Ter múltiplos projetos, tanto no trabalho quanto em casa, é como um mofo que cresce nas paredes dos cubículos. Um mofo que exala ansiedade e desânimo à medida que você se afunda ainda mais, perdendo a noção de onde você está e o que resta para ser feito. Felizmente, há um sistema relativamente simples em oferta para limpar o mofo, direcionar os projetos de maneira confiável e mantê-lo assim.
Entrar no planejamento de horizonte completo
Este sistema é chamado de “Full Horizon Planning” (FHP), um termo cunhado e ilustrado pelo professor de matemática e sábio da produtividade, Cal Newport. O FHP é um sistema de fluxo de trabalho que leva sua lista de tarefas em grande parte inapta. 4 Dicas de produtividade popular que devem ser ignoradas 4 Dicas de produtividade populares que devem ser ignoradas Algumas das ideias de produtividade vendidas são às vezes infundadas e muitas vezes equivocadas. Vamos desmascarar alguns desses mitos de produtividade mostrando que o oposto pode ser verdade. Leia mais e o transforma em algo mais gerenciável e mais respeitoso com seu tempo. Também é soberbamente inquebrável quando se trata daquelas distrações diárias garantidas.
Quando Newport fala sobre sistemas de fluxo de trabalho, ele os define como um “conjunto de hábitos e ferramentas usadas para organizar o trabalho que você faz e quando o faz. E quando [ele] diz 'eficaz', [ele] está se referindo à quantidade de valor que você produz ”.
A partir dessa definição, fica claro que o FHP não está sendo promovido como o sistema para governar todos os sistemas. Pode não ser adequado para o seu trabalho, mas definitivamente vale a pena ser considerado. Em suma, é uma alternativa, com semelhanças com outros sistemas como o de David Allen, o Get Things Done Organize 2015: aprenda a arte marcial de fazer as coisas [Stuff to Watch] Organize 2015: aprenda a arte marcial de fazer as coisas [Stuff to Watch Você já se perguntou por que os empreendedores exitosos sempre parecem manter a cabeça fria? Leia mais, monotasking Faça coisas: 10 vídeos inspiradores para impulsionar sua produtividade Faça coisas: 10 vídeos inspiradores para impulsionar sua produtividade Em vez de você passar por cada canal de vídeo no YouTube, pensamos em aliviar o fardo e recomendar algumas opções clipes que lhe dirão como aumentar sua produtividade. Leia mais e bloqueio de tempo Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Bloqueio de tempo - A arma secreta para melhor foco Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Tente o tempo de bloqueio. Essa tática de gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a manter o controle, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva à distância. Consulte Mais informação . O Full Horizon Planning é tanto uma aglomeração como uma desmontagem de partes dessas ideias. Permita-me parafrasear a explicação de Newport.
- Cada projeto no qual você está no meio deve ser categorizado como inativo ou ativo .
- Projetos inativos devem ser arquivados, mas revisados regularmente.
- Quando um projeto é promovido a status ativo, um plano detalhado deve ser definido para como esse projeto será concluído.
Quando se trata de planejar projetos ativos, você não deve estar lidando com abstrações, mas "diretamente com a fisicalidade bruta do tempo". Isso significa:
“No nível mensal, sei em que semanas vou trabalhar no projeto, e somente quando chegar a essas semanas planejo em que dias vou trabalhar, e só quando chegar aos dias específicos eu descobrir horas que consumirá. ”
Essa abordagem dificulta muito a supercomprometimento, permitindo que você planeje com mais eficiência e aproveite ao máximo o seu tempo.
Muitas pessoas planejam exatamente quais tarefas estarão concluindo, em quais dias específicos, talvez com meses de antecedência. Isso não deixa espaço para a vida real. Com apenas alguns dias de folga ou tarefas adicionais, todo o sistema pode cair em desuso.
Eu acho que um exemplo está em ordem. Vou usar capturas de tela do Trello (leia nosso artigo Trello - Um sistema de gerenciamento de projetos simples, simples e poderoso de um bom sistema de gerenciamento de projetos. Um nome de Joel Spolsky significa qualquer coisa para você? Se assim for, você vai querer ler este post, porque mostra o maior e mais recente projeto do Spolsky. E se não, você deve saber que isso é ... Leia mais) para mostrar como você poderia organizar esse fluxo de trabalho sistema dentro de tal plataforma.
Configurar o painel Trello
Esta não é a única maneira de configurar o Trello para este sistema, mas é um que está trabalhando para mim. Configure quatro “listas”.
- Uma lista de todos os projetos ativos e inativos.
- Uma lista do que você precisa abordar no próximo mês e as semanas em que certas coisas precisam ser concluídas (não adicione nenhuma informação a isso, ainda).
- Uma lista do que você precisa fazer esta semana e em quais dias.
- Uma lista de tarefas que precisam ser concluídas hoje.
Depois de adicionar todos os seus projetos à lista "Projeto", marque aqueles que estão ativos com um "rótulo" colorido. Eu também capitalizo esses projetos para garantir que eles se destaquem.
Escrever visões gerais do projeto
Em seguida, clique no primeiro de seus projetos ativos e escreva um comentário detalhando o que você precisa fazer, em termos gerais e práticos, e aproximadamente quando. Neste exemplo, suponho que cada projeto dure vários meses. Isso permite que você realmente entenda o que é necessário e pode começar a entender como estruturar melhor as tarefas. Faça isso para cada um dos seus projetos ativos.
Nota: Este é o primeiro nível de granularidade. Você não precisa atribuir semanas, dias ou horários específicos para essas tarefas ainda.
Planeje este mês (uma vez por mês)
Você deve procurar fazer isso no início de cada mês. Com base nos comentários que você acabou de escrever para cada um dos seus projetos ativos, você deve conseguir ver o que precisa ser concluído até o final deste mês.
Coloque cada um desses marcos como um "bloco" separado nesta lista e rotule-os com a cor correspondente (a mesma cor da tarefa ativa com a qual se relaciona), para que você possa ver facilmente com qual projeto essa tarefa está lidando. Decida agora quais semanas durante este mês você estará trabalhando nesses marcos individuais.
Sinta-se à vontade para duplicar a tarefa ou dividi-la em subtarefas, se estiver trabalhando nela por várias semanas neste mês.
Agora, no início de cada mês, você sabe mais ou menos quais tarefas serão necessárias no final de cada semana . Se você não conseguir cumprir nenhum desses marcos, simplesmente mova as coisas um pouco para que você ainda possa realizar o projeto geral no prazo final.
Planeje esta semana (uma vez por semana)
A primeira coisa em uma manhã de segunda-feira, verifique a semana relevante na lista "Este mês" para ver o que você precisa abordar nos próximos dias.
Aproveite esse tempo para arrastar cada uma dessas tarefas até a lista "Esta semana" e decidir em quais dias você dedicará tempo a esses itens.
Novamente, se você precisar dividir as tarefas em subtarefas ou duplicá-las, vá em frente. Se você descobriu no final da semana passada que tinha um curso de treinamento para participar na quarta-feira, por exemplo, agora você pode estruturar sua programação em torno disso facilmente.
Planejar hoje (uma vez por dia)
No início de cada dia, passe de 10 a 15 minutos planejando, com base nas tarefas desta semana, como você gastará seu tempo para garantir que atingirá esses marcos. Então, novamente, arraste os itens relevantes da lista This Week para a lista Today .
Nesse estágio de granularidade, as coisas podem mudar rapidamente, então tenha isso em mente e esteja preparado para alterar seu plano com base nessas distrações. Mas, ao reservar intencionalmente blocos de tempo específicos e ter a autodisciplina para cumprir o cronograma o máximo possível, é muito mais provável que você conclua o que precisa ser concluído.
No exemplo acima, você pode ver que todo o dia de trabalho foi planejado, incluindo reuniões, chamadas e respostas a e-mails. A tarefa principal foi dividida em dois blocos separados de tempo.
No final de cada dia, limpe a lista Hoje . No final de cada semana, limpe a lista This Week . E, ao final de cada mês, limpe a lista Este mês e comece novamente revisando seus projetos.
Tornando isso um hábito
Como você pode ver, este é um sistema criado para aqueles que seguem uma variedade de projetos relativamente complexos. É para pessoas que precisam cumprir uma série de prazos sem se trancarem em uma rotina e programação predefinidas que ditam semanas, ou até meses, com antecedência.
Depois de se familiarizar com essa rotina durante algumas semanas, você aprenderá rapidamente se é para você. Se você gosta desse sistema, esse período de tempo deve ser suficiente para editar o sistema conforme estabelecido acima, para que ele funcione de maneira eficiente para suas necessidades específicas. Só então vai afundar como um hábito.
Outras configurações
Cadernos Físicos
Se você não gosta de usar o Trello, ou prefere usar este sistema em outra configuração, existem algumas opções. O próprio Newport usa uma seleção de cadernos . Usando caneta física e papel pode realmente contribuir mais 6 razões simples porque papel ainda pode ser seu aplicativo de produtividade assassino 6 razões simples pelas quais o papel ainda pode ser seu aplicativo de produtividade assassino O papel pode ser uma ferramenta mais potente para a produtividade do que um computador ou um dispositivo de toque, e não deve ser imediatamente demitido. Não convencido? Aqui estão seis razões pelas quais o papel ainda é relevante. Leia mais do que você imagina para sua produtividade. Cada bloco de notas representa um nível diferente de granularidade: mês, semana, dia, para que ele possa rapidamente rabiscar alterações em seus agendamentos, se e quando forem necessários.
Evernote e OneNote
Outra alternativa são ferramentas como o Evernote ou o OneNote . Você pode configurá-lo exatamente da mesma maneira que o Newport usa blocos de anotações físicos. Configurar um novo bloco de anotações O OneNote está realmente livre com mais recursos do que antes O OneNote já está realmente livre com mais recursos do que antes O Evernote não rege mais o recurso de anotações. A Microsoft anunciou recentemente que o OneNote seria mais livre do que nunca. Deixe-nos mostrar o que isso significa em termos de recursos e funcionalidade. Leia mais para cada nível de granularidade que você precisa (veja abaixo). Em seguida, siga as etapas, semelhantes às acima, para mantê-las atualizadas. Meu único problema com essa abordagem é que há muitos cliques entre diferentes blocos de anotações, e é por isso que prefiro usar o Trello, onde a maioria das informações pode ser vista de relance e pode ser facilmente transportada.
Excel
Se você é um tipo de pessoa do Excel, uma solução potencial é recriar o layout que configuramos no Trello. Isso funciona, mas mover tarefas e alterar sua ordem é mais complicado quando você tem células para se movimentar Economizando tempo com operações de texto no Excel Economizando tempo com operações de texto no Excel O Excel pode fazer mágica com números e pode lidar com caracteres igualmente bem. Este manual demonstra como analisar, converter, substituir e editar texto em planilhas. Essas noções básicas permitirão que você realize transformações complexas. Leia mais, em vez de simplesmente arrastar e soltar. Se você preferir ter menos informações em uma página, poderá sempre configurar novas guias para Projetos, Este mês, Esta semana e Hoje.
Poderia o FHP funcionar para você?
O Full Horizon Planning é um sistema de fluxo de trabalho que significa que você pode gerenciar vários projetos sem precisar se comprometer com agendamentos que você não pode realmente prever ou não pode controlar.
Não há como duvidar que esse “sistema exija mais investimento inicial de energia mental do que a redução do prazo até o prazo final e certamente não funcionaria para todos os tipos de trabalho”. Mas tem sido um grande contribuinte para a notável produtividade de Newport na academia, blogs e autoria, enquanto garante que ele raramente trabalha depois das 5 da tarde sem se esgotar Programação Burnout: Como Recuperar sua Motivação Programação Burnout: Como Recuperar sua Motivação Perdida essas linhas de código podem estar drenando fisicamente e emocionalmente. Tudo o que você precisa para se recuperar é a consciência de que a motivação pode ser recuperada. Consulte Mais informação .
Você acha que esse é um sistema de fluxo de trabalho que você poderia usar? Como você teria que adotá-lo em sua própria carreira? Ou existe um sistema que funcione de forma mais eficaz? O Sistema 3-Strike: Como Priorizar Sua Lista de Tarefas O Sistema 3-Strike: Como Priorizar Sua Lista De Tarefas Você não está entendendo sua lista de tarefas? O problema pode não ser sua produtividade, pode ser apenas suas prioridades. Vamos aprender como priorizar a lista de tarefas e fazer as coisas. Leia mais para você?
Crédito de imagem: mulher de negócios exausta por Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 de Bark via Flickr