no seu Google Calendar Evite o estresse de excesso de agendamento com 10 Smart Google Calendar Dicas Evite o estresse de excesso de agendamento com 10 Smart Google Calendar Tips O segredo para desestressar usando um calendário é simples: cortar as coisas que você não precisa, reserve tempo para as coisas que você ama e mantenha tudo organizado. Use essas dez dicas. Leia mais esta semana? Conte-nos na seção de comentários abaixo!

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